Vorlage für eine allgemeine Bedarfsanalyse

Was ist eine Bedarfsanalyse?

Eine Bedarfsanalyse ist ein systematischer Prozess zur Ermittlung und Bewertung der Bedürfnisse und diesbezüglichen Defizite einer Institution. Sie wird in verschiedenen Bereichen durchgeführt, z. B. in Gemeinden, Schulen, Krankenhäusern, Unternehmen und bis hin zu Staaten. Durch die Bewertung erhält diese einen Überblick über ihre Defizite und kann ihre Ressourcen neu ausrichten, um ihre Ziele mit größerer Effizienz zu erreichen.

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Bedarfsermittlung vs. Bedarfsanalyse

Die Begriffe Bedarfsermittlung und Bedarfsanalyse werden häufig synonym verwendet. Obwohl sie auf den ersten Blick identisch erscheinen, meinen sie in Wirklichkeit verschiedene Dinge.

Die Bedarfsanalyse dient der Feststellung des Bedarfs an Waren, Dienstleistungen oder Personal in einer bestimmten Region, einer bestimmten Personengruppe oder in einem bestimmten Zeitraum. Bedarfsanalysen können die Bedürfnisse von Menschen, Tieren oder auch von juristischen Personen aufzeigen.

Bedarfsermittlung bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre das Verfahren zur Ermittlung zukünftig auftretender Materialbedarfe nach Zeit und Menge.

Wie führt man eine Bedarfsanalyse durch?

Die Bedarfsanalyse ist ein leistungsfähiges Instrument, das Projektmanagern zur Entscheidungsfindung, der Ressourcenzuweisung und letztlich beim Erreichen der Unternehmensziele dient. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die zur erfolgreichen Durchführung einer Bedarfsermittlung notwendig sind.

Verstehen Sie die Anforderungen und definieren Sie die Ziele.

Seien Sie sich über das übergeordnete Ziel des Projekts und die Anforderungen, die für seinen Abschluss erfüllt werden müssen, im Klaren. Verschaffen Sie sich vor dem eigentlichen Beginn der Arbeit diesbezüglich Klarheit, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

• • Welche Ergebnisse wären bei diesem Projekt als Erfolg anzusehen?

  • Aus welchen einzelnen Meilensteinen oder Leistungen besteht es?

  • Wie sieht der Projektablauf von Anfang bis Ende aus?

  • Was ist unsere Wunschliste für das Projekt?

Ermitteln Sie die vorhandenen Ressourcen.

Bestimmen Sie angesichts der Anforderungen und Ziele des Projekts die in Ihrer Organisation verfügbaren Ressourcen, die Sie für das Projekt nutzen können.

Identifizieren Sie Bedürfnisse und Lücken.

Indem Sie die verfügbaren Ressourcen ermitteln, können Sie auch feststellen, welche Lücken geschlossen werden müssen, um messbare Fortschritte zu erzielen. Dies geschieht durch Datenerhebung und -analyse. Es gibt verschiedene Methoden, die Ihnen dabei helfen Diskrepanzen zwischen Anspruch und Wirklichkeit ausfindig zu machen.

Entwickeln Sie einen Aktionsplan.

Überprüfen Sie am Ende der Bedarfsanalyse die gesammelten Daten und vergleichen Sie sie mit den Zielen, die Sie sich für das Projekt gesetzt haben. Dadurch wird deutlich, welche Schritte das Team unternehmen muss, um die Projektziele zu erreichen. Ihr Aktionsplan sollte die wichtigsten Ansätze und Strategien klar und deutlich darlegen, sowie für jeden Schritt einen Teamleiter und eine Frist festlegen.

3 Grundlegende Methoden der Datenerhebung für die Bedarfsanalyse

Zur Ermittlung von Bedürfnissen und Lücken für die Bedarfsanalyse gibt es verschiedene Möglichkeiten der Datenerhebung. Im Folgenden stellen wir Ihnen die 3 wichtigsten davon vor:

Umfragen

Umfragen sind äußerst nützliche Instrumente zur Sammlung von Daten für die Bedarfsanalyse. Sie können in schriftlicher oder elektronischer Form durchgeführt werden. Es handelt sich bei diesen um eine kosteneffiziente Methode, die darüber hinaus noch einige weitere Vorteile besitzt:

• Es können relativ einfach Antworten und Meinungen von einer großen Anzahl von Personen gesammelt werden.

• Es können darüber hinaus relativ einfach Antworten auf eine relativ große Anzahl von Fragen gesammelt werden.

• Das Ergebnis sind Daten, die sich leicht zusammenfassen und auswerten lassen.

• Durch die Anonymität der Befragten, sind die Antworten in der Regel ehrlicher.

Interviews

Bei Interviews werden Daten durch ein oder mehrere Gespräche zwischen zwei oder mehreren Personen erhoben. Sie können persönlich oder mit Hilfe von Technologie (Videokonferenz, Telefon oder online) durchgeführt werden. Interviews dienen dazu, die Personen zu identifizieren, die detaillierte Informationen über die Bedürfnisse und Lücken des Projekts liefern können. Um im Anschluß deren Ideen zu sammeln, wie man diese schließen kann. Diese Methode ist zwar arbeits- und zeitintensiv jedoch gleichzeitig relativ kostengünstig. Sie kann außerdem eine Vielzahl von Perspektiven erfassen und den Interviewern mehr Klarheit über die Antworten der Befragten verschaffen.

Fokusgruppen

Bei Schwerpunktgruppen handelt es sich um Gruppendiskussionen, die persönlich mit einer begrenzten Anzahl von Interessenvertretern geführt werden, um deren Ansichten und Erfahrungen zu einem bestimmten Thema zu erfahren. Fokusgruppen können für die Planung einer Bedarfsanalyse ebenfalls sehr wertvoll sein, da sie verschiedene Perspektiven erfassen.  Auf diese Art und Weise hören Sie unterschiedliche Einstellungen und Überzeugungen zu dem Thema. Diese Methode kann jedoch dazu führen, dass manche Teilnehmer die Ideen und Äußerungen der anderen einfach nur übernehmen. Sodass Sie am Ende nur Informationen von denjenigen Mitgliedern der Fokusgruppe erhalten, die sich am häufigsten und lautesten äußern.