Question 1

Handelt es sich hierbei um ein echtes Dokumentenmanagementsystem oder lediglich um eine Dateispeicherlösung?

Accepted Answer

Dokumente in Mitti (von SafetyCulture) ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur zum Speichern von Dateien dient, sondern auch zur Zugriffskontrolle, Versionsverfolgung und zur Erstellung von Prüfpfaden entwickelt wurde. Unterstützt werden Dateien bis zu 100 MB pro Datei, darunter gängige Formate wie PDF, DOCX, XLSX und PPT . Sie können diese einzeln oder in großen Mengen hinzufügen.

Question 2

Kann Dokumente in Mitti (von SafetyCulture) SharePoint, Dropbox oder Papierordner ersetzen?

Accepted Answer

„Documents“ ersetzt Papierordner und isolierte Laufwerke durch ein durchsuchbares System, auf das jedes Teammitglied zugreifen kann – egal, ob es sich gerade mit dem Smartphone unterwegs oder mit dem Laptop im Büro befindet. Wenn Sie bereits SharePoint oder Dropbox nutzen, lässt sich „ “ mit beiden Systemen verbinden ( ), sodass Sie dieselben Dateien nicht an zwei Orten verwalten müssen.

Question 3

Wie greifen Teams vor Ort auf Dokumente zu?

Accepted Answer

Teams können Dokumente auf Mobilgeräten öffnen ( ), offline mit Dateien arbeiten, wobei diese automatisch synchronisiert werden, sobald sie wieder online sind ( ), und vor Ort einen QR-Code scannen ( ), um direkt zur neuesten Version einer Datei zu gelangen ( ). Ordner, Labels und Lesezeichen sorgen für Ordnung, und Sie können nach Eigentümer, Standort oder Ablaufdatum filtern, um sich schnell in einer umfangreichen Bibliothek zurechtzufinden.

Question 4

How does document control actually work?

Accepted Answer

Jede Datei kann einen namentlich genannten Eigentümer, ein Ablaufdatum und automatische Erinnerungen haben, sodass Richtlinien, SWMS, Genehmigungen und Zertifikate nicht unbemerkt ihre Gültigkeit verlieren. Jede Versions- und Zugriffsänderung wird zusammen mit digitalen Signaturen nachverfolgt, sodass Sie bei Bedarf jederzeit einen klaren Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften erbringen können.

Question 5

Können wir festlegen, wer die einzelnen Dokumente einsehen oder bearbeiten darf?

Accepted Answer

Ja. Die Zugriffsrechte werden auf Ordnerebene festgelegt und gelten für alle darin enthaltenen Elemente, sofern Sie sie nicht für eine bestimmte Datei oder einen Unterordner überschreiben . Es gibt zwei Zugriffsebenen: „Anzeigen“ (nur Lesezugriff) und „Bearbeiten“ (Erstellen, Aktualisieren, Archivieren und Verwalten der Zugriffsrechte für andere).

Question 6

Können Dokumente mit dem Rest der Plattform verknüpft werden?

Accepted Answer

Ja. „ “-Dateien sind direkt mit „Assets“ , Inspektionsanweisungen, Schulungskursen und „Heads Up“ verknüpft, sodass eine einmalige Aktualisierung eines Dokuments an allen Stellen, an denen es verwendet wird, wirksam wird. Sie können genau sehen, wer ein Dokument bestätigt hat – sei es durch einen abgeschlossenen Kurs oder ein unterzeichnetes „Heads Up“.

Question 7

Können Mitarbeiter mithilfe von KI sofort Antworten aus Dokumenten erhalten?

Accepted Answer

Yes, with Ask AI in Documents . Workers ask a plain-language question and get an answer sourced from the right file, with a link straight to the page it came from. Questions can be asked in multiple languages, answers only draw from documents the person already has access to, and Ask AI currently searches PDF, DOCX and DOC files up to 200 pages.

Häufig gestellte Fragen

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