Was ist ein Prüfplan? (Definition)

Ein Prüfplan ist ein Projektdokument, das in der Regel von einem Qualitätsmanager erstellt wird. Er legt das Programm der Inspektionen, Prüfungen und Untersuchungen fest, die für jeden Abschnitt oder jede Komponente des Projekts erforderlich sind. Ein Prüfplan schützt Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern und gewährleistet die Konsistenz und Qualität der Projektergebnisse. Er dient außerdem dazu die Anforderungen der Norm ISO 9001 in Bezug auf die Kontrolle der Produktion und der Erbringung von Dienstleistungen zu erfüllen.

5 häufige Fallstricke bei einem Bauprojekt – und wie sie diesem mit einem Prüfplan vermeiden können

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sind in der Bauindustrie ein ernstes Thema. Im Jahr 2018 gab es in den USA 1.008 tödliche Arbeitsunfälle im Baugewerbe. Aus diesem Grund ist es für Bauunternehmen unerlässlich, Programme zu erstellen, um die Sicherheit und die Qualität des Projekts zu gewährleisten. Im Folgenden sind 5 der häufigsten Fallstricke aufgeführt, mit denen Sie während eines Bauprojekts konfrontiert werden können:

Versäumnis, Problembereiche frühzeitig zu erkennen

Bauarbeiten haben kritische Komponenten und besonders anspruchsvolle Abschnitte. Projektmanager sollten in der Lage sein, die Risiken zu erkennen, die mit jeder durchzuführenden Aufgabe einhergehen. Risiken sollten bereits im Vorfeld erkannt und benannt werden, damit Sie sie angehen können, bevor sie auftreten und zu kostspieligen Zwischenfällen führen.

Nichteinhaltung des Zeitplans

Die Terminplanung spielt eine wesentliche Rolle für den erfolgreichen Abschluss eines Bauprojekts. Ohne eine ordnungsgemäße Planung können die Dinge zwischen dem Anmieten von Ausrüstung, dem Hinzuziehen von Subunternehmern, dem Bestellen von Material, dem Einholen von Genehmigungen und dem Durchführen von erforderlichen Inspektionen, Tests und Erhebungen durcheinander geraten.

Überschreitung des Budgets

Es gibt viele Gründe für die Überschreitung des Budgets von Bauprojekten, die 3 wichtigsten sind jedoch die folgenden: 1) Niemand ist für die Kontrolle des Budgets verantwortlich. 2) Das Projekt zieht sich über den geplanten Abschlusstermin hinaus. 3) Das Projekt überschreitet die für den Projektumfang festgelegten Grenzen. Während manche Gründe für die Überschreitung des Budgets unerwartet sind, können viele von ihnen tatsächlich vorhergesehen und vermieden werden, um unnötige Zusatzkosten zu vermeiden.

Nicht alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt

Genehmigungen gewährleisten die Sicherheit, indem sie angemessene Sicherheitsstandards durchsetzen. Diese dienen dabei vor allem dem Schutz der Arbeiter. Sie tragen ebenso dazu bei, dass Ihre Versicherung im Falle eines Unfalls die notwendigen Leistungen übernimmt. Die Einholung von Genehmigungen kann ein langwieriger Prozess sein. Deshalb ist es von größter Bedeutung, dass die für das Projekt erforderlichen Genehmigungen im Voraus festgelegt werden, damit diese rechtzeitig eintreffen und den Zeitplan des Projekts nicht gefährden.

Unzureichende Beaufsichtigung

Aufgrund der Menge an Arbeit, die zu erledigen ist, werden oft wichtige Schritte des Projekts komplett übersehen. Unzureichende Überwachung birgt jedoch nicht nur das Risiko von Nacharbeiten aufgrund von Baumängeln, sondern ebenso dasjenige von Verletzungen durch Unfälle.

Diese Fallstricke können leicht vermieden werden, wenn ein Qualitätsmanagement inklusive Inspektions- und Prüfplan vorhanden ist. Es empfiehlt sich, einen solchen Plan bereits einige Zeit vor Beginn der eigentlichen Arbeiten zu erstellen, da er Ihnen einen klaren und präzisen Plan für die Verwaltung der Inspektions- und Prüftätigkeiten an die Hand gibt. Ein solcher ermöglicht die Qualitätssicherung, die Kontrolle und den dokumentierten Nachweis der ausgeführten Arbeiten.

6 bewährte Verfahren zur Erstellung eines Prüfplans

Um Ihnen dabei zu helfen, einen klaren Leitfaden für das „Wann“, „Was“ und „Wie“ der Inspektionen mit Hilfe eines Prüfplans zu erstellen, haben wir Ihnen im folgenden 6 bewährte Praktiken für die Erstellung eines solchen Plans aufgeführt:

1. Auflistung von Aktivitäten und Inspektionsaufgaben

Bei der Erstellung eines Prüfplans sollten die durchzuführenden Aktivitäten chronologisch geordnet werden. Noch besser ist es, die in der Verfahrensanweisung beschriebene Reihenfolge der Arbeiten einzuhalten. Geben Sie zu jeder Tätigkeit die entsprechende Beschreibung an, indem Sie die nachfolgenden Kontrollen eintragen.

Zum Beispiel:

2. Code und Referenzdokumente einbeziehen

Für jede Inspektion gelten andere Anforderungen oder Standards. Ein Prüfplan muss sich eindeutig auf diese Dokumente beziehen. Auf die folgenden Kodizes und Normen wird üblicherweise Bezug genommen:

• Vertragsunterlagen/Spezifikation,

• Konstruktionszeichnungen,

• Genehmigte Werkstattpläne und/oder Berechnungen,

• Regulatorische Anforderungen,

• Internationale Normen,

• Herstellerempfehlungen.

Zum Beispiel:

Geben Sie auf dem Prüfplan auch die Referenznummern der Dokumente an, die als Nachweis für die Inspektion dienen. Diese werden in der Regel in der letzten Spalte des Formulars angeführt.

Zum Beispiel:

3. Legen Sie die Prüfkriterien fest

An der Inspektion mit Hilfe des Prüfplans sind der Auftragnehmer, der Gutachter oder Ingenieur und der Auftraggeber beteiligt. Die beteiligten Parteien legen ihre Zuständigkeiten auf der Grundlage der Kriterien für den Inspektionsprozess fest. Dies geschieht vor Beginn der Arbeiten, um Missverständnisse zu vermeiden. Nachfolgend finden Sie die Kriterien für den Inspektionsprozess für jeden Punkt des Prüfplans:

• Beaufsichtigung (S):

  Dies bedeutet, dass die Anwesenheit vor Ort nach dem Zufallsprinzip erfolgen kann, sowie dass der Inspektionsantrag und die dazugehörigen Unterlagen nicht unterzeichnet werden müssen.

• Ausführung (E):

  Dies bedeutet, dass die Anwesenheit vor Ort erforderlich ist und die Unterschrift sowohl auf dem Inspektionsantrag als auch der Checkliste zu erfolgen hat.

• Beobachter (W):

  Dies bedeutet, dass die Anwesenheit vor Ort erwartet wird und dass eine Unterschrift sowohl auf dem Inspektionsantrag als auch der Checkliste zu erfolgen hat. Sollte der Unterzeichner nicht anwesend sein, kann er die Arbeiten nachverfolgen und zu einem späteren Zeitpunkt die Unterschrift leisten.

• Haltepunkt (H):

  Dies bedeutet, dass die Anwesenheit vor Ort obligatorisch ist und eine Unterschrift auf dem Kontrollblatt des Inspektionsantrags während der Inspektion erforderlich ist, um die nachfolgenden Arbeiten freizugeben.

• Überprüfung (R):

  Dies betrifft die zu überprüfenden Dokumente. Eine Unterschrift auf dem Einsichtnahmeantrag oder einem der Begleitdokumente ist nicht erforderlich.

• Aufzeichnungen (RE):

  Dies bedeutet, dass die Dokumentation aufgezeichnet werden muss. Eine Unterschrift auf dem Antrag auf Einsichtnahme oder einem der Begleitdokumente ist nicht erforderlich.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie das in der Praxis aussehen aussehen würde, hier ein Beispiel:

4. Festlegung der Abnahmekriterien

Die Abnahmekriterien bilden die Grundlage dafür, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist. Sie wird in der Regel direkt im Inspektionsplan oder unter Bezugnahme auf Normen, gesetzliche Vorschriften und Regelungen definiert. Die Abnahmekriterien können genauso auf spezifischen Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Arbeitgeber beruhen.

Um Ihnen auch hier eine Vorstellung davon zu geben, wie dies in der Praxis aussehen würde, finden Sie im Folgenden ein weiteres Beispiel:

5. Ergänzen Sie den Prüfplan mit einer Checkliste

Dem Inspektionsantrag ist in der Regel eine Checkliste beigefügt. Checklisten für Inspektions- und Prüfpläne sollen den Kunden bei der Bewertung der ITP des Auftragnehmers helfen. Sie geben an, welche Kontrollen in jedem Arbeitsbereich vor und während der Inspektion durchgeführt wurden.

6. Verwenden Sie eine Prüfplan-Vorlage

Verringern Sie den Zeitaufwand für das Erstellen des Prüfplans: Verwenden Sie eine vorgefertigte und gebrauchsfertige Vorlage. Eine solche vermittelt Ihnen nicht nur eine gute Vorstellung von der Struktur und der Vorgehensweise, Sie können sie ebenso ganz leicht mit einigen wenigen Klicks an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Wie Sie einen Prüfplan mit einem digitalen Werkzeug (Software) erstellen

Ein Prüfplan ist ein zentrales Instrument für das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung eines Projekts. Ein Prüfplan vermeidet nicht nur schlechte Qualität, sondern auch schwerwiegende Zwischenfälle. Machen Sie Ihre Prüfpläne noch effizienter, indem Sie Papierformulare durch eine digitale Vorlage ersetzen.

Die Verwendung einer digitalen Vorlage hilft dabei, Prüfpläne effizienter zu gestalten, indem sie den Prozess optimiert und damit beschleunigt. Mitti (by SafetyCulture) ist eine vielseitige Checklisten- und Inspektions-App, die Sie nicht nur bei der Erstellung des Plans, sondern ebenso bei der Durchführung der erforderlichen Inspektionen unterstütz. Mitti (by SafetyCulture): Kontrollieren und sichern Sie Ihre Prozessqualität mit einem modernen digitalen Tool.

Mitti (by SafetyCulture) bietet Ihnen:

• Verwenden Sie digitale Prüfplanvorlagen und passen Sie diese bei Bedarf mit einigen wenigen Klicks passgenau an Ihre spezifischen Bedürfnisse an. Stöbern Sie hier in unserer Sammlung von digitalen Vorlagen für Inspektionen verschiedenster Art.

• Erstellen Sie eigene Prüfpläne auf jeglichem Mobilgerät. Und geben Sie die fertigen Vorlagen mit einem Klick an so viele Personen weiter, wie Sie möchten.

• Erstellen Sie nach Abschluss automatisch Inspektionsberichte und speichern Sie diese sicher online in unserer Cloud.

• Lassen Sie die Berichte von allen Beteiligten mit ihrer digitalen Signatur unterschreiben.

• Führen Sie umfassende visuelle Inspektionen durch, indem Sie Fotobeweise anhängen oder Ihre Beobachtungen mit Notizen und Kommentaren ergänzen.

• Proaktive Bewältigung von Problemen durch die Funktion „Zusammenarbeit“. Mit dieser können Sie den zuständigen Teammitgliedern Korrekturmaßnahmen zuweisen, um Probleme, auf die Sie während der Inspektion stoßen, schnell zu lösen.

• Verschaffen Sie sich mit Hilfe der Funktion „Analysen“ einen besseren Überblick über die Vorgänge bei verschiedenen Projekten an unterschiedlichen Standorten. Gewinnen Sie standortübergreifend aussagekräftige Erkenntnisse, die zur Verbesserung des Qualitäts- und Sicherheitsansatzes Ihres Unternehmens beitragen.