Comment DB Schenker a réécrit les règles du jeu de sa stratégie de communication sur le terrain en matière de santé, de sécurité et de qualité avec News dans Mitti (by SafetyCulture).
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DB Schenker est un leader mondial de l’industrie avec 150 ans d’expérience dans la logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Ils transportent des marchandises commerciales dans le monde entier par le biais d’un service multimodal, notamment par voie terrestre, aérienne ou maritime, et par le biais d’une logistique contractuelle. Ils remettent en question le statu quo en visant l’harmonie économique, sociale et environnementale.
La société emploie actuellement 75 000 personnes dans le monde, dont 1800 au Royaume-Uni et en Irlande. Au Royaume-Uni et en Irlande, l’échelle de leurs opérations est immense, avec 28 installations, dont un siège social à Londres Heathrow.
De par la nature de leur activité, ils disposent d’une main-d’œuvre très dispersée, avec des employés de terrain travaillant dans de nombreuses équipes à travers le cluster. Cela pose le défi de la communication efficace des messages clés en matière de sécurité, de qualité, de sûreté et d’environnement à leur personnel de terrain.
Depuis 2017, DB Schenker utilise activement la plateforme Mitti (by SafetyCulture) dans le cluster britannique et irlandais et cet outil est devenu un élément essentiel de leur système de gestion. Ils utilisent Mitti (by SafetyCulture) pour les audits, les rapports d’incidents et, plus récemment, les communications internes avec les News.
Nous avons parlé à Tiffany Argent, responsable du cluster QSHE, de l’importance d’une communication cohérente, standardisée et fluide pour DB Schenker. Et dans ce contexte, comment News a réécrit les règles du jeu de sa stratégie existante.
Tiffany et son équipe de quatre personnes sont responsables du maintien de la stratégie et des programmes en matière de qualité, de santé, de sécurité, d’environnement, de bien-être et de développement durable au sein du cluster du Royaume-Uni et de l’Irlande. Ils ont également un rôle clé à jouer dans le maintien des certifications ISO de la société. Ces certifications comprennent : ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001. Cela signifie que Tiffany doit tenir son équipe dispersée informée des changements de politique et diffuser rapidement des communications pour assurer leur sécurité et leur efficacité au quotidien. Elle souligne: « Nous devons veiller à ce que chacun dispose des mêmes informations, notamment en matière de sécurité, afin d’uniformiser nos méthodes de travail. Nous formons une seule équipe, avec un seul objectif. »
Jusqu’à présent, la communication se faisait par e-mail aux chefs d’équipe et par voie d’affichage. La difficulté réside dans le fait que les membres du personnel doivent lire les demandes et créer une action afin de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont reçu le message. Ce processus a eu un impact sur la capacité de l’équipe QSHE à travailler de manière proactive pour prévenir les observations de santé, de sécurité et de qualité par le biais de la formation et de la communication.
L’équipe QSHE craignait depuis longtemps que ses messages ne soient pas entendus ou pris en compte en raison des contraintes de temps des employés et de l’accès à l’équipement. Comme un certain pourcentage du personnel de terrain n’a pas accès aux e-mails, il est difficile d’envoyer le bon message aux bonnes personnes au bon moment.
News, est un centre de diffusion de messages à guichet unique, piloté par DB Schenker. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’enregistrer de courtes vidéos ou des messages basés sur des images et de les envoyer aux membres de l’équipe en cliquant sur un bouton. Les équipes sont en mesure de recevoir et d’afficher un contenu engageant et de confirmer qu’elles ont compris le message.
Cette nouvelle fonctionnalité offre à DB Schenker une alternative aux e-mails et aux affiches. Ils l’utilisent non seulement pour envoyer des conseils en matière de santé et de sécurité, mais également pour rappeler la vigilance en matière de sécurité et de respect de l’environnement sur l’ensemble de leurs sites. L’outil est essentiel pour poursuivre leur réponse au COVID-19 avec le personnel. Tout au long de la pandémie, ils ont été en mesure de diffuser des conseils et des protocoles de sécurité afin de préserver la sécurité de tous sur le terrain. De la manutention manuelle aux risques de trébuchement, ils ont pu s’assurer que les bonnes personnes recevaient les bons messages. Tiffany estime qu’avec News, les « les possibilités sont infinies ».
L’équipe de DB Schenker utilise News en combinaison avec des méthodes plus traditionnelles telles que les e-mails et Twitter. Mais le plus important pour Tiffany, c’est que leur nouvelle façon d’envoyer des communications internes à partir de News est « courte, rapide et facile » par rapport à leurs autres méthodes.
En particulier, son équipe exploite l’aspect visuel de la fonctionnalité, en minimisant le texte pour s’assurer que le message passe, même si quelqu’un ne fait que l’écouter. Leur approche basée sur un texte minimal permet également de soutenir les employés de terrain dont la langue maternelle n’est pas l’anglais, et ce dans l’ensemble du cluster. Malgré la barrière de la langue, le message passe grâce aux fichiers multimédias visuels que DB Schenker utilise pour diffuser son message.
Ils s’appuient également sur leur personnel interne pour diffuser des messages vidéo dans un style de communication personnel, direct et d’égal à égal. News leur permet d’améliorer la visibilité de la personne qui ouvre et reçoit le message. Cette nouvelle fonctionnalité permet à l’employé de terrain de confirmer la réception et la compréhension du message.
« J’adore cet outil, il est très visuel et facile à utiliser, contrairement aux documents écrits ! »
Quant au terrain, elle a d’abord hésité face à cette nouvelle façon de travailler, mais elle en a rapidement reconnu la valeur. Ils peuvent même suggérer à leur direction et à l’équipe QSHE ce qu’ils aimeraient voir dans les messages News. Ce niveau de participation avec cette fonctionnalité a permis aux messages de mieux résonner et d’être plus facilement mémorisés.
Mitti (by SafetyCulture) a créé la fonctionnalité News afin d’attirer l’attention des équipes de terrain sur les observations et les messages les plus importants pour elles. Il peut ainsi faire des suggestions à l’équipe de santé et sécurité au travail pour trouver des solutions ensemble. Tiffany a déclaré : « Il est agréable de constater qu’une fonctionnalité aussi simple que celle-ci a fait la différence pour le terrain ».
Pour Tiffany, la foncionnalité News est « simple, efficace et engageante » et elle a pu renforcer les messages clés auprès de ses équipes à maintes reprises. Elle estime également que cela montre aux travailleurs de terrain que son équipe et DB Schenker ne restent pas les bras croisés, mais prennent des actions pour garantir la sécurité des lieux de travail pour tous leurs employés.
Dans l’ensemble, l’équipe QSHE est impatiente de voir comment les cas d’utilisation de News évoluent dans l’ensemble de DB Schenker, en faisant l’éloge du développement continu de Mitti (by SafetyCulture) en tant qu’outil.
« Je ne pense pas qu’elle [la plateforme Mitti (by SafetyCulture)] se reposera un jour sur ses lauriers et qu’elle s’arrêtera là. »
