Qu’est-ce qu’un rapport d’analyse des écarts ?

Un rapport d’analyse des écarts est un document complet qui explique spécifiquement les écarts ou les déficiences entre l’état actuel et l’état souhaité, ainsi que les mesures à prendre pour atteindre au mieux les objectifs de l’organisation. Il répond aux questions suivantes : « Que voulons-nous atteindre ? »; « Où en sommes-nous ? »; « Pourquoi n’y sommes-nous pas encore ? »; et « Comment allons-nous combler les écarts ? ». Un rapport d’analyse des écarts achevé indique généralement les objectifs, la méthodologie, présente les écarts ou les défis, prend en compte la communication et des plans d’action, et formule des recommandations pour une utilisation future.

Cet article abordera brièvement :

• comment en réaliser un rapport d’analyse des écarts;

• analyse d’un exemple;

• un outil d’analyse pour vous aider à améliorer les performances actuelles

• des modèles gratuits que vous pouvez télécharger, personnaliser et utiliser.

Rapport d’analyse des écarts : les étapes du processus

La première étape d’une analyse des écarts consiste à essayer de comprendre l’état actuel de l’entreprise. L’utilisation d’un modèle d’analyse des écarts peut aider les équipes à se lancer facilement dans une analyse des écarts. Un modèle d’analyse des écarts, ou un rapport d’analyse des écarts, comprend généralement les étapes suivantes :

1. Analyser l’état actuel. Décrivez l’état des performances en ce moment. Comment l’employé se comporte-t-il aujourd’hui ? Les besoins de l’employé sont-ils satisfaits ?

2. Décrire l’état souhaité. Pensez à l’objectif futur et illustrez ce à quoi il devrait ressembler.

3. Identifiez les lacunes et les risques. Les lacunes sont la différence entre ce que vous êtes et ce que vous voulez être. Analysez la cause fondamentale du défi actuel et décrire les conditions de réalisation du résultat souhaité.

4. Définissez un plan d’action détaillé. Déterminez les étapes exactes, par ordre de priorité, pour combler les lacunes. Le plan d’action doit identifier les solutions, les raisons pour lesquelles elles sont appropriées, et les dates cibles d’achèvement souhaitées.

Exemple

Si l’analyse des écarts est généralement associée aux ventes et au marketing, aux ressources humaines et à la gestion d’entreprise, elle peut également s’appliquer à toute une série de fonctions et de secteurs tels que l’industrie ou la gestion de projet.. Vous trouverez ci-dessous un exemple d’analyse des écarts dans le domaine de la santé, tel que rapporté par l’OMS :

• Objectif : attribuer la plus grande partie des ressources à la surveillance et au renforcement des capacités des laboratoires

• État actuel : la représentativité du partage des virus est sous-optimale – la majorité des virus soumis pour les sélections annuelles de souches vaccinales proviennent d’un petit sous-ensemble de pays

• État souhaité : capacité optimale de partage des virus et des informations

• Description de l’écart : la moitié (49,5 %) des pays se sont appuyés sur le projet de fonds d’expédition mondial pour partager les virus de la grippe, car l’expédition des échantillons vers des centres où une caractérisation moléculaire avancée peut être effectuée est très coûteuse.

• Plan d’action : prendre en compte les besoins spécifiques de chaque région et pays avant de sélectionner la contribution du partenariat, notamment parce que certains pays dont les besoins sont les plus importants ont une capacité limitée d’absorption et d’utilisation efficace des ressources

En gardant tous ces facteurs à l’esprit, utilisez un outil d’analyse des écarts comme guide pour terminer chaque étape. Voici un exemple de rapport d’analyse des écarts :

Modèle de rapport analyse des écarts | Mitti (by SafetyCulture)

Outil d’analyse des écarts

L’analyse des écarts sur papier est inefficace et chronophage car elle nécessite un double travail et peut augmenter le risque de perdre les rapports d’analyse des écarts. La perte des rapports d’analyse des écarts peut empêcher les employés et les gestionnaires de combler les lacunes dans les délais prévus.

Mitti (by SafetyCulture) est un outil d’analyse des écarts, un créateur de modèles basé sur le Cloud, peut numériser et faciliter votre travail d’analyse des écarts. Voici comment réaliser une analyse des écarts avec Mitti (by SafetyCulture) et un rapport d’analyse des écarts :

• Gagner du temps en effectuant des évaluations d’analyse des écarts sans papier, en ligne à l’aide d’un appareil mobile.

• Créer un tableau de bord d’analyse des écarts à l’aide d’Mitti (by SafetyCulture) pour suivre et visualiser facilement la réalisation des tâches des employés et leurs dates butoirs.

• Définir un flux de travail qui envoie des rapports d’analyse des écarts générés automatiquement à des destinataires clés (par exemple, des responsables et des évaluateurs externes) et enregistre toutes les données dans le stockage sur le Cloud sécurisé d’Mitti (by SafetyCulture).

• Prévoir  des analyses des écarts périodiques pour assurer la continuité des plans.

• Faciliter les signatures numériques pour vérifier les accords entre l’employé et l’évaluateur.

Nous avons préparé 3 des meilleurs modèles numériques d’analyse des écarts  pour vous aider à démarrer. Téléchargez et personnalisez ces modèles et commencez une évaluation simplifiée des écarts.