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O formulário de modelo de projeto é uma ferramenta usada para rastrear e registrar o progresso de um projeto ou plano de negócios em andamento. Os modelos de projeto são preenchidos por Gerentes de Projeto, avaliando as áreas-chave como tempo, qualidade e orçamento. Esses relatórios mostram basicamente um resumo das tarefas realizadas, pendências e o status atual do projeto.
O objetivo dos relatórios de status do projeto é garantir que os objetivos e as entregas sejam cumpridas e as principais partes interessadas sejam mantidas informadas. Esses relatórios podem ser feitos diariamente, semanalmente ou mensalmente ao longo do ciclo de vida de um plano de negócios. Aqui estão os 5 principais benefícios do uso de um modelo de projeto em sua empresa:
Desenvolver um bom sistema de comunicação dentro das equipes;
Manter as partes interessadas informadas e atualizadas sobre o andamento do projeto;
Simplificar os processos de relatórios;
Permitir que ações sejam tomadas sobre potenciais riscos e perigos identificados; e
Aprimorar os sistemas de suporte necessários para atingir os objetivos
O status RAG é uma parte essencial da conclusão de um modelo de projeto ou relatório de progresso. RAG significa vermelho, âmbar e verde (red, amber, green). Cada cor indica o status atual de uma área-chave de desempenho, que normalmente inclui qualidade, prazo, orçamento e escopo.
– esta cor indica que o projeto identificou problemas significativos e obstáculos que não podem ser tratados pelo Gerente de Projeto sozinho. Essas questões precisam ser encaminhadas aos Patrocinadores do Projeto ou ao Comitê do Projeto para que ações corretivas sejam implementadas imediatamente.
– esta cor significa que ainda existem problemas, mas podem ser solucionados pelo Gerente de Projeto e pela Equipe de Entrega. Com isso, o Comitê do Projeto ainda precisa ser atualizado e notificado quanto ao assunto.
– esta cor mostra que o projeto agora está funcionando perfeitamente e que todos os aspectos estão dentro da tolerância.
Relatar o status de um projeto requer basicamente a divulgação de todos os dados às pessoas-chave e partes interessadas. Os Gerentes de Projeto devem conhecer as informações mais importantes que precisam para apresentar como um projeto está sendo monitorado e gerenciado adequadamente. Aqui estão as seis principais informações que um modelo de projeto deve ter:
Informações Gerais do Projeto
As principais informações de cada relatório. Isso deve incluir o título ou nome do projeto, pessoas envolvidas no projeto, cronogramas, localização e proprietários do projeto.
Métricas do Projeto
As métricas devem ser estabelecidas durante a fase de planejamento. É muito importante incluir números nos modelos de projeto para fundamentar as declarações. Isso é importante para a avaliação projecto, se ele está atingindo seus objetivos e, finalmente, se foi bem sucedido. Além disso, essas métricas são uma forma de identificar os pontos que precisam de atenção imediata.
Questões, Riscos e Problemas
Anote todos os problemas detectados ao longo do projeto até o momento. Descreva sua natureza, gravidade, impacto no projeto e ações ou soluções recomendadas.
Revisão das Metas
As metas funcionam como episódios onde a história se encontra atualmente. Portanto, essas são as fases principais de um projeto que ajuda a dividi-lo em partes mais digeríveis. As metas não são consideradas tarefas, mas sim uma série de tarefas que leva os proprietários do projeto aos próximos pontos de verificação. Nesta seção, é importante listar quais metas foram alcançadas ao longo do tempo.
Status do Projeto
Ao usar o sistema de classificação RAG mencionado acima, os responsáveis pelo projeto podem fornecer visualmente um status geral do projeto.
Resumo do Projeto
Inclua um breve resumo dos progressos realizados na situação atual do projeto. Inclua a data de conclusão e os custos do projeto. Explique os problemas encontrados, seu impacto no ciclo de vida do projeto, as despesas necessárias e soluções para mitigar esses riscos além do resultado esperado uma vez que os problemas estiverem resolvidos.
A criação do relatório de status do projeto pode ser uma tarefa de rotina para Gerentes de Projeto ao longo de um único ciclo de vida do projeto. É essencial ter conhecimento de melhores práticas ao relatar o progresso para garantir que todas as informações significativas sejam comunicadas de forma clara e documentadas de forma eficaz, pois os registros históricos de um projeto concluído podem tornar o planejamento futuro mais fácil e abrangente. Aqui estão algumas práticas recomendadas ao criar um relatório de status do projeto:
Relatórios de status do projeto são ferramentas vitais para melhorar a comunicação entre as equipes. Use seu máximo potencial para fornecer os dados mais importantes às pessoas-chave em tempo real.
Estabelecer os KPIs ou áreas-chave para aferir ao trabalhar em um projeto, isso ajuda os responsáveis pelo projeto a determinar em que precisam se concentrar nos relatórios.
Não colocar informações desnecessárias que tornariam o modelo de projeto vago e confuso. É sempre eficaz simplificar como os dados são relatados.
Fazer a devida diligência para garantir que o relatório de status do projeto não contenha informações indesejadas e infundadas e que forneça as informações o que o público-alvo precisa.
Usar um modelo padrão de projeto para manter a consistência
Utilizar boas ferramentas de criação de relatório de status do projeto que possam ajudar os responsáveis pelo projeto a otimizar seus processos e eliminar a elaboração de relatórios em papel.
Byblos Constructions cut report compilation time by 50% and saved 20–30 hours weekly after ditching paper-based project reporting for Mitti (by SafetyCulture) across 8 remote mining sites.
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Com a tecnologia
Esta lista de controle de relatório diário de construção pode ser usada para registrar as atividades diárias em um canteiro de obras ou projeto. Forneça detalhes sobre o trabalho, como o tempo, força de trabalho, instruções dadas, atrasos e materiais. Registre quaisquer riscos ou perigos potenciais e inclua fotos. Documente todas as inspeções que aconteceram e você também pode registrar os visitantes que estão presentes no local. Valide o relatório incluindo uma assinatura digital do encarregado ou supervisor do local.
Com a tecnologia
Este formulário de modelo de projeto pode ser usado como um relatório sobre o andamento do trabalho para projetos de campo. Este formulário foi desenvolvido por um dos clientes da Mitti (by SafetyCulture), a Miller Electric Company, e convertido com o Mitti (by SafetyCulture). Use este formulário para fornecer em detalhes, um relatório semanal sobre o status do projeto. Este formulário contém questões relevantes sobre funcionários, fases do projeto, cronogramas, publicações, conformidade com o protocolo de segurança e status geral do projeto.
