Änderungsmanagement

Was ist Änderungsmanagement?

Änderungsmanagement ist ein systematischer Ansatz für den Umgang mit organisatorischen Veränderungen. Es wird zwar in der Regel in Industrieanlagen und -betrieben angewandt, kann aber an jedem Arbeitsplatz umgesetzt werden, insbesondere bei denjenigen, die ihre Praktiken und Prozesse regelmäßig ändern. Das Hauptziel von Änderungsmanagement besteht darin, die Sicherheit der Arbeitnehmer in kritischen Übergangsphasen zu gewährleisten.

Änderungsmanagement ist eine Anforderung bestimmter Industrieunternehmen in den Vereinigten Staaten und findet sich auch in verschiedenen Anforderungen der ISO 9001 wieder. Zu diesen Anforderungen gehören u. a. Änderungskontrolle, Betriebsmanagement und Änderungsplanung. Management of Change kann jedoch auch in anderen Branchen angewandt werden, da es die sichere und nahtlose Übernahme neuer Prozesse durch Organisationen erleichtert.

Das ultimative Ziel vom Änderungsmanagement ist der Schutz der Arbeitnehmer vor potenziellen Schäden, die bei der Umsetzung von Änderungen entstehen können. Aus diesem Grund sind Behörden wie EPA, OSHA und COMAH an MOC-Verfahren beteiligt. Die Umsetzung von Änderungen am Arbeitsplatz ohne Durchführung eines Änderungsmanagements kann die Sicherheit am Arbeitsplatz gefährden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (OSHA 1910.119) und Industriestandards (ISO 45001) zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz in Frage stellen.

Veränderung: Ein riskantes Unterfangen

Wenn Unternehmen größere Veränderungen durchlaufen, sind die Arbeitnehmer einem höheren Risiko ausgesetzt. Studien zeigen, dass das Risiko von arbeitsbedingten Verletzungen und Gefahren in Zeiten des Wandels viel höher ist. Deshalb ist Änderungsmanagement entscheidend für den Schutz der Mitarbeiter vor vermeidbaren Unfällen und Zwischenfällen.

Jede Veränderung kann unvorhergesehene Folgen haben. Selbst Änderungen, die nur vorübergehend eingeführt werden, bergen ein gewisses Risiko für die Arbeitsabläufe. Diese Risiken werden in Unternehmen, die mit gefährlichen Chemikalien, Materialien und schweren Maschinen arbeiten, noch verstärkt.

Aus diesem Grund müssen Manager jede Veränderung gründlich durchdenken, bevor sie sie in einer Organisation einführen. Vor der Einführung von Änderungen an einem Prozess müssen alle Risiken bedacht und berücksichtigt werden, und es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um diese Risiken zu vermindern.

Änderungen, die ein Änderungsmanagement auslösen

Organisatorische Veränderungen werden gelegentlich aus Gründen der Produktionseffizienz und der Rationalisierung von Prozessen durchgeführt. Veränderungen können jedoch Risiken für die Mitarbeiter mit sich bringen, wenn die Einführung ohne Änderungsmanagement erfolgt. Hier sind einige Beispiele für Veränderungen am Arbeitsplatz, die die Notwendigkeit auslösen können, ein Änderungsmanagement durchzuführen:

Physisch

Dabei kann es sich um technische oder physische Änderungen handeln, die neue oder geänderte Geräte, eine neue oder renovierte Anlage und Prozesschemikalien umfassen, die neue Sicherheitsrisiken darstellen können, die bewertet werden müssen.

Betrieb

Änderungen in der Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird oder wie die Mitarbeiter geführt werden, müssen auf mögliche neue Risiken geprüft werden. Neue Standard-Arbeitsanweisungen (SOP), Änderungen bei den Sicherheitsprüfungen für die Instandhaltung, neue Technologien oder Änderungen aufgrund von Umstrukturierungen müssen in Bezug auf neue Risiken berücksichtigt werden.

Personal

Änderungen in der Personalausstattung, Schulungen für Mitarbeiter und andere Änderungen, die sich auf die sichere Ausführung von Aufgaben auswirken, sollten vor der Umsetzung bewertet werden.

Wie Änderungsmanagement das Risiko einer Veränderung verringert

Wenn Unternehmen Änderungsmanagement einführen, bedeutet dies, dass sie die Veränderung durchdacht haben, bevor sie sie einführen und im Unternehmen anwenden. Bei der Entwicklung einer Änderungsmanagementstrategie müssen sich die Teams eingehend mit den potenziellen Folgen der Änderung, die sie einführen möchten, befassen, die damit verbundenen Risiken bewerten und sicherstellen, dass Maßnahmen ergriffen werden, um das Risiko zu verringern und die Einführung für alle Mitarbeiter zu erleichtern.

Änderungsmanagement zwingt Führungskräfte und Teammanager dazu, einen Schritt zurückzutreten und das Gesamtbild zu betrachten, bevor sie die Veränderung umsetzen. Selbst wenn die Veränderung viele potenzielle Vorteile hat, müssen diese gegen die Risiken abgewogen werden, um sicherzustellen, dass die Vorteile es wert sind, die Risiken einzugehen.

Eine unzureichende Planung bei der Einführung einer Veränderung in einem Unternehmen kann viele Auswirkungen haben. Diese können sich beispielsweise auf die Mitarbeiter, ihre Familien und sogar auf die Umwelt beziehen. Das Änderungsmanagement bewertet jedoch all diese Risiken und ergreift Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Risiken nicht einen Punkt erreichen, an dem die Mitarbeiter und die Umwelt in Gefahr sind.

Welche Agenturen sind am Änderungsmanagement beteiligt?

Änderungsmanagement kann in jeder Branche eingesetzt werden. Es ist jedoch für Branchen und Unternehmen erforderlich, die mit bestimmten gefährlichen Chemikalien arbeiten. Für diese Unternehmen sind hier einige der Behörden aufgeführt, die sie kontrollieren.

EPA

Die Umweltschutzbehörde Environmental Protection Agency (EPA) hat für Unternehmen, die mit chemischen Gefahren zu tun haben, zahlreiche Richtlinien für das Änderungsmanagement erlassen. Damit soll sichergestellt werden, dass keine chemiebedingten Vorfälle, die aus neu eingeführten Änderungen resultieren, der Umwelt und den Gemeinden im Umfeld des Unternehmens Schaden zufügen.

Die EPA hat viele Richtlinien und Anforderungen aufgestellt, die diese Unternehmen bei der Umsetzung einer Änderung einhalten müssen.

OSHA

Die Behörde für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, Occupational Health and Safety Administration, (OSHA) ist dafür verantwortlich, dass alle Unternehmen in den Vereinigten Staaten die von der Organisation festgelegten Sicherheitsrichtlinien einhalten. Die OSHA hat eine spezielle Vorschrift, die als Prozesssicherheitsmanagement bekannt ist, das ist ein systemischer Ansatz für Änderungsmanagement.

Allerdings gilt Prozesssicherheitsmanagement nur für bestimmte Unternehmen und Branchen, insbesondere für solche, die in ihren Prozessen mit hochreaktiven oder giftigen Chemikalien arbeiten.

COMAH

Control of Major Accident Hazards (COMAH) ist das britische Pendant zu den Regulierungsbehörden EPA und OSHA. Ähnlich wie die OSHA und die EPA hat auch dieses Amt bestimmte Richtlinien für die Industrie in Bezug auf chemische Risiken und Brandgefahren.

Einführung von Änderungsmanagement in einer Organisation

Änderungsmanagement ist zwar für bestimmte Branchen vorgeschrieben, aber es kann die Sicherheit in nahezu jedem Unternehmen verbessern, insbesondere wenn größere Veränderungen anstehen. Die Durchführung des Änderungsmanagements kann schwierig sein, aber es ist viel einfacher, wenn Unternehmen einen systematischen und angemessenen Ansatz für ihr Änderungsmanagement wählen.

Der Prozess der Implementierung eines Änderungsmanagements ist in jedem Unternehmen anders. Die Teams müssen jedoch sicherstellen, dass sie bei der Erstellung eines Systems zur Change Control alle folgenden Schritte abdecken.

• Gesamtbild betrachten: Organisationen müssen die Veränderungen, die sie durchführen möchten, bewerten und alle möglichen Ergebnisse und Konsequenzen in Betracht ziehen. Das Erkennen aller Veränderungen und potenziellen Folgen ist entscheidend für die Wahl der geeigneten Sicherheitsmaßnahmen.

• Verstehen, dass die Gefahren nicht dauerhaft sind: Bestimmte Maßnahmen und Aktionen können Wunder bewirken, wenn es darum geht, Risiken und Gefahren zu verringern, die bei einer Veränderung des Arbeitsplatzes entstehen. Nicht alle Risiken lassen sich vermeiden, das ist eine Tatsache, aber Unternehmen können dennoch Maßnahmen ergreifen, um das Risiko so gering wie möglich zu halten.

• Prüfen, ob die Änderung durchführbar ist: Es ist wichtig zu verstehen, ob ein Unternehmen die Änderung ohne größere Probleme bewältigen kann oder nicht. Und wenn sich aus der Änderung Probleme ergeben, müssen diese berücksichtigt werden.

• PSSR durchführen: Eine Überprüfung der Betriebsbereitschaft (PSSR) ist entscheidend, bevor Sie eine Veränderung durchführen. So stellen Sie sicher, dass auch Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, bevor Sie eine Änderung vornehmen.

• Die Änderung nur durchführen, wenn sie sicher ist: Wenn die Änderung mit hohen Risiken verbunden ist, lohnt sie sich nicht. Achten Sie also darauf, dass Sie Änderungen erst dann vornehmen, wenn Sie alle Risiken ermittelt haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass diese überschaubar sind.

• Notwendige Änderungen vornehmen: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Teams bei der Umsetzung einer Veränderung auf einige Stolpersteine stoßen werden. Daher ist es wichtig, Notizen von den Menschen vor Ort einzubeziehen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Die Implementierung eines Änderungsmanagementsystems ist kompliziert und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt jedoch bestimmte Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um die Einführung zu erleichtern. Auf diese Weise gibt es weniger Probleme dabei, die Sicherheit der Arbeitnehmer während der Umstellung zu gewährleisten.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung von Änderungsmanagement

Da der Hauptgrund für die Durchführung eines Änderungsmanagements darin besteht, zu beurteilen und zu bestätigen, ob eine Änderung des Geschäftsprozesses begrüßt wird und von Nutzen ist, sollte auch der Prozess selbst sorgfältig durchgeführt werden. Alle wichtigen Details sollten dargelegt und angesprochen werden, damit keine kritischen Aspekte übersehen werden und die Unternehmen einen zuverlässigen Ansatz für die Initiative finden. Hier sind die besten Tipps für die effektive Umsetzung eines Änderungsmanagementverfahrens:

Bewerten Sie die vorgeschlagene Änderung aus verschiedenen Perspektiven

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, beziehen Sie alle Beteiligten so weit wie möglich ein und konzentrieren Sie sich nicht nur auf eine oder zwei Stimmen in der Organisation. Veränderungen können je nach persönlicher Voreingenommenheit und individuellen Zielen unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie also die Auswirkungen von Veränderungen aus verschiedenen Perspektiven betrachten, können Sie ein faires und vernünftiges Ergebnis erarbeiten.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Priorität

Holen Sie das Feedback der Mitarbeiter ein, insbesondere derjenigen, die von der Änderung direkt betroffen sind. Wenn Sie am Ende des Änderungsmanagements feststellen, dass es erhebliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Mitarbeiter haben könnte, insbesondere in Bezug auf die Sicherheit, sollten Sie die vorgeschlagene Änderung nicht durchsetzen.

Gehen Sie keine Kompromisse bei der Sicherheit ein, ganz gleich, wie groß der oberflächliche Gewinn sein mag. Schließlich können Sie ein Vorhaben nur dann als erfolgreich bezeichnen, wenn es keine dauerhaften negativen Auswirkungen auf die Menschen und das Unternehmen hat.

Verwenden Sie fertige Checklisten oder Vorlagen

Bei der Durchführung eines Änderungsmanagements werden viele Informationen benötigt. Daher ist es am besten, Tools wie Checklisten zu nutzen, die all diese Daten an einem sicheren Ort speichern können. Insbesondere der Einsatz digitaler Checklisten verschafft autorisierten Beteiligten einen gemeinsamen Überblick über den Wert und den Status einer vorgeschlagenen Änderung.

Die Verwendung einer Vorlage für Änderungsmanagement ermöglicht außerdem eine einfache Überwachung und effiziente Nachverfolgung für künftige Referenzen.