Korrekturmaßnahmen: Plan, Beispiele und Verfahren

Was ist ein Korrekturmaßnahmenplan?

Ein Korrekturmaßnahmenplan ist eine im Qualitätsmanagement verwendete Dokumentation, die eine Reihe von Schritten zur Behebung von Problemen und Lücken in Geschäftsabläufen und -prozessen beschreibt, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken könnten. Er beschreibt den Ansatz zur Lösung eines Problems, das die Erreichung der Unternehmensziele beeinträchtigt. Der Korrekturmaßnahmenplan sollte S.M.A.R.T. (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch, terminiert) sein und Zeitrahmen, Kosten und Unterzeichner enthalten.

Was ist ein schwacher Korrekturmaßnahmenplan?

Ein starker Plan für Korrekturmaßnahmen ist nicht von unsicheren Variablen abhängig, die den Plan für Korrekturmaßnahmen schwächen könnten. Nach Angaben des Department of Veterans Affairs National Center for Patient Safety’s aus einer Ursachenanalyse ist ein schwacher Plan für Korrekturmaßnahmen von den aktuellen Arbeitsabläufen und Mitarbeiterschulungen abhängig.

Beispiele für die Durchsetzung von Mitarbeiterschulungen und -richtlinien:

• Personal führt doppelte Kontrollen durch

• Umschulung des Personals

• Schaffung neuer Arbeitsabläufe

Erstellen eines Plans

Die Erstellung eines Plans für Korrekturmaßnahmen kann anfangs eine entmutigende Aufgabe sein, und für die verantwortlichen Personen könnten Ideen zu möglichen Ansatzpunkten hilfreich sein. Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team versuchen können, einen Plan für Korrekturmaßnahmen zu entwickeln:

Identifizieren üben

Ein weiterer Ansatz, der Ihnen helfen kann, einen Plan für Korrekturmaßnahmen zu entwickeln, ist die Durchführung von Aktivitäten zur Identifizierung von Korrekturmaßnahmen. Es lohnt sich, Ihre Teams darin zu schulen, die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen richtig zu erkennen, denn das ist die Voraussetzung für den Erfolg. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die Grundursache zu ermitteln und die Elemente zu bestimmen, die bei der Ausarbeitung des Plans für Korrekturmaßnahmen und der Umsetzung des Managements von Korrekturmaßnahmen berücksichtigt werden müssen.

Leitfadenfragen besprechen

Halten Sie sich an die W-Fragen, das kann bei der Ausarbeitung eines umfassenderen Plans für Korrekturmaßnahmen hilfreich sein. Stellen Sie diese Beispielfragen, um eine Planungssitzung mit Ihrem Team zu vereinfachen:

• Was sollte getan werden, um das Problem zu beheben?

• Wer sollte für die Durchführung dieser Korrekturmaßnahmen verantwortlich sein?

• Wann und wie oft sollten die Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden?

• Wo sollte die Dokumentation der Korrekturmaßnahmen erfolgen?

• Wie können wir sicherstellen, dass diese Korrekturmaßnahmen eine Wiederholung des Vorfalls verhindern?

Verwendung einer digitalen Vorlage

Eine der schnellsten Möglichkeiten, mit Ihrem Korrekturmaßnahmenplan zu beginnen, ist die Verwendung einer Vorlage. Eine Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenplan ist ein nützliches Instrument, mit dem Teams auf einfache Weise eine Vorgehensweise für eine Nichtkonformität dokumentieren können. Beachten Sie, dass die Verwendung einer Vorlage die Erstellung eines Plans für Korrekturmaßnahmen beschleunigen kann, der jedoch noch fertiggestellt und überprüft werden muss.

Beispiele für Korrekturmaßnahmenpläne

Korrekturmaßnahmen gibt es in vielen Formen, aber in der Regel werden sie in einem Berichtsformular für Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und einem Antragsformular für Korrekturmaßnahmen festgehalten. Hier sind einige Beispiele für die beiden häufigsten Arten von Korrekturmaßnahmen:

Hier ein Beispiel für eine Korrekturmaßnahme (nach den W-Fragen).

Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele für Korrekturmaßnahmen, die sich speziell auf die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Unternehmenssicherheit beziehen:

• Bereitstellung von Ausrüstungsverbesserungen

• Durchführung von Sicherheitsschulungen

• Durchführung von regelmäßigen und stichprobenartigen Sicherheitsüberprüfungen

• Aktualisierung der Arbeitsabläufe

• Überarbeitung von Sicherheitsprotokollen und Leitlinien

Erstellen eines Berichts

Ausgehend von den genannten Beispielen für Korrekturmaßnahmen finden Sie hier einige Tipps zur Erstellung von Berichten über Korrekturmaßnahmen und die wichtigsten Informationen, die in den Berichten erfasst werden sollten:

• Ermitteln und dokumentieren Sie das Problem oder die Nichtkonformität, das oder die die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen ausgelöst hat.

• In Anlehnung an die Erstellung eines Plans für Korrekturmaßnahmen halten Sie die Einzelheiten der Korrekturmaßnahmen fest, die zur Behebung der Nichtkonformität ergriffen werden müssen.

• Senden Sie den Bericht über die Korrekturmaßnahmen an die vorgesehenen Empfänger und bewahren Sie die Aufzeichnungen für künftige Bezugnahmen und Folgeprüfungen auf.

Wie unterscheidet die Korrekturmaßnahme sich von der Vorbeugungsmaßnahme?

Obwohl beide darauf abzielen, Nichtkonformität zu beheben, gibt es einige Unterschiede zwischen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.

Wie funktionieren sie nach ISO 9001?

Korrekturmaßnahmen werden durchgeführt, um Probleme mit Qualitätsmängeln zu erkennen, zu lösen und zu verhindern. In früheren ISO 9001-Normen waren Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (Corrective and Preventive Action, auch CAPA genannt) separate Aktionspläne, für die jeweils eigene Anforderungen galten. Zusammengefasst in einem CAPA-Bericht werden die Pläne zur sofortigen Behebung des bestehenden Problems und zur Vermeidung künftiger Probleme dargelegt.

In der neuesten ISO 9001-Norm (ISO 9001:2015 Abschnitt 10.2) wurde die Notwendigkeit von vordefinierten Verfahren für Vorbeugungsmaßnahmen abgeschafft. Stattdessen wurde die Bedeutung eines risikobasierten Ansatzes während des gesamten Prozesses hervorgehoben, anstatt dass „Vorbeugungsmaßnahmen“ separat durchgeführt und dokumentiert werden.

Der 5-Schritte-Prozess: Implementierung für ISO

In diesem vereinfachten Leitfaden für Qualitätsmanager stellen wir Ihnen fünf Schritte vor, wie Sie mit Hilfe einer Compliance-Software Korrekturmaßnahmen umsetzen können, die mit der ISO 9001:2015 konform sind.

Schritt 1: Bestimmen, ob die Situation es erfordert.

Nicht jedes Problem rechtfertigt eine Korrekturmaßnahme. Der Zweck der Erstellung eines Plans für Korrekturmaßnahmen besteht darin, systembedingte Probleme, die die Software des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens gefährden, zu ermitteln und zu beheben.

Qualitätsmanager und ihre Teams können eine geeignete Risikoanalysetechnik wählen, um den Schweregrad einer Nichtkonformität zu bestimmen und zu entscheiden, ob eine Korrekturmaßnahme erforderlich ist. Die am häufigsten verwendeten Ansätze sind FMEA und PAAG. Dies ist eine gute Möglichkeit, das Risikomanagement gleich zu Beginn des Prozesses zu verankern und den Grad des Risikos und der Auswirkungen eines Problems auf das Unternehmen, das Produkt und/oder die Dienstleistungen zu bestimmen.

Sobald eine Korrekturmaßnahme als notwendig erachtet wird, können das Qualitätsteam und die Prozessverantwortlichen zusammenarbeiten und eine ISO 9001:2015-konforme Berichtsvorlage für Korrekturmaßnahmen verwenden, um den Fortschritt ihres Plans zu dokumentieren.

Schritt 2: Durchführung einer Ursachenanalyse (falls zutreffend).

Die Ursachenanalyse (Root-cause analysis, RCA ) ist ein methodischer Ansatz zur Analyse eines Problems und zur Ermittlung der Grundursachen, um kontraproduktive Probleme oder Vorfälle zu beheben. Sie basiert auf der Überzeugung, dass Probleme am besten durch die Beseitigung der Grundursache(n) gelöst werden können, statt nur das scheinbare Symptom zu bekämpfen. Die Ursachenanalyse eignet sich am besten für Probleme, die nicht schnell gelöst werden können, sich wiederholen und systemisch sind.

ISO 9001:2015 empfiehlt dringend, funktionsübergreifende Teammitglieder und Führungskräfte in die Planung von Korrekturmaßnahmen einzubeziehen. Qualitätsteams können dies durch den Einsatz einer Compliance-Software fördern, die die Zusammenarbeit erleichtert, auch wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden.

Die „5-Why-Methode“ und/oder die „8 Disciplines of Problem-Solving“ (8D) sind gute Techniken zur Ursachenanalyse, die ihnen dabei helfen können, gemeinsam eine gute Problembeschreibung zu formulieren, die Ursache(n) zu identifizieren und geeignete Lösungen für die Nichtkonformität zu finden.

Schritt 3: Erarbeitung eines Plans im Team.

Die Ermittlung der Grundursachen und ihrer Auswirkungen kann dazu beitragen, die am besten geeigneten Korrekturmaßnahmen zu formulieren. In einem Korrekturmaßnahmenplan gibt es zwei Schlüsselaktionen: eine „Korrektur“-Empfehlung zur sofortigen Beseitigung einer festgestellten Nichtkonformität und die Korrekturmaßnahme selbst.

Neben den Einzelheiten über die Nichtkonformität und die empfohlenen Korrekturmaßnahmen sollten auch spezifische Details angegeben werden, z. B. der Zeitplan für die Umsetzung, die wichtigsten Personen und Unterzeichner sowie die Kosten. Nach der Fertigstellung und Überprüfung kann der digitale Korrekturmaßnahmenplan an die wichtigsten Personen weitergegeben werden, um die Informationen zu standardisieren.

Schritt 4: Kommunikation und Umsetzung.

Stärken Sie die Beteiligung der Führungskräfte und ermutigen Sie sie, die Veränderung und die dahinter stehenden Gründe zu kommunizieren. Benachrichtigen Sie Schlüsselpersonen über die QMS-Software über ihre zugewiesenen Aufgaben. Stellen Sie einen Kommunikationskanal bereit, über den jeder während der Durchführung der Korrekturmaßnahmen regelmäßig Feedback geben kann. All diese Faktoren bestimmen den Erfolg der Umsetzung eines Korrekturmaßnahmenplans.

Schritt 5: Durchführung von Folgeprüfungen zur Sicherstellung der Wirksamkeit.

IS0 9001:2015 verlangt von den Organisationen, dass sie die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen überprüfen und die Risikostufen und möglichen Chancen aktualisieren. Nach der Implementierung sollten die Prozessverantwortlichen und das Qualitätsteam eine angemessene Zeit warten und Nachprüfungen durchführen.

Im digitalen Korrekturmaßnahmenplan stehen zusätzliche Felder zur Verfügung, in die Qualitätsmanager während der Überprüfung Kommentare eingeben können. Um die Ergebnisse zu dokumentieren, können sie die Funktionen der QMS-Software nutzen, z. B. Fotos und Notizen anhängen, um die Auswirkungen der durchgeführten Korrekturmaßnahmen besser zu belegen.

Zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmenplänen, die mit der ISO 9001:2015 konform sind, können Qualitätsmanager eine kollaborative Compliance-Software wie Mitti (by SafetyCulture) verwenden, um deren Umsetzung zu verwalten – von der Ursachenanalyse bis zur Überprüfung der Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmenplänen.