Lieferantenauswahl: Den richtigen Lieferanten finden und halten

Was bedeutet Lieferantenauswahl?

Bei der Lieferantenauswahl geht es um die Entscheidung, mit welchem potenziellen Verkäufer oder Lieferanten ein Unternehmen ins Geschäft kommen soll. Eines der Hauptziele der Lieferantenauswahl ist es, eine für beide Seiten vorteilhafte Geschäftsbeziehung mit einem zuverlässigen Lieferanten aufzubauen, der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Welche Bedeutung hat die Lieferantenauswahl?

Die Auswahl von Lieferanten ist ein wichtiger Prozess, der den Grundstein für eine langfristige Geschäftsbeziehung mit Lieferanten legt, die maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens beitragen kann. Die Gewährleistung der Qualität der Lieferanten sorgt auch für eine flexible Lieferkette für Ihr Unternehmen, in der Unterbrechungen zumindest minimiert, wenn nicht sogar ganz vermieden werden.

Richtig ausgeführt kann die Auswahl von Lieferanten dazu beitragen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für ein Unternehmen oder einen Auftragsplan zu erzielen, der darauf abzielt, Ressourcen zu maximieren und effizient zu arbeiten, um den Gewinn zu optimieren.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein bereits etabliertes Unternehmen sind, bietet die Identifizierung des richtigen Lieferanten beim Outsourcing und die effektive Verwaltung der Lieferantenbeziehung eine erhebliche Sicherheit für Sie und Ihr Unternehmen.

Was sind die Phasen der Lieferantenauswahl?

Die Auswahl von Lieferanten ist ein Prozess, der einer Strategie folgen muss, damit ein Unternehmen am Ende den idealen Lieferanten finden kann. Hier sind fünf Phasen eines effektiven Lieferantenauswahlprozesses:

Phase 1: Geschäftsbedürfnisse identifizieren

Ermitteln Sie, was Ihr Unternehmen benötigt, um seine Produkte herzustellen oder die angebotenen Dienstleistungen zu erbringen. Ermitteln Sie auch, ob es Industriestandards gibt, die Sie erfüllen müssen, oder Vorschriften, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Wenn Sie in der Herstellung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen tätig sind, sollten Sie sich bewusst sein, dass Ihre Geschäftspartner und Kunden möglicherweise auch von Ihren eigenen Lieferanten die Einhaltung der gleichen Standards erwarten, die sie von Ihnen verlangen, um ein akzeptables Qualitätsniveau über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts aufrechtzuerhalten.

Es gibt weltweit anerkannte Standards und Zertifizierungen, die die Lieferanten oder Verkäufer von Unternehmen in bestimmten Branchen berücksichtigen. FSSC 22000, GLOBALG.A.P. und ISO 9001 sind nur einige dieser Standards und Zertifizierungen.

All diese Standards und Zertifizierungen sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie herausfinden wollen, welche geschäftlichen Anforderungen Ihre potenziellen Lieferanten erfüllen sollten, insbesondere wenn Sie Ihren Beschaffungsmanagementplan für den Beschaffungsprozess erstellen.

Phase 2: Potenzielle Lieferanten auflisten

Stellen Sie eine Liste Ihrer potenziellen Lieferanten auf, nachdem Sie Ihren Geschäftsbedarf ermittelt haben. Eine der einfachsten Möglichkeiten, potenzielle Lieferanten zu finden, ist die Durchsicht Ihrer persönlichen und geschäftlichen Netzwerke. Sie können auch Anzeigen, Branchenpublikationen sowie Messen und Wirtschaftsforen besuchen, um potenzielle Lieferanten zu finden.

Nutzen Sie die Möglichkeiten des Internets und suchen Sie nach Online-Foren, die sich mit Ihrer Branche befassen, und prüfen Sie Business-to-Business-Marktplätze, auf denen Sie möglicherweise Lieferanten in Ihrer Nähe finden. Genau wie Ihre Netzwerke ist auch das Internet eine wunderbare Möglichkeit, um Informationen über den Ruf von Lieferanten zu erhalten.

Stufe 3: Bestimmen der Kriterien für die Lieferantenauswahl

Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Wünschen und den Erwartungen Ihres Unternehmens an einen Lieferanten, um die Auswahl der Lieferanten einzugrenzen. Dies kann auch dabei helfen, die Unterschiede zwischen den Anbietern durch eine Lieferantenanalyse zu ermitteln und den Auswahlprozess einfacher und objektiver zu gestalten.

Was sind die Kriterien für die Lieferantenauswahl?

Die Kriterien für die Auswahl eines Lieferanten sind eine Liste von Dingen, die Sie priorisieren und die Ihnen bei der Entscheidung für einen bestimmten Lieferanten oder Anbieter helfen. Abgesehen von den detaillierten Spezifikationen finden Sie hier einige Auswahlkriterien, die Sie bei der Suche nach Lieferanten berücksichtigen sollten:

• Qualität und Sicherheit der Produkte

  – das ist das Allerwichtigste und nicht verhandelbar für Ihr Unternehmen, wenn Sie einen Lieferanten suchen, und etwas, das Ihr Lieferant konsequent einhalten sollte.

• Flexibilität

  – die Fähigkeit des Lieferanten, sich an Ihre (möglicherweise) wechselnden geschäftlichen Anforderungen anzupassen, kann sich als nützlich erweisen, wenn Sie in Zukunft Änderungen an Ihren Bestellungen vornehmen müssen.

• Lieferung

  – von einem Lieferanten wird mindestens erwartet, dass er immer pünktlich liefert und zuverlässig genug ist, um Sie zu informieren, wenn es zu Verzögerungen kommt.

• Zuverlässigkeit

  – ein zuverlässiger Lieferant ist ein Geschäftspartner, der in hohem Maße zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann, während umgekehrt ein unzuverlässiger und unberechenbarer Lieferant Ihrem Unternehmen schaden kann.

• Kosten

  – vergewissern Sie sich, dass die Kosten des Lieferanten im Rahmen des Budgets liegen. Vergewissern Sie sich auch, dass Einsparungen bei den Kosten nicht zu Lasten der Qualität und Sicherheit der Produkte des Lieferanten gehen. Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Frage, ob es eine Zahlungsregelung gibt, die für beide Parteien ideal oder wenigstens annehmbar ist, falls Ihr Unternehmen diese in Zukunft benötigt.

• Servicequalität

  – die Art des Service, den Ihr Lieferant anbietet, kann ihn von seinen Mitbewerbern abheben und die Zusammenarbeit mit ihm zu einer guten Erfahrung für Sie machen.

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt wissen, was Sie von einem Anbieter erwarten, können Sie eine Auswahlliste von Anbietern erstellen, die Sie während Ihres Auswahlprozesses treffen können.

Phase 4: Treffen mit den Lieferanten

Sobald Sie eine Auswahlliste erstellt haben, vereinbaren Sie ein Treffen mit den potenziellen Lieferanten und fragen sie, ob sie ihre Produkte vorstellen und demonstrieren können, wie sie ihre Kunden beliefern. Das Treffen mit den Lieferanten bietet Ihnen die Gelegenheit, sich ein Bild von deren Arbeitsweise zu machen und herauszufinden, ob sie für Ihr Unternehmen ideal sind.

Ein Treffen mit den Lieferanten kann auch in Form eines Besuchs vor Ort stattfinden. Fragen Sie, ob Sie eine Lieferantenprüfung anhand einer Lieferantenauswahl-Checkliste mit gewichteten Kriterien durchführen können. So können Sie besser feststellen, ob die Arbeitsabläufe und Lieferungen mit den Vorschriften und den von Ihrem Unternehmen erwarteten Branchenstandards übereinstimmen.

Führen Sie Lieferantenprüfungen durch und treffen Sie sich mit so vielen Lieferanten wie möglich, bevor Sie sich endgültig für einen Lieferanten entscheiden und mit den Vertragsverhandlungen beginnen.

Phase 5: Entwerfen, Verhandeln und Unterzeichnen des Vertrags

Dies ist der Abschluss Ihres Prozesses der Lieferantenauswahl, der damit begann, dass Sie Ihre Anforderungen an die Lieferanten identifizierten, die Lieferanten kennenlernten und aus einer Liste potenzieller Lieferanten auswählten. In dieser Phase können Sie einen Vertrag aufsetzen, in dem Ihre Erwartungen klar formuliert sind, und diese mit dem Lieferanten besprechen. Seien Sie darauf vorbereitet und erwarten Sie eine Verhandlung, in der wichtige Informationen wie die Höhe der Vergütung für die entsprechenden Leistungen des Lieferanten sowie die Häufigkeit der Zahlungen, die Fälligkeitstermine, die voraussichtlichen Liefertermine und die Ansprechpartner u. a. festgelegt werden.

Der Vertrag sollte auch andere wichtige Informationen enthalten, wie z. B. das vereinbarte Datum für das Vertragsende, eine mögliche Vertragsverlängerung und, was für beide Parteien sehr deutlich sein sollte, Gründe für eine vorzeitige Vertragskündigung.

Im Idealfall sind beide Parteien mit den für beide Seiten vorteilhaften Bedingungen des Vertrags zufrieden.

Wie pflegt man eine gute Beziehung zu Lieferanten?

Wie können Lieferanten und Unternehmen nach der Auswahl der Lieferanten und der Erteilung von Aufträgen eine für beide Seiten vorteilhafte, langfristige Geschäftsbeziehung aufrechterhalten? Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen aus den Tipps der Regierung von Queensland.

Einen Standard einführen

Dies ist schon vor Beginn der Partnerschaft entscheidend. Ein Standard für die Qualität und Quantität der Lieferungen, die Art der Lieferung und die Häufigkeit der Lieferungen sollte bereits zu Beginn vereinbart und für die Dauer des Vertrags eingehalten werden.

Offene Kommunikation

Seien Sie transparent und pflegen Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Lieferanten. Gibt es eine Verzögerung bei der Lieferung? Teilen Sie dies dem Lieferanten sofort mit, damit er prüfen kann, was die Ursache für die Verzögerung ist und ob er etwas dagegen tun kann. Müssen Sie etwas an Ihrer Bestellung ändern? Informieren Sie den Lieferanten so früh wie möglich und seien Sie bereit, mögliche Auswirkungen auf die Qualität und die übliche Bearbeitungszeit zu besprechen, denn jede Abweichung von früheren Vereinbarungen kann nicht nur Sie, sondern auch den Lieferanten und seine anderen Verpflichtungen betreffen.

Wenn Sie den Kontakt zu Ihren Lieferanten aufrechterhalten und offen für Gespräche sind, kann dies dazu beitragen, einen guten Ruf für Ihr Unternehmen zu schaffen und die Transaktionen zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten in Zukunft zu erleichtern.

Pünktliche Zahlungen

Ein Lieferant liefert seine Waren und erwartet, dass er immer pünktlich entlohnt wird. Sollte das Unternehmen nicht in der Lage sein, eine Zahlung zum festgelegten Fälligkeitsdatum zu leisten, ist es am besten, den Lieferanten so früh wie möglich zu informieren, um die Erwartungen anzupassen und eine mögliche Zahlungsvereinbarung zu treffen.

Gute Buchhaltung

Das Unternehmen sollte Aufzeichnungen über jede Lieferantentransaktion, erhaltene Lieferungen und alle Berichte über Lieferungen führen. Wenn alles, was mit Lieferanten und anderen Anbietern zu tun hat, aufgezeichnet wird, verfügt das Unternehmen über zuverlässige Informationen, die für künftige Verhandlungen genutzt werden können. Die im Laufe der Zeit gesammelten Daten können auch dazu beitragen, Vertragsverlängerungen oder -beendigungen zu rechtfertigen.

Auswahl von Lieferanten und Aufbau von guten Lieferantenbeziehungen mit Mitti (by SafetyCulture)

Die Schritte bei der Auswahl von Lieferanten können sehr anspruchsvoll sein – eine Liste der Geschäftsanforderungen aufstellen, potenzielle Lieferanten kennenlernen, eine Liste der Erwartungen an die Lieferanten erstellen und die Lieferanten daraufhin überprüfen, ob sie die Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Qualität, Sicherheit und Industriestandards erfüllen können – und die Herausforderungen enden nicht mit der erfolgreichen Auswahl eines Lieferanten. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, stellt sich auch die Frage, wie Sie die gute Zusammenarbeit mit den von Ihnen ausgewählten Lieferanten aufrechterhalten können. Mitti (by SafetyCulture) ist eine großartige Plattform, die Unternehmen bei der Suche nach potenziellen Lieferanten helfen und sicherstellen kann, dass eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft mit guten Lieferanten aufrechterhalten wird. Kunden nutzen Mitti (by SafetyCulture), um sicherzustellen, dass sie das von ihnen erwartete Qualitäts-, Sicherheits- und Schutzniveau konsequent einhalten. Lieferantenprüfungen können bequem über Ihr mobiles Gerät durchgeführt werden, um wichtige Details zu erfassen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, mit welchen Lieferanten Sie zusammenarbeiten möchten. Sobald die Business-to-Business-Partnerschaft etabliert ist, können Sie jederzeit die Qualität und Quantität der gelieferten Waren überprüfen und automatisch Berichte speichern, die in einem Cloud-Speicher organisiert werden. Wenn es Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften gibt, können diese zeitnah angegangen werden, und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen werden digital festgehalten. Die im Laufe der Zeit aufgezeichnete Leistung kann überprüft werden und die gesammelten Daten können für künftige Verhandlungen mit Lieferanten sowie für Lieferantenbewertungs-Checklisten verwendet werden.