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Un audit de projet est une évaluation de l’état d’un projet par rapport à des critères de réussite prédéfinis. Il permet de découvrir les problèmes et les opportunités pour les projets existants et futurs. Il est généralement réalisé pour des projets complexes impliquant le bâtiment et la construction, l’ingénierie et la conception, le développement informatique et logiciel et la restructuration organisationnelle. Il est réalisé par des gestionnaires de projet ou des auditeurs externes et implique souvent des entretiens approfondis avec les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes.
Liste de contrôle entretien d’audit de projet – Chefs de projet | Mitti (by SafetyCulture)
La clé pour réaliser un audit de projet efficace est de mener des entretiens ciblés avec les bonnes personnes. Voici les trois principaux types d’entretiens généralement menés lors d’un audit de projet :
Avec les sponsors et les gestionnaires de projet Les sponsors et les gestionnaires de projet jouent tous deux un grand rôle dans la définition d’objectifs de projet et de critères de réussite réalistes. Les entretiens approfondis doivent aborder les points suivants :
Budget et estimations des coûts
Charte de projet, portée et autres planifications nécessaires
Échéancier du projet et horaires des équipes
Qualité et gestion des risques
Processus de rapport et de suivi
Processus de communication avec les clients, les vendeurs et les parties prenantes
Documentation appropriée et tenue de dossiers
Les membres de l’équipe de projet sont responsables sur le terrain des activités quotidiennes et de la réalisation du projet. Les entretiens doivent porter sur leurs sujets de préoccupation, les défis d’exécution et les possibilités d’amélioration. Discutez des points suivants :
leur compréhension de l’ensemble des objectifs du projet et de leurs objectifs individuels
Communication des membres de l’équipe de projet
Fournitures d’équipement
Pratiques de sécurité
Processus de rapport et de suivi
Préoccupations générales concernant l’exécution des projets
Difficultés à réaliser les tâches fixées
Possibilités d’amélioration
Les parties prenantes du projet sont des individus, des groupes ou des organisations qui pourraient affecter ou être affectés par l’avancement et/ou l’achèvement du projet. Les parties prenantes apportent leur expertise, augmentent la réussite du projet et, surtout, permettent l’acceptation du projet. Les entretiens avec les parties prenantes du projet sont essentiels pour aborder les sujets suivants :
Questions générales à traiter
Objectifs organisationnels à atteindre
Résultat attendu de l’emploi
Membres des groupes de parties prenantes qui seront impliqués
Rôles et responsabilités des parties prenantes
Échéancier et prochaines étapes du processus
Un bon questionnaire d’entretien pour l’audit d’un projet doit porter sur des domaines essentiels pour la conformité, l’efficacité et la réussite du projet. Il devrait aider les équipes de gestion de projet à évaluer les ajustements qu’elles doivent faire ou les processus qu’elles doivent calibrer. Voici quelques exemples de questions à poser dans un questionnaire d’audit de projet :
Le budget est-il suffisant pour toute la durée du projet ?
Comment les objectifs du projet sont-ils déterminés ?
Comment les employés sont-ils formés pour atteindre les buts/objectifs du projet ?
Quels processus/outils sont en place pour aider à atteindre les objectifs ?
Comment les progrès par rapport aux objectifs sont-ils communiqués à l’organisation ? Comment les progrès sont-ils mesurés ?
Comment suivre les progrès réalisés en matière de conformité ?
Comment identifier un processus ou un produit non conforme ? Comment s’adresser aux équipes concernées en cas de non-conformité ?
Comment sont évités les problèmes liés aux processus, à la qualité, aux groupes internes/externes du projet ? S’il y a des problèmes existants, comment sont-ils traités ?
Comment mesurer la maturité d’un projet ?
Comment sont conservés les documents et autres registres appropriés ?
Mitti (by SafetyCulture) est la première application mobile au monde et peut rationaliser les audits de projets en rendant la collecte d’informations rapide, facile et accessible en ligne. En utilisant l’application mobile et web d’Mitti (by SafetyCulture), vous pouvez :
Réaliser des entretiens et des inspections d’audit de projet directement sur votre iPhone, iPad ou appareil Android.
Personnaliser vos questionnaires et les partager instantanément avec votre équipe grâce à l’application Mitti (by SafetyCulture).
Utiliser la dictée pour réaliser facilement des audits.
Prendre un nombre illimité de photos comme preuves des défis et des opportunités du projet.
Recueillir les signatures électroniques nécessaires
Sauvegarder automatiquement tous les rapports en ligne dans le Cloud
Pour vous aider à démarrer vos audits de projet sans papier, nous avons créé les meilleures fiches d’audit de projet que vous pouvez télécharger et personnaliser gratuitement.
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Un questionnaire d’audit de projet est utilisé dans le cadre d’un audit de projet pour interroger les membres de l’équipe de projet afin d’identifier les préoccupations, les défis et les opportunités liés au projet. Menez l’entretien en recueillant les informations suivantes :
Recueillir des commentaires généraux sur le projet, notamment sur la compréhension des objectifs, la communication avec les supérieurs, la collaboration et la sécurité (si nécessaire).
Posez des questions relatives aux préoccupations du projet global et aux défis rencontrés dans le travail quotidien.
Demandez au membre de l’équipe d’identifier les possibilités d’amélioration dans son rôle ou dans celui des autres.
Fournissez toute note supplémentaire et tout élément à retenir de l’entretien.
Obtenez la signature du membre de l’équipe du projet
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Utilisez ce modèle de questionnaire d’audit de projet pour obtenir l’avis des parties prenantes du projet sur la manière d’aborder efficacement les domaines essentiels à la réussite du projet. Ce modèle permet aux chefs de projet de mener une recherche par entretien en posant des questions sur :
Les moyens mis en oeuvre pour atteindre les buts et objectifs de l’entreprise.
Individus ou groupes éventuels devant être impliqués en tant que parties prenantes clés
Les meilleures stratégies pour faire face aux concurrents commerciaux
Comment mesurer la performance et comment aborder/prévenir les obstacles à la performance ?
