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Améliorez les processus de vos produits et services grâce à la méthode 5W1H en utilisant un modèle 5W1H.
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Un modèle 5W1H est une liste de contrôle standardisée pour la résolution de problèmes et le questionnement, basée sur la méthode 5W1H, qui vise à répondre aux questions fondamentales d’un problème : Quoi, Qui, Où, Quand, Pourquoi et Comment. L’objectif de la mise en œuvre ou de l’utilisation de la méthode 5W1H est d’acquérir une meilleure compréhension d’une certaine situation et d’améliorer continuellement les solutions existantes.
La méthode 5W1H est utilisée dans de nombreux secteurs d’activité pour questionner ou exposer les problèmes existants ou nouveaux qui pourraient survenir dans la fourniture d’un produit ou d’un service. La méthode est surtout utilisée pour la rédaction de nouvelles ou de contenus que pour développer une histoire, il faut en interroger tous les détails. Cependant, elle est aussi largement utilisée pour garantir la qualité des processus de nombreuses entreprises.
Aujourd’hui, dans le cadre des 5S Lean, de la méthode Kipling et d’autres méthodes d’amélioration des processus, la méthode 5W1H est censée aider les responsables de la qualité, les dirigeants, les chefs de projet et le personnel chargé du développement des produits dans les domaines suivants :
Identifier et analyser les problèmes en profondeur en discutant des personnes impliquées, de la nature du problème, du lieu et du moment où il se produit, du pourquoi et du comment.
Explorer des solutions basées sur les différents aspects d’un problème
Gérer les faits connus pour créer des solutions
Souvent, la méthode 5W1H est exécutée comme s’il s’agissait d’une liste de contrôle. Cela signifie que la méthode 5W1H peut être utilisée pour s’assurer qu’un problème est résolu de toutes les manières possibles, ou qu’un projet respecte toutes les normes de qualité et sera livré de manière efficace et efficiente en prévenant tout problème.
Bien que la méthode 5W1H fonctionne déjà comme une liste de contrôle, il est toujours préférable d’avoir des listes de contrôle dédiées à cette méthode. Les managers utilisent les listes de contrôle 5W1H pour faciliter le déroulement d’une discussion sur l’amélioration d’un projet ou d’un processus. Ces listes leur donnent une idée des sujets à aborder et leur permettent d’organiser leurs idées. Le fait de disposer d’un modèle de 5W1H sera également d’une grande aide.
Tout le monde peut créer une liste de contrôle 5W1H à partir de rien, mais si vous travaillez dans un environnement rapide ou si vous traitez de nombreux produits et services, il est préférable à long terme de disposer d’un modèle de liste de contrôle 5W1H facilement disponible. Un modèle peut aider à organiser les questions et les réponses, ce qui permet de repérer plus facilement les erreurs ou les possibilités d’amélioration. De plus, l’utilisation d’un modèle facilite le tri des documents et la création de plans basés sur des critères spécifiques qui seront normalisés.
Un modèle type 5H1W aura un champ dédié par W comme suit :
La première partie de toute analyse de résolution de problème et du modèle 5W1H consiste à définir le problème. Identifiez le problème qui se pose et qui se produit en ce moment même ou qui peut se produire bientôt en fonction de certaines circonstances.
Après avoir identifié le problème, votre modèle 5W1H devrait vous inviter à dresser la liste des personnes concernées par le problème « quoi ». Il peut s’agir de ceux qui sont directement à l’origine du problème, ou de ceux qui peuvent être affectés directement ou indirectement par celui-ci. Ce champ peut également être utilisé pour dresser la liste des personnes susceptibles de résoudre le problème en question.
La partie « où » d’un modèle 5W1H doit détailler l’emplacement du problème ou l’endroit où il est censé se produire.
Tous les détails concernant la chronologie d’un problème qui se produit ou qui devrait se produire doivent être indiqués dans le champ « quand ». Si un problème est en cours, il faut également indiquer la durée du problème.
Le champ « pourquoi » est une partie essentielle d’un modèle 5W1H. Maintenant que vous avez identifié le problème et ses détails, vous devez analyser sa ou ses principales causes.
Le champ « comment » d’un modèle 5W1H vise également à expliquer les détails d’un problème, notamment en découvrant les moyens de le résoudre. Parfois, le champ « comment » demande une énumération détaillée des étapes à suivre pour résoudre un problème, mais d’autres fois, un paragraphe descriptif suffit. Ce champ doit également inclure les éléments et les processus nécessaires pour résoudre le problème en question.
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Le modèle de formulaire des 5 pourquoi est utilisé pour trouver la cause profonde d’un problème en utilisant la technique des 5 pourquoi. Il a été conçu pour faciliter la tâche des équipes qui doivent répondre à la question : « Pourquoi ce problème s’est-il produit ? » 5 fois de suite pour en découvrir la cause principale. Prenez ou ajoutez des photos pour illustrer le rapport, puis complétez le formulaire des 5 pourquoi en apposant votre signature électronique.
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Utilisez ce modèle d’analyse des causes profondes pour identifier les causes profondes de différents problèmes et les éliminer si nécessaire. Ce modèle peut être utilisé avec le modèle 5W1H pour une analyse plus complète de la résolution des problèmes.
