Ce guide aborde la méthode 5W1H : sa définition, son origine et ses éléments. Découvrez comment l’intégrer dans vos pratiques commerciales grâce à un guide étape par étape.
Le 5W1H est une approche de questionnement et une méthode de résolution de problèmes qui vise à envisager les idées sous différents angles dans le but d’acquérir une compréhension approfondie d’une situation spécifique. Elle est généralement utilisée comme une méthode d’amélioration continue des processus et est réalisée en répondant à tous les éléments de base d’un problème, à savoir quoi, qui, où, quand, pourquoi et comment.
La méthode 5W1H, également connue sous le nom de méthode Kipling, est un ensemble de questions utilisées par Rudyard Kipling pour répondre de manière approfondie aux questions existantes et déclencher des idées susceptibles de contribuer à la résolution d’un problème. Ce concept a finalement été intégré aux pratiques commerciales afin d’éliminer les erreurs, d’accroître l’efficacité et de rationaliser les processus.
La méthode Kipling est similaire à d’autres méthodes d’amélioration des processus telles que l’ analyse des causes profondes, les 5S Lean et le cycle PDCA.
Les éléments inclus dans la méthode 5W1H permettent une analyse complète de la situation présentée et vous permettent de repérer les possibilités d’amélioration. Répondre aux questions 5Ws et 1H, et être aussi détaillé que possible, permet d’identifier des solutions potentielles qui pourraient être mises en œuvre et dont l’efficacité pourrait être observée.
Vous pouvez les placer dans un ordre différent, mais vous devez vous assurer que les questions suivantes 5Ws et 1H sont incluses :
Les questions de la méthode 5W1H | Mitti (by SafetyCulture)
L’élément « quoi » doit décrire clairement la situation, le problème spécifique, ou expliquer fondamentalement l’objectif de l’utilisation de la méthode. Si possible, il doit également indiquer l’objectif global de la mise en œuvre de la solution qui serait identifiée.
« Qui » fait référence aux personnes ou groupes spécifiques concernés par la question ou la situation. Elle doit inclure la personne qui a découvert le problème, qui peut éventuellement le résoudre et qui sera responsable de la mise en œuvre de la solution possible.
L’élément « Où » doit contenir l’emplacement ou la position exacte du problème reconnu. Il peut s’agir d’un lieu, d’une installation ou même d’un certain processus où la solution doit être mise en œuvre.
« Quand » doit inclure tous les éléments de la situation relatifs à tout ce qui concerne les dates. Il doit indiquer le calendrier, le délai, la durée ou tout autre détail qui pourrait aider à la résolution du problème.
Bien que chacun des éléments soit essentiel à une approche efficace du questionnement, le « pourquoi » est probablement l’un des éléments les plus importants de la méthode 5W1H. Il explique en détail la raison et les objectifs qui sous-tendent le besoin d’action ou la nécessité d’appliquer la méthode 5W1H en premier lieu. Ce dernier W est aussi souvent demandé cinq fois pour découvrir la cause profonde de la situation et éviter qu’elle ne se reproduise. Cette approche est appelée l’analyse des 5 pourquoi.
« Comment », en tant que dernier élément de la méthode, spécifie les étapes de la réalisation du ou des plans identifiés. Il doit également inclure toutes les ressources, les outils, les méthodes, les moyens et même les dépenses nécessaires pour que l’entreprise soit efficace.
En résumé, poser ces questions permet à ceux qui utiliseront la méthode 5W1H d’aller au fond des choses en structurant systématiquement les pensées et en mettant en valeur les informations importantes. Par conséquent, cela peut aider à reconnaître les problèmes potentiels et les solutions possibles liés au scénario.
Les méthodes de résolution de problèmes 5W1H et 5 Whys peuvent être utilisées indifféremment ou ensemble. Ces méthodes visent toutes deux à reconnaître les problèmes existants et à les traiter en proposant des solutions efficaces une fois les causes profondes identifiées.
Leur principale différence réside toutefois dans le fait que, tandis que la méthode 5W1H demande d’autres détails essentiels comme quoi, qui, quand, où et comment, en plus du pourquoi, 5 Whys approfondit progressivement les raisons qui sous-tendent la situation jusqu’à ce que la cause principale soit identifiée en demandant 5 fois « pourquoi ».
Si un scénario est trop complexe pour nécessiter une analyse plus complète, l’utilisation conjointe de ces deux outils offre de meilleures chances de parvenir à clarifier ou à résoudre un problème.
Mitti (by SafetyCulture) est un outil d’audit numérique que les entreprises et les chefs d’équipe peuvent utiliser pour appliquer l’approche 5W1H. Avec Mitti (by SafetyCulture), vous pouvez collaborer de manière transparente avec votre équipe pour identifier les questions importantes et identifier les solutions possibles. Si nécessaire, vous pouvez même donner accès à des personnes extérieures à votre organisation en utilisant notre fonction « Free seats » en modifiant les niveaux d’accès en conséquence. Effectuez une analyse 5W1H efficace dans Mitti (by SafetyCulture) en suivant les étapes suivantes :
Téléchargez et utilisez notre modèle existant qui comprend tous les éléments de base de la méthode 5W1H. Vous pouvez également le personnaliser davantage, ou même créer un nouveau modèle en fonction des spécificités de votre entreprise et des besoins de votre projet.
Indiquez les informations importantes telles que le nom de votre entreprise, le nom du projet, l’auteur de l’utilisation de la méthode et la date de sa création.
Comme mentionné précédemment, c’est la partie où vous pouvez énumérer toutes les questions 5W1H pertinentes pour votre problème ou votre situation avant d’y répondre de la manière la plus détaillée possible. Si d’autres membres de l’équipe ou les parties prenantes concernées sont plus compétents sur un sujet particulier, vous pouvez partager le document et leur permettre de le modifier directement et d’y ajouter leurs propres questions ou réponses.
Comme le 5W1H vous demande d’être aussi détaillé que possible, assurez-vous d’utiliser une méthode complète en ajoutant sans effort autant de questions par section que vous le jugez nécessaire.
Spécifiez une solution au problème et assurez-vous de son efficacité en créant des actions correctives ou en les signalant comme des problèmes. Incorporez un niveau de priorité à chacun d’eux (c’est-à-dire élevé, moyen, faible), afin de souligner l’importance et de communiquer l’urgence.
Complétez l’analyse en ajoutant d’autres recommandations pertinentes et en joignant une signature numérique. Vous pouvez également exporter l’analyse vers Word, Excel ou PDF avant de la partager avec votre équipe et les autres parties prenantes concernées.
Project managers, team managers, and others can use this template to apply the 5W1H process-improvement method into their business practices. Use this template in Mitti (by SafetyCulture) to be able to do the following:
Add your company and project name, who initiated the method use, and the date of creation.
List and enumerate all the questions related to the situation.
List and enumerate all the answers in the provided field.
Provide solutions by creating corrective actions or reporting them as issues.
Complete the analysis by adding other recommendations/notes and attaching a signature.
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