Qu’est-ce qu’un modèle des 5 pourquoi ?

Un modèle des 5 pourquoi est un outil efficace pour identifier la cause profonde d’un problème en posant 5 questions. Les équipes effectuent une analyse des causes profondes à l’aide d’un modèle des 5 pourquoi en énonçant le problème et en demandant « pourquoi » cinq fois jusqu’à ce que la cause profonde soit découverte. Des solutions sont ensuite formulées pour éviter que le problème ne se reproduise.

Que sont les 5 pourquoi ?

La technique de résolution de problèmes « 5 pourquoi » a été développée par le fondateur de Toyota Industries Corporation, Sakichi Toyoda. Il est utilisé par l’entreprise pour détecter les défauts de fabrication et améliorer la qualité de leurs produits et processus. L’utilisation d’un modèle 5 pourquoi aide à contrôler l’efficacité des contre-mesures appliquées aux problèmes détectés.

Que sont les 5 pourquoi ?

En termes simples, les 5 pourquoi consiste à demander « Pourquoi ? » 5 fois de suite jusqu’à découvrir la cause profonde d’un problème. Voici un exemple de questionnement 5 pourquoi :

• Pourquoi ne parvenons-nous pas à remplacer tous nos vieux véhicules comme nous l’avions prévu cette année ? Parce que nous ne nous attendions pas à ce que le prix des véhicules soit aussi élevé.

• Pourquoi le prix des véhicules est-il aussi élevé ? Parce que les concessionnaires automobiles ont peu de stocks en ce moment.

• Pourquoi les stocks des concessionnaires automobiles sont-ils aussi bas en ce moment ? La production des constructeurs automobiles a diminué partout dans le monde.

• Pourquoi la production des constructeurs automobiles a-t-elle diminué partout dans le monde ? Il y a une pénurie mondiale de puces électronique, aussi appelées micro-puces ou semi-conducteurs, un composant crucial des véhicules et des appareils électroniques.

• Pourquoi y a-t-il une pénurie de puces électronique pour les voitures ? Comme pour presque toutes les industries touchées par la pandémie de COVID-19, les fabricants de puces ont dû fermer leurs usines. Lorsqu’ils ont repris leurs activités, la demande d’appareils mobiles et électroniques pour les personnes qui travaillent à domicile est devenue si importante que les fabricants ont alloué la production de puces pour répondre à cette demande.

Exemple d’analyse 5 pourquoi

Dans cet exemple d’analyse 5 pourquoi, vous verrez comment les 5 pourquoi sont utilisés pour trouver la cause profonde d’un problème et y trouver une solution.

Problème: Notre entreprise fait face à une baisse significative de ses revenus. – Pourquoi ? La plupart de nos magasins font face à des pertes de stock. – Pourquoi? Les données des rapports d’inventaire sont négligées. – Pourquoi? Le traitement des rapports est trop lent. – Pourquoi? Cela prend trop de temps de remplir les documents administratifs. – Pourquoi?

Cause fondamentale: Les audits d’inventaire avec stylo et papier sont inefficaces.

Solution: Nous devons utiliser une application d’inspection numérique pour rationaliser les audits d’inventaire et les rapports.

Comment réaliser une analyse 5 pourquoi efficace

L’utilisation des 5 pourquoi comme méthode d’analyse des causes profondes semble simple, mais elle ne sera efficace que si les participants respectent ses principes de base. Les 3 étapes décrites ci-dessous permettent aux managers de faciliter l’analyse des 5 pourquoi, notamment lors de la mise en œuvre du kaizen sur le lieu de travail :

Étape n°1 : définir clairement le problème

Les équipes ont souvent du mal à déterminer la cause profonde d’un problème parce qu’elles ne parviennent pas à se mettre d’accord dessus. Les responsables d’équipe doivent réunir leurs équipes et aider à établir le problème sur la base des connaissances actuelles. Il est crucial que les participants à la discussion s’abstiennent de s’accuser mutuellement et de tirer des conclusions hâtives.

exemple de l’étape #1 de l’analyse des 5 pourquoi :

• Incorrect—Notre département financier est incompétent.

• Correct—Problème : Nous faisons face à une baisse significative des revenus de notre entreprise.

Étape n°2 : savoir quand s’arrêter

Les participants à 5 pourquoi doivent prêter attention à la logique de la relation de cause à effet. Sinon, ils risquent de revenir sans cesse sur le problème ou de tirer des conclusions avant d’arriver à la cause première. Les chefs d’équipe doivent former leurs équipes à distinguer les causes des symptômes. En règle générale, les équipes devraient arrêter de creuser lorsque les réponses deviennent illogiques.

exemple de l’étape #2 de l’analyse des 5 pourquoi :

• Incorrect—L’exécution des rapports est trop lent. – Pourquoi ?

• Incorrect—Remplir les documents administratifs est trop fastidieux. – Pourquoi ?

• Correct—Cause fondamentale : Les vérifications d’inventaire à l’aide d’un stylo et de papier sont inefficaces. – Pourquoi?

• Incorrect—La checklist d’inventaire contient de trop nombreux détails. – Pourquoi ?

• Incorrect—Nous commandons, stockons et présentons en rayon un très grand nombre de produits. – Pourquoi ?

• Incorrect—Notre activité l’exige. – Pourquoi?

Étape n°3 : Déléguer la responsabilité à l’équipe

Toutes les équipes rencontrent généralement les mêmes problèmes lorsqu’elles négligent de faire le suivi de leurs solutions. Pour assurer un suivi efficace des solutions mises en place, les responsables d’équipe doivent déléguer des responsabilités aux membres de leur équipe. Lorsque chaque membre prend des mesures, cela favorise une atmosphère de confiance et améliore le sentiment de responsabilité de chacun.

exemple de l’étape #3 de l’analyse des 5 pourquoi :

Solution : Utiliser une application d’inspection numérique pour rationaliser les audits d’inventaire et les rapports.

• Correct—Membre de l’équipe 1: Rechercher des applis d’inspection numérique en ligne.

• Correct—Membre de l’équipe 2: Inviter le gestionnaire de processus à la prochaine réunion.

• Correct—Membre de l’équipe 3: Rappeler les procédures à chaque membre de l’équipe lors de la prochaine réunion.

Tirer profit du numérique pour appliquer la méthode des 5 pourquoi

Les responsables d’équipe devraient maximiser l’utilisation de la technologie mobile pour assurer la collaboration et la responsabilité lorsqu’ils utilisent les 5 pourquoi. Les modèles 5 pourquoi d’Mitti (by SafetyCulture) permettent aux équipes d’améliorer la résolution des problèmes et de trouver des solutions collaboratives en suivant les étapes suivantes :

• Assigner et compléter des actions : Lorsque votre équipe a identifié jusqu’à la cause profonde d’un problème, vous pouvez créer une action et la personne assignée recevra une notification contenant les informations sur la tâche, la date d’échéance et le niveau de priorité. Lorsqu’un membre de l’équipe termine ou modifie le statut d’une action, le responsable reçoit également une notification. Suivez facilement la mise en œuvre des solutions et les performances de votre équipe depuis votre smartphone ou votre tablette.

• Créer et personnaliser vos propres modèles : Les équipes peuvent télécharger le modèle 5 pourquoi et le personnaliser en fonction des besoins de leur entreprise. En utilisant la plateforme web d’Mitti (by SafetyCulture), les chefs d’équipe peuvent facilement créer leurs propres modèles et inclure le logo de leur entreprise et d’autres informations pertinentes. Vous pouvez choisir parmi plus de 99 000 modèles gratuits dans la bibliothèque publique de Mitti (by SafetyCulture).

• Voir et partager les rapports en temps réel : Au moment où les membres de votre équipe remplissent un modèle 5 pourquoi, un rapport est instantanément généré. Les responsables d’équipe peuvent transmettre l’information aux bonnes personnes d’un simple clic. Pour référence ultérieure, les équipes peuvent facilement accéder aux modèles de 5 pourquoi complétés su leurs appareils mobiles. Toutes les données sont automatiquement enregistrées et stockées dans le cloud.