Tout ce que vous devez savoir sur la FMAO : importance, services, domaines de base, champ d’application, logiciels de gestion des installations et ressources gratuites pour vous aider à gérer efficacement les opérations au sol.
La gestion des installations (FM) est une approche systématique visant à garantir la fonctionnalité, le confort, la sécurité et l’efficacité des opérations commerciales. Il s’agit de la coordination entre les employés, la structure de l’entreprise et les installations d’exploitation pour soutenir les objectifs de l’entreprise et atteindre un but commun.
Le Facility Management vise à maintenir les actifs de l’entreprise tels que les biens, les bâtiments, les équipements et autres éléments d’exploitation à leur niveau d’utilisation fonctionnelle standard. Il aide l’organisation à assurer la conformité avec les exigences réglementaires. En outre, la gestion des installations peut :
garantir un environnement de travail sûr et sain pour les employés et les clients ;
contribuer à éliminer les dommages aux biens matériels et les réparations coûteuses ;
réduire l’occurrence des temps d’arrêt non programmés ;
éviter les sanctions et les atteintes à la réputation de l’entreprise ;
améliorer la sécurité de l’environnement et prévenir les risques graves pour la santé, et
contribuer à développer la valeur globale de la propriété.
La Facility management assisté par ordinateur est vital pour les opérations commerciales ; il apporte une valeur ajoutée aux entreprises en atténuant les risques immédiatement et en répondant aux besoins à long terme. Il permet de prévenir les dommages matériels pouvant entraîner des réparations coûteuses et d’éviter l’exposition des employés à des risques sanitaires.
Les services de gestion des installations visent à concevoir, construire et maintenir un environnement de travail sain. Elle est subdivisée en deux domaines de base : le hard facility management et le soft facility management.
Le hard facility management s’occupe des biens non-mobiles qui sont essentiels à l’entreprise. Elle est généralement exigée par la loi et porte sur les actifs physiques de l’entreprise, notamment les structures immobilières, la plomberie, les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, les ascenseurs, etc.
Le hard facility management implique une inspection visuelle approfondie de l’installation afin d’aider les propriétaires d’entreprise à identifier les zones qui nécessitent des réparations ou une enquête plus approfondie. Une évaluation de l’état des installations peut aider à fournir des détails sur les conditions structurelles de la propriété et à assurer la sécurité des employés, des clients et des visiteurs.
Les listes de contrôle suivantes peuvent aider les propriétaires d’entreprises, les gestionnaires d’installations et les superviseurs lorsqu’ils procèdent à des inspections et à un entretien rigoureux des installations.
Une liste de contrôle pour l’évaluation de l’état des installations (FCA) est utilisée pour évaluer l’état opérationnel du bâtiment. Elle aide les architectes, les ingénieurs et les ouvriers qualifiés à évaluer l’état physique du bâtiment et à assurer la conformité aux codes et règlements de construction.
Liste de contrôle l’évaluation de l’état des installations | Mitti (by SafetyCulture)
Une liste de contrôle pour l’entretien des systèmes CVC est un outil qui guide les techniciens CVC lors de l’évaluation de l’état de fonctionnement d’un système CVC. Elle permet d’identifier les signes d’une défaillance du système CVC et garantit que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation fonctionnent de manière rentable.
Une liste de contrôle de la plomberie est un outil utilisé par un plombier certifié pour enregistrer les problèmes repérés lors d’une inspection de la plomberie. Elle permet d’évaluer l’état du système de plomberie afin d’éviter les risques de corrosion des tuyaux, de colmatage, de fuites et d’éclatement des tubes qui peuvent provoquer des inondations et des dégâts matériels.
Une liste de contrôle pour l’inspection des fosses septiques guide les inspecteurs pour qu’ils entretiennent correctement l’installation septique. Elle permet de déterminer si le réservoir doit être pompé en fonction du niveau d’écume et de boue. Elle enregistre les détails critiques de l’inspection tels que les fissures, les dommages visibles, les fuites et les odeurs fortes afin de créer des actions pour atténuer le risque immédiatement.
Une liste de contrôle pour l’entretien des ascenseurs est un outil utilisé pour identifier les risques potentiels causés par des défauts de l’équipement. Elle guide le personnel d’entretien des bâtiments lors de l’inspection des ascenseurs qui permet d’évaluer l’intérieur de la cabine, le dessus de la cabine et la salle des machines.
Voici un exemple de rapport PDF d’évaluation de l’état d’une installation. Le rapport contient tous les domaines d’inspection ainsi que les images qui ont été capturées comme preuves photographiques. D’autres informations telles que le nom de l’inspecteur et la date de l’inspection sont également incluses. Les actions correctives apparaîtront sur le rapport si l’inspecteur a noté les problèmes qui doivent être résolus.
Évaluation de l’état des installations – Modèle de rapport numérique PDF | Mitti (by SafetyCulture)
Le soft FM se concentre sur les tâches effectuées par des personnes telles que les services de santé, la restauration, la sécurité et l’entretien des terrains. Elle contribue à rendre les installations plus confortables et plus satisfaisantes pour les employés afin de maintenir un environnement sain.
Les gestionnaires d’installations sont chargés de l’organisation et de la prestation des services au quotidien. Ils visent à réduire les coûts opérationnels et à garantir la réalisation des objectifs de l’entreprise. Les listes de contrôle suivantes peuvent aider les gestionnaires d’installations à maintenir les progrès du soft FM.
Une liste de contrôle de la gestion des déchets solides est utilisée par les équipes des installations pour inspecter les systèmes de gestion des déchets. Elle permet d’évaluer si l’organisation respecte les protocoles de gestion des déchets, notamment le transport, le tri et l’élimination des déchets.
Une liste de contrôle pour l’évaluation de la sécurité des installations aide les responsables de la sécurité des installations (FSO) à effectuer des contrôles internes approfondis de l’infrastructure actuelle de l’organisation. Elle permet d’évaluer les menaces et les vulnérabilités potentielles auxquelles l’organisation peut être confrontée afin d’analyser plus en profondeur les bonnes solutions et de prévenir les atteintes à la sécurité.
Liste de contrôle l’évaluation de la sécurité des installations | Mitti (by SafetyCulture)
Une liste de contrôle de la sécurité au bureau est un outil utilisé pour vérifier de manière approfondie la conformité du bureau aux règles de sécurité. Il permet de garantir la propreté et l’ordre afin de disposer d’un environnement de travail sûr et sécurisé.
Une liste de contrôle pour l’évaluation ergonomique est un outil utilisé par des professionnels compétents pour identifier les risques de blessures ergonomiques sur le lieu de travail. Elle est conçue pour aider l’organisation à s’assurer que les travailleurs et leurs environnements sont optimisés pour le confort afin de prévenir le risque de troubles musculo-squelettiques (TMS).
Une liste de contrôle de l’entretien des aménagements paysagers aide les gestionnaires immobiliers à suivre les tâches essentielles au maintien de l’état impeccable du paysage. Elle est utilisée pour contrôler l’exécution des tâches courantes d’aménagement paysager telles que la tonte, la fertilisation, le bêchage, l’élagage et le désherbage.
Voici un rapport PDF d’évaluation de la sécurité d’une installation, qui contient les résultats de l’inspection, les éléments qui ont échoué et les mesures correctives. Des informations importantes telles que le nom et l’emplacement de l’installation ainsi que le numéro du document et les inspecteurs figurent dans le rapport. Il est possible d’inclure des instructions détaillées et des notes supplémentaires prises pendant l’évaluation de la sécurité.
Évaluation de la sécurité des installations - Exemple de rapport PDF
Le Facility Management englobe un large éventail de responsabilités qui intègrent les principes de l’administration des affaires, de l’architecture et des sciences du comportement et de l’ingénierie. Il permet de maintenir une communication claire entre la gestion des personnes et l’entretien des biens. Il aide les gestionnaires d’installations à atteindre les objectifs suivants :
disposer d’un plan concret de préparation aux situations d’urgence et de continuité des activités;
s’assurer que l’entreprise alloue les ressources et les dépenses appropriées liées aux installations ;
normaliser les processus et les procédures qui complètent l’objectif de l’entreprise ;
maintenir tous les aspects de la gestion des installations afin que l’entreprise puisse fonctionner au maximum de ses capacités ;
assurer la conformité de l’installation avec les codes et règlements réglementaires pertinents ;
suivre les problèmes d’environnement, de santé, de sûreté et de sécurité et y répondre
prévoir les besoins futurs en matière d’installations, notamment en matière d’approvisionnement, d’expansion des activités, d’exploitation, de technologie et de maintenance.
Un logiciel de FMAO aide les organisations à gérer les évaluations de l’état des propriétés et les programmes de maintenance. Il est conçu pour rationaliser les processus de gestion des installations afin d’économiser du temps et de l’argent en automatisant les demandes de routine, en rationalisant les processus de bons de travail et en traitant les problèmes de manière proactive grâce à un tableau de bord basé sur le web.
La gestion des installations est lourde et inefficace, surtout si l’on utilise les formulaires traditionnels (papier et crayon). Commencez par utiliser Mitti (by SafetyCulture) comme logiciel de gestion des installations pour superviser et gérer facilement les conditions des installations. Gagnez du temps en capturant des preuves photographiques dans l’application à l’aide d’un appareil mobile et créez facilement des rapports juste après l’inspection, d’un simple clic.
Profitez d’une application rapide et fiable pour avoir une visibilité plus claire de l’équipe et de sa productivité. Assurez la gestion des installations sur le terrain en temps réel à l’aide de dispositifs mobiles, à tout moment et en tout lieu, et bénéficiez des avantages suivants :
éliminer les allers-retours au bureau pour rassembler les documents destinés aux rapports de gestion des installations ;
repérer les dommages aux installations avant qu’ils ne s’aggravent et y remédier immédiatement ;
collaborer facilement avec d’autres professionnels au sein de l’organisation ;
contrôler efficacement les risques pour la santé et la sécurité
prévenir les reports d’entretien programmé.
Réaliser des audits d’inspection des installations sans avoir recours au papier
Ne jamais oublier une autre inspection des installations programmée
Rationaliser le flux d’inspection de la gestion des installations
La tenue d’un registre et le partage des résultats d’inspection sont pratiques.
Intégrer les systèmes logiciels existants
Mitti (by SafetyCulture) est une application mobile d’inspection personnalisable, principalement utilisée pour améliorer et maintenir la sécurité et la qualité dans de nombreux secteurs. Disponible sur différentes plateformes dont le web, Android et iOS qui offre un certain nombre de listes de contrôle d’évaluation de l’état des installations prêtes à l’emploi. Cela aiderait différentes industries à détecter efficacement les signes de dommages matériels et à assurer la sécurité des employés et du public.
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