Mitarbeiterbeurteilung
Was gehört in eine Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern – und wie schreiben Sie diese. (Inklusive Beispiel)
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Leitfaden zur Risikobewertung
Was gehört in eine Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern – und wie schreiben Sie diese. (Inklusive Beispiel)
Eine Mitarbeiterbeurteilung dient in erster Linie dazu, die Leistung des entsprechenden Mitarbeiters zu verbessern. Ebenso kann sie dazu dienen, die Vergütung eines Mitarbeiters und seine Aufstiegschancen zu rechtfertigen. Ein effektiver Prozess zur Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern steigert deren Motivation, verringert ihre Unzufriedenheit, zeigt ihnen Schulungsmöglichkeiten auf und fördert die Unternehmenskultur. Mitarbeiterbeurteilungen werden in der Regel mit einem Beurteilungsbogen durchgeführt.
Ein schlechte durchgeführte Mitarbeiterbeurteilung führt hingegen zu negativen Ergebnissen. Hierunter fallen beispielsweise steigendes Desinteresse der Mitarbeiter, zunehmende Büropolitik und eine allgemein schlechte Unternehmenskultur.
Dieser Beitrag behandelt die folgenden Themen:
Die Anzeichen dafür, dass ein Mitarbeiter bereit für eine Beförderung ist.
Warum die meisten Leistungsbeurteilungen ein böses Ende nehmen.
Im Folgenden finden Sie 5 Tipps für Manager, Vorgesetzte und Personalverantwortliche zur Durchführung einer effektiven Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern.
Vorbereiten – Sorgen Sie dafür, dass Sie gut vorbereitet sind:
Durchsicht der Notizen aus früheren Beurteilungen – Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über den allgemeinen Status und die Fortschritte des Mitarbeiters. Sehen Sie dazu die letzte Beurteilung durch und vergleichen Sie sie mit den jüngsten Leistungen.
Überprüfung der jüngsten Leistungen – Üblicherweise werden Mitarbeiterbeurteilungen jährlich oder halbjährlich durchgeführt. Das bedeutet, dass die Tätigkeiten und Ergebnisse der letzten Zeit noch nicht berücksichtigt wurden. Überprüfen Sie die jüngsten Leistungen des Mitarbeiters und vergleichen Sie sie mit den weiter zurückliegenden, um die Entwicklung über die Zeit zu verfolgen.
Live-Feedback – Geben Sie an Ort und Stelle positives (oder auch negatives) Feedback, anstatt auf die nächste geplante Beurteilung zu warten. Dies zeigt dem Mitarbeiter, dass Sie seiner Arbeit tatsächlich Aufmerksamkeit schenken. Das ermutigt ihn wiederum in weiterer Folge dazu bei der eigentlichen Beurteilung offener und ehrlicher zu sein.
Führen Sie ein echtes Gespräch – Es ist wichtig, dass die Leistungsbeurteilung ein Austausch und keine Belehrung ist. Mitarbeiter sind viel offener und ehrlicher, wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen zugehört wird. Die Einbindung des Mitarbeiters in den Bewertungsprozess fördert nicht nur dessen Engagement, sondern ebenso sein Verständnis für den Zweck der Leistungsbeurteilung.
Maßgeschneiderte Aktionspläne – Um effektiv zu sein, muss ein solcher passgenau auf die Stärken, Schwächen und persönlichen Zielvorgaben jedes einzelnen Mitarbeiters zugeschnitten sein. Ein guter Aktionsplan muss außerdem logisch und realistisch durchführbar sein, sowie in direktem Zusammenhang mit den vereinbarten Zielen stehen.
Setzen Sie wirksame und realistische Ziele – Ein solches sollte einerseits mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Sowie andererseits einen schriftlich festgelegten Zeitrahmen für die Erfüllung besitzen. Bei der Festlegung effektiver und realistischer Ziele sollten Faktoren wie die Art der Aufgabe, die Fähigkeiten des Mitarbeiters und die zur Verfügung gestellten Hilfsmittel berücksichtigt werden. Hierunter fallen beispielsweise Unterstützungsmaßnahmen wie Schulungen und Mitarbeitercoaching.
Ordnungsgemäße Dokumentation – Eine solche dient der schriftlichen Erfassung, der im Rahmen einer Leistungsbeurteilung besprochenen Punkte. Dies ist sowohl für praktische als auch verfahrenstechnische Zwecke unerlässlich. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ermöglicht Ihnen außerdem einen raschen Zugriff auf ältere Mitarbeiterbeurteilungen, falls Sie diese später benötigen sollten. Es ist des Weiteren üblich, dass die Mitarbeiter das Formular für die Leistungsbeurteilung zur Bestätigung unterschreiben. Die Verwendung einer digitalen Vorlage für die Leistungsbeurteilung trägt weiter dazu bei, Mitarbeiterbewertungen zu optimieren.
Um die organisatorische Unsicherheit zu verringern, ist es gängige Geschäftspraxis, routinemäßig viertel-, halb- oder jährliche Beurteilungsgespräche zu führen. Einer der wichtigsten Zwecke der Durchführung von Beurteilungen ist die Steuerung der Leistung Ihrer Mitarbeiter. Es gibt so viele Fragen, die sich ein Vorgesetzter stellen kann – und sollte.
Beispielsweise, was die wahren Gründe dafür sind, dass das Unternehmen seine Zielsetzungen nicht erreicht oder seine Vorhaben nicht verwirklicht. Führungskräfte sind für solche Fragen zuständig, da sie am Ende für ihre Untergebenen und die von ihnen gesetzten Ziele verantwortlich sind. Das Verständnis des Zwecks von Beurteilungen führt zu einem effektiveren Beurteilungsprozess. Dieser wirkt sich wiederum positiv auf die allgemeine Unternehmensbilanz aus.
Der Hauptzweck einer Leistungsbeurteilung besteht darin, zu erfahren, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen. Und ob sie dadurch zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen. Neben den Aufgaben am Arbeitsplatz werden auch Informationen über persönliche Faktoren wie Fähigkeiten, Kompetenzen und Produktivität erfasst.
Die Bewertung wird üblicherweise auf einem Beurteilungsbogen erfasst. Dies erleichtert den Vorgesetzten in weiterer Folge den Vergleich mit früheren Bewertungen. Nach dem Zusammenstellen der Beurteilungsbogen erhalten die Mitarbeiter Rückmeldung darüber, was sie gut gemacht haben einerseits. Sowie, in welchen Bereichen andererseits Verbesserungsbedarf besteht. So können diese ihre Leistung verbessern und aus ihren Fehlern lernen.
Ein weiterer Grund, warum Führungsteams Feedback geben sollten, ist die Verbesserung der Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen. Offene Kommunikation und rationale Bewertungen tragen in höchstem Maße dazu bei.
Es gibt noch weitere Ziele für die Leistungsbeurteilung, welche Sie berücksichtigen sollten – darunter die folgenden:
Erreichbare Ziele für Mitarbeiter setzen – Eine Führungskraft sollte die Fähigkeiten und Grenzen eines jeden Mitarbeiters kennen. Und respektieren. Überprüfen Sie frühere Ergebnisse, um diese mit dem aktuellen Leistungsstand zu vergleichen. Nur so erhalten Sie ein realistisches Bild über die derzeitige Leistung eines Mitarbeiters. Eine Möglichkeit, Ziele zu setzen, besteht darin, die Anforderungen schrittweise um einige Prozentpunkte zu erhöhen. Ziehen Sie dazu ebenso die vergangenen Leistungsbewertungen des Mitarbeiters zu Rate. Prüfen Sie bei Neueinstellungen die Beurteilungsunterlagen anderer Mitarbeiter, zum Zeitpunkt von deren Einstellung. Verwenden Sie diese als Benchmark.
Ermittlung problematischer Bereiche bei den wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) – Arbeitnehmer können Aufgaben haben, die sie als schwierig empfinden. Anforderungen, denen sie nur schwer nachkommen können. Bevor Sie tadeln und eine schlechte Bewertung vergeben, überlegen Sie zuerst, ob der festgelegte Zeitplan für das zugewiesene Arbeitspensum angemessen ist. Bedenken Sie des Weiteren, dass die Mitarbeiter oft noch andere Pflichten und Aufgaben haben, die nicht Teil der KPIs waren und für die sie nicht extra entlohnt werden. Außerdem ist zu prüfen, ob sie bei der Übertragung von Aufgaben klare Anweisungen erhalten hatten. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die Beurteilung genauso wie die Beurteilungskriterien, um auch ihre Meinung einzuholen.
Mitarbeitern dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen – Die „Ich gegen dich“-Mentalität nützt niemandem, da die einzelnen Beurteilungen getrennt voneinander bewertet werden und die Bewertungen der anderen nicht beeinflussen. Bei der Leitung eines Teams wirkt sich dessen Leistung jedoch entsprechend auf die Ihrige aus. Die Teammitglieder sollten deshalb zu keinem Zeitpunkt das Gefühl haben, dass sie miteinander konkurrieren. Interne Konkurrenz- und Grabenkämpfe führen zu einer schlechten Teamleistung. Behalten Sie immer das Gesamtbild im Auge: Das Unternehmen wird in hohem Maße von Managern profitieren, die ihren Mitarbeitern dabei helfen, zuverlässig ihre Ziele zu erreichen.
Mitarbeiter motivieren – Nach der Bewertung ihrer Leistung sollten sich diese motivierter fühlen, ihre Arbeit zu erledigen. Sie sollten aus dem Mitarbeitergespräch mit dem Wunsch hervorgehen, ihre Pflichten und Aufgaben (noch) besser zu erfüllen.
Verbesserung der Arbeitseffizienz und Produktivität – Dieses Ziel ist eines der Endergebnisse der Mitarbeiterbeurteilung. Als Teamleiter sollte es Ihre oberste Priorität sein, da es sich wie bereits erwähnt direkt auf Ihre eigene Leistung auswirkt.
Die Analyse von Leistungsbeurteilungsbogen hilft dabei, das Kompetenz- und Produktivitätsniveau eines jeden Mitarbeiters zu ermitteln. Dies geschieht auch, um Mitarbeiter mit hohem Potenzial auszuwählen, die in der Zukunft für höhere Aufgaben ausgebildet werden können. Die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung werden für wichtige Entscheidungen wie Gehaltsanpassungen und Beförderungen herangezogen. Deren Auswirkungen betreffen die Mitarbeiter sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene.
Persönlicher Aspekt – Nachdem der Mitarbeiter den Beurteilungsprozess durchlaufen hat, wird er sich seiner Stärken und Schwächen bewusster sein. Es wird einen Moment der Selbstreflexion geben. Der Mitarbeiter kann auch Faktoren in seinem Privatleben aufzeigen, die seine Arbeitsleistung und Produktivität beeinträchtigen. Sie können diese Informationen nutzen, um sich selbst zu verbessern und insgesamt bessere Menschen zu werden.
Ein weiterer persönlicher Aspekt ist die Frage, ob der Mitarbeiter in einer guten psychischen Verfassung ist – oder ob er eventuell gerade gestresst, überfordert oder deprimiert ist. Die psychische Gesundheit des Einzelnen hat einen großen Einfluss auf seine Leistung am Arbeitsplatz. Das Unternehmen sollte deshalb prüfen, ob es Programme anbieten kann, die in solchen Situationen helfen, die persönliche und berufliche Entwicklung zu fördern.
Professioneller Aspekt – Die zahlreichen Vorteile der Leistungsbewertung für die Mitarbeiter tragen auch zum Wachstum des Unternehmens bei. Nach der Beurteilung sollten sie sich um eine Verbesserung ihrer Leistung bemühen. Es ist die Aufgabe der Vorgesetzten, die Mitarbeiter bei diesem Vorhaben anzuleiten. Ein wichtiges Ergebnis der Leistungsbeurteilung ist, wie bereits erwähnt, die Möglichkeit einer Gehaltserhöhung und der Ausblick auf höhere Aufgaben. Sprich eine Beförderung.
Ein weiteres wichtiges Ergebnis der Durchführung von Beurteilungen ist, dass Vorgesetzte ihren Untergebenen ein objektiveres Feedback geben können. Es ist wichtig, dass Vorgesetzte ihr Feedback konstruktiv und spezifisch formulieren. Sowie Hinweise und Tipps dazu geben, wie sich die Mitarbeiter verbessern können. Die Arbeitnehmer sollten während des Gesprächs ihre Gedanken, Bedenken oder Einwände frei äußern können. Dadurch werden Probleme aufgezeigt, die in weiterer Folge von den jeweiligen Vorgesetzten gelöst werden können.
Der Prozess der Mitarbeiterbeurteilung basiert auf dem Leistungsmanagementzyklus. Zum Leistungsmanagement gehört mehr als nur die Leistungsbewertung der Mitarbeiter. Es umfasst fünf Phasen, die den gesamten Verlauf des Mitarbeitergesprächs von Anfang bis Ende steuern.
Die Planung ist der erste Schritt des Leistungsmanagements. In dieser Phase legt der Vorgesetzte Leistungsindikatoren und -ziele fest, die in weiterer Folge in die Beurteilungsgespräche und -formulare aufgenommen werden. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis dafür, warum, wofür und wie die Beurteilung durchgeführt wird. Die Arbeitnehmer sollten bereits in diesen Schritt miteinbezogen werden, da sie ihre eigenen Aufgaben und Fähigkeiten immer noch am besten kennen. So können diese wertvolle Ergänzungen und Anregungen liefern. Der Vorgesetzte dahingegen ist besser über die aktuelle Leistung, Situation und Zielsetzung des Unternehmens informiert.
In dieser Phase steuern die Vorgesetzten die Leistung der Mitarbeiter und überwachen die Fortschritte. Nach der Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) und -zielen sollte der Vorgesetzte sicherstellen, dass seine Mitarbeiter auf dem richtigen Weg sind. Kontinuierliches Feedback ist an dieser Stelle unerlässlich. Diese Phase bietet zudem die Gelegenheit, kontinuierlich an der Verbesserung der Leistung der Mitarbeiter zu arbeiten. Da potentielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Diese Phase dient der zusätzlichen Ausbildung und Entwicklung des Mitarbeiters. Sie soll ihn fördern und ihm dabei helfen, seine Leistung weiter zu verbessern. Der Vorgesetzte kann den Mitarbeiter dazu ermutigen, weitere Verantwortlichkeiten zu übernehmen, in denen er neue Fähigkeiten erlernen oder bereits erworbene weiter ausbauen kann. Fortbildung und konstante Weiterentwicklung helfen den Mitarbeitern dabei, mit den Veränderungen im Unternehmen und in der Branche Schritt zu halten.
Dies ist eine kritische Phase. Einige Mitarbeiter können sich während dieses Prozesses ängstlich und besorgt fühlen, weil sie befürchten, eine schlechte Bewertung zu erhalten. Die vorangegangenen Phasen des Beurteilungsprozesses sollten den Mitarbeiter jedoch entsprechend vorbereitet haben, falls sie korrekt durchgeführt wurden. Der Vorgesetzte entscheidet objektiv über die Bewertung auf der Grundlage der zuvor gesetzten spezifischen KPIs und Ziele. Dabei ist er verpflichtet, die allgemeinen Leitfäden, Methoden und Kriterien zur Leistungsbewertung einzuhalten.
Die letzte Phase des Beurteilungszyklus besteht darin, dass die Angestellten die ihnen zustehenden Belohnungen und Anreize erhalten. Verdiente Mitarbeiter sollten gewürdigt und für ihre Verdienste mit Urkunden, Geschenken und / oder Geld ausgezeichnet werden. In dieser Phase des Beurteilungsprozesses entscheidet die Führungskraft außerdem, ob der Mitarbeiter aufgrund seiner Leistung ein höheres Gehalt oder eine Beförderung verdient. Dies ist ein greifbares und aufrichtiges „Dankeschön“ für dessen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Anerkennung und Anreize steigern die Arbeitsmoral und motivieren zu besserer (und mehr) Leistung.
Anhand der Bewertungsskale können Sie feststellen, ob ein Mitarbeiter eine Beförderung verdient oder nicht. Eines der wichtigsten Anzeichen, auf das Sie dabei achten sollten, sind die Führungsqualitäten, die dieser an den Tag legt. Ist der Mitarbeiter dafür bekannt Initiative zu zeigen und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen. Nimmt er sich die Zeit seinen Kollegen zu helfen, auch wenn es nicht zu seinen eigentlichen Aufgaben gehört.
Falls ein Vorgesetzter den Mitarbeiter unbeaufsichtigt lassen kann und dieser seine Arbeit dennoch zuverlässig erledigt, ist dies ein weiteres Zeichen dafür, dass er reif für eine Beförderung ist. Mitarbeiter sollten gefördert werden oder Anreize erhalten, wenn sie mit den Werten und Zielen des Unternehmens übereinstimmen und sich für dessen Zukunft einsetzen.
Dies sind nur einige der Zeichen, auf welche ein Vorgesetzter bei seinen Untergebenen achten sollte, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Es gibt natürlich noch viele weitere Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Diese hängen jedoch von der jeweiligen Struktur Ihres Unternehmens und den spezifischen Programmen zur Mitarbeiterentwicklung ab.
„Jeder vierte Arbeitnehmer fürchtet seine Leistungsbeurteilung mehr als alles andere in seinem Arbeitsleben“, so Douglas Stone und Sheila Heen, die Autoren von „Thanks for the Feedback“. Diese Ansicht wird von der Mehrheit der Führungskräfte geteilt.
Die meisten Manager, Vorgesetzten und Personalverantwortlichen tun sich immer noch schwer damit, effektive Leistungsbeurteilungen durchzuführen. In einer Umfrage, die sich an Arbeitnehmer richtete, gaben nur 55% der Befragten an, dass Leistungsbeurteilungen einen positiven Einfluss auf ein Unternehmen haben. Trotz des negativen Feedbacks wurde in derselben Umfrage zusätzlich herausgefunden, dass nur 30% der Unternehmen in den letzten drei Jahren Änderungen an ihrem Leistungsmanagementsystem vorgenommen hatten.
Im Folgenden haben wir Ihnen einige der Gründe aufgeführt, warum Mitarbeiter Leistungsbeurteilungen gegenüber negativ eingestellt sein können:
Keine Einbeziehung der Mitarbeiter – Diese haben nicht das Gefühl, dass ihre Meinung (und als Folge ihre Person) wertgeschätzt wird, da sie im Laufe der Mitarbeitergespräche kaum bis nicht zu Wort kommen.
Es wird nicht nur die reine Leistung bewertet – Bei Beurteilungen stehen oft die persönlichen Eigenschaften eines Mitarbeiters im Vordergrund, auch wenn diese sich nicht unbedingt (negativ) auf seine Arbeit auswirken. Zu bewerten ist aber rein objektiv seine Arbeitsleistung.
Kann sehr subjektiv sein – Die Ergebnisse hängen zu stark von der persönlichen Meinung des Vorgesetzten über einen bestimmten Mitarbeiter ab. Außerdem können Faktoren wie die Laune, Sympathie und persönliche Präferenzen die Bewertung beeinflussen.
Vorgesetzte sind nicht ausreichend vorbereitet – In einigen Fällen arbeiten die Mitarbeiter in einer anderen Schicht als ihre eigentlichen Vorgesetzten. Infolgedessen haben diese das Gefühl, dass ihre Vorgesetzten sie nicht ausreichend bei der Arbeit beobachtet haben, um ihre Leistung fundiert zu beurteilen.
Zu unregelmäßig – Da die meisten Unternehmen nur ein- oder zweimal im Jahr eine Leistungsbeurteilung durchführen und dazwischen keine Nachholsitzungen stattfinden, werden die Mitarbeiter erst bei der eigentlichen Beurteilung über ihren Leistungsstand informiert. Dies kann zu Ängsten und Abwehrhaltungen führen. Um diese Bedenken auszuräumen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Leistungsbeurteilungsprozess gut vorzubereiten.
Es gibt zahlreiche Formen der Durchführung von Beurteilungen: Mündliches oder schriftliches Feedback, Beurteilungsbogen oder auch eine Bewertungsskala. Einige dieser Bewertungsmethoden können entweder manuell oder in digitaler Form durchgeführt werden.
Vorgesetzte haben auch die Möglichkeit, mehr als eine Methode zu verwenden. Die häufigste Kombination besteht dabei aus mündlicher Beurteilung und schriftlich ausgefüllten Formularen. Für mündliche Beurteilungen ist ein respektvolle Beziehung und ein allgemein gutes Klima zwischen Management und Angestellten entscheidend.
Die Vorteile eines Mitarbeitergesprächs sind, dass es erstens persönlicher ist. Und zweitens beide Parteien Dinge ansprechen können, für die sich im starren Format eines Bewertungsbogens kein Platz findet. Mündliche Kommunikation kann schneller zu Veränderungen führen. Im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs kann der Mitarbeiter außerdem zu schwierigeren Themen Stellung nehmen. Wie beispielsweise zu Herausforderungen bei der Erledigung seiner Aufgaben oder Problemen mit seinen Kollegen.
Ein persönliches Gespräch erfordert aber natürlich auch mehr Aufmerksamkeit und kann zeitaufwendig sein. Für den Fall, dass die zur Verfügung stehende Zeit pro Mitarbeiter limitiert ist, kann die Verwendung von Beurteilungsbogen den Prozess beschleunigen. Die Verwendung von digitalen Formularen sollte dabei die Methode der Wahl sein.
Der Prozess kann dadurch nicht nur automatisiert und somit beschleunigt werden. Gleichzeitig sind gedruckte Dokumente aus Papier anfällig dafür verlegt oder beschädigt zu werden. Mit digital gesicherten Daten bestehen diese Gefahren hingegen nicht. Ein weiterer Vorteil digitaler Leistungsbeurteilungsbogen ist außerdem, dass sie die Umwelt schonen, da weniger Papier verwendet wird. Sie können zudem mit wenigen Klicks ausgefüllt werden und erleichtern die nachfolgende Erstellung von Berichten. Dadurch wird der gesamte Prozess einfacher und schneller.
Digitale Beurteilungsformulare können des Weiteren ohne großen Aufwand auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Mitarbeiters zugeschnitten werden. Es gibt eine Vielzahl von Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung, die online erhältlich sind. Teilweise sogar kostenlos. Denken Sie daran, dass alle gesammelten Informationen privat und vertraulich bleiben sollten. Daher ist es wichtig, dass das Unternehmen über einen sicheren Ort oder Server verfügt, auf dem die Dateien gespeichert werden. Idealerweise sollten die Beurteilungsbogen vor dem persönlichen Mitarbeitergespräch ausgefüllt werden, um die Basis für ein fruchtbares Gespräch zu bilden.
Es gibt eine Vielzahl von Leistungsindikatoren, um die Leistung der Mitarbeiter objektiv zu erfassen. Diese Indikatoren variieren je nach Branche, Funktion oder Persönlichkeit. Sie alle dienen jedoch der Messung von Qualität, Quantität, Effizienz und Produktivität der geleisteten Arbeit. Das Ziel sollte immer eine Beurteilung sein, die vom Empfänger als objektiv und transparent angesehen wird. Am besten besprechen Sie mit Ihren Untergebenen im Vorfeld die Kriterien, anhand derer ihre Leistung gemessen wird. Im Folgenden finden Sie einige gängige Leistungsindikatoren:
Teilnahme an arbeitsbezogenen Veranstaltungen.
Aufwand an Betriebsmitteln.
Gewinn pro Mitarbeiter.
Kunden-Feedback.
Gesamtzahl der erledigten Aufgaben (innerhalb eines bestimmten Zeitraums).
Kundenkontakte.
Durchschnittliche Zeit für die Erledigung von Aufgaben.
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