Qu’est-ce qu’un carnet de bord de véhicule ?

Un carnet de conducteur, parfois appelé fiche journalière ou carnet de conducteur, est un registre des heures de travail et des périodes de repos d’un conducteur commercial. Il s’agit essentiellement d’une ventilation détaillée des activités d’un conducteur afin de s’assurer qu’il respecte les réglementations légales, telles que les règles relatives aux heures de service, qui sont mises en œuvre pour promouvoir la sécurité de la flotte et éviter les risques liés aux véhicules. En tenant des carnets de bord précis et à jour, les conducteurs et les gestionnaires de flotte peuvent améliorer l’efficacité opérationnelle, soutenir correctement les initiatives de sécurité routière et être en mesure de fournir une documentation appropriée pour les audits ou les inspections.

Importance

D’une manière générale, il est important de tenir un carnet de bord de véhicule car il s’agit d’un document concret qui permet de contrôler le respect des réglementations, de promouvoir la sécurité routière en enregistrant les inspections et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. L’enregistrement précis des heures de conduite, des périodes de repos et de l’entretien des véhicules permet également de prévenir la fatigue des conducteurs, qui est une cause majeure d’accidents de la route. En outre, un carnet de bord bien tenu fournit des données précieuses pour la gestion du parc automobile et facilite la programmation des transports, la planification de l’entretien et l’affectation des ressources. Il est également essentiel de disposer d’un registre clair des activités des conducteurs pour pouvoir demander des déductions fiscales sur les dépenses liées à l’entreprise et optimiser les performances financières d’une organisation.

Avantages de l’utilisation d’un carnet de bord de véhicule

L’utilisation d’un modèle de carnet de bord de véhicule facilite le respect des règles de sécurité routière et l’identification des risques potentiels. En outre, voici d’autres avantages que vous pouvez tirer de l’utilisation d’un modèle de carnet de bord :

Sécurité renforcée

Un modèle de carnet de bord de véhicule fournit un cadre structurel pour documenter des informations importantes telles que les heures de début et de fin des périodes de conduite, le nombre total d’heures de conduite et les pauses. En outre, il peut être utilisé pour effectuer l’entretien du véhicule et aider à identifier et à résoudre les problèmes mécaniques potentiels sur la base des données issues des inspections. Cela favorise une culture de la sécurité en encourageant des pratiques de conduite responsables et en maintenant la fiabilité des véhicules, puisqu’il existe un registre concret d’informations que les conducteurs et les responsables peuvent suivre.

Conformité et protection juridique

Outre les règles et réglementations régionales en matière de circulation, les conducteurs doivent également se tenir au courant des différentes règles relatives aux carnets de route et aux heures de service (HOS) en fonction de la région. Par exemple, l’utilisation d’un dispositif d’enregistrement électronique (ELD) est obligatoire aux États-Unis et au Canada pour enregistrer les informations relatives à la conduite. Au Canada, les règles HOS sont moins restrictives qu’aux États-Unis et les conducteurs peuvent conduire plus longtemps. Toutefois, le Canada exige des permis spéciaux pour des périodes de service plus longues dans certaines circonstances, telles que la livraison de denrées périssables. En outre, l’ Union européenne (UE) exige que les véhicules soient équipés de tachygraphes d’approche pour enregistrer le temps de conduite, la vitesse et la distance parcourue par les conducteurs professionnels. Selon la région, il peut être difficile de suivre les réglementations, en particulier lorsqu’un voyage nécessite de franchir des frontières. L’utilisation d’un modèle permet de rationaliser la documentation des informations nécessaires pour se conformer correctement aux réglementations. Il peut également servir de preuve concrète pour la protection en cas de litige.

Amélioration des opérations

En termes de gestion de flotte et d’opérations, un modèle de carnet de bord est utile car il fournit des informations détaillées. Les gestionnaires de flotte utilisent les carnets de bord mis à jour pour optimiser la programmation et s’assurer que les conducteurs sont affectés dans le respect des heures légales. Les données du carnet de bord permettent également d’identifier des schémas ou des problèmes, tels que des retards récurrents ou le non-respect des réglementations, ce qui permet de mieux résoudre les problèmes et d’améliorer les opérations. Une gestion rationalisée des enregistrements facilite également l’accomplissement des tâches administratives et soutient la prise de décision stratégique globale.

Rapport coût-efficacité

L’utilisation d’un modèle de carnet de bord de véhicule améliore la rentabilité en fournissant des enregistrements précis qui optimisent l’affectation des ressources et réduisent les dépenses inutiles. En suivant les heures de conduite et les périodes de repos, les gestionnaires de flotte peuvent s’assurer que les conducteurs sont programmés de manière plus efficace afin de maximiser la productivité. Le carnet de bord peut également améliorer la gestion du carburant, réduire les coûts d’entretien et éviter les sanctions en cas de non-respect des règles. En outre, certaines régions comme les États-Unis et le Canada exigent l’utilisation d’ELD, et l’utilisation de modèles numériques élimine la nécessité d’une paperasserie manuelle et réduit les coûts associés aux carnets de bord papier.

Principaux éléments d’un carnet de bord de véhicule

Les carnets de bord de véhicule peuvent contenir des détails qui varient d’un secteur à l’autre et d’un lieu d’audit à l’autre. Toutefois, les éléments clés qui doivent figurer dans un rapport pour garantir une documentation et une évaluation correctes sont les suivants :

• Informations sur le conducteur

• Informations sur le véhicule

• Temps de conduite

• Périodes de repos

• Détails de l’itinéraire (y compris la distance totale parcourue)

• Carnet d’entretien

• Base de temps (fuseau horaire utilisé pour l’enregistrement des heures, même en cas de franchissement de frontières)

Modèle de carnet de bord

Voici un rapport de conducteur complété pour référence :

Exemple de rapport sur le carnet de conducteur | Mitti (by SafetyCulture)