Qu’est-ce qu’un modèle de matrice de priorisation ?

Un modèle de matrice de hiérarchisation est une matrice de hiérarchisation standardisée qui peut être utilisée pour faciliter la gestion des projets ou des tâches. Également appelée matrice de priorité de projet, une matrice de priorisation est couramment utilisée pour identifier les tâches, les problèmes, les préoccupations et les besoins à prioriser en premier lieu en fonction d’un ensemble de critères déterminés par votre organisation ou vos supérieurs.

Importance et avantages

Un modèle de matrice de priorisation a de nombreuses utilisations applicables à toutes sortes d’entreprises et de projets. En règle générale, un modèle de matrice de hiérarchisation peut vous aider :

• Identifier la tâche que votre équipe doit entreprendre ensuite

• Déléguer des tâches aux membres de l’équipe

• Noter les domaines qui nécessitent plus d’attention que d’autres

• Donner une structure à votre journée

En dehors de ceux mentionnés ci-dessus, l’un des avantages les plus courants d’un modèle de matrice de priorisation est qu’il aide à gérer les coûts et les attentes. Un moyen simple d’y parvenir est de dresser la liste du temps qu’il faudra pour terminer un projet ou une tâche, de ses coûts et de sa qualité. En définissant clairement ce qui est le plus important pour vous parmi ces trois éléments, vous pouvez prendre une décision sur ce qu’il faut privilégier en premier.

Différentes écoles de pensée et cadres de travail encouragent également l’utilisation d’un modèle de matrice de priorisation, dont le plus notable est celui de Six Sigma. L’utilisation d’un modèle de matrice de priorisation avec des méthodes d’amélioration des processus et d’autres matrices, telles qu’une matrice de décision, peut vous aider à mieux comprendre vos priorités et vos besoins. Cela vous permettra non seulement de savoir à quel élément donner la priorité, mais aussi d’améliorer la qualité de votre travail en prenant de meilleures décisions.

Comment créer un modèle de matrice de priorisation ?

Avant de créer un modèle, vous devez savoir comment créer une matrice de hiérarchisation:

1. Décidez de l’objectif que vous voulez atteindre avec la matrice : identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre en créant et en utilisant une matrice de hiérarchisation, et travaillez à partir de là.

2. Faites une liste de vos options : cette étape peut être réalisée entièrement par vous-même, avec l’aide d’autres personnes par la suite, ou en discutant avec d’autres personnes dès le départ. Au cours de cette étape, vous devez identifier toutes les façons dont vous pouvez trier et hiérarchiser vos tâches et vos projets, sans nécessairement leur attribuer un niveau de priorité pour le moment.

3. Clarifiez et suivez vos critères : créez un système de critères à suivre qui peut vous aider à hiérarchiser vos tâches. La plupart des matrices de priorisation fonctionnent sur un système de critères où vous attribuez des points par tâche et calculez ensuite qui a le plus ou le moins de points. Certaines matrices ne suivent pas ce principe et fonctionnent selon un système différent, en fonction des politiques de l’équipe ou de l’entreprise.

4. Comparez les résultats : après avoir calculé les scores de chaque tâche ou projet, il est maintenant temps de leur attribuer un niveau de priorité. La plupart des systèmes stipulent que les tâches ou les projets ayant un score plus élevé sont plus importants, mais cela peut varier. Les niveaux de priorité attribués aux tâches et aux projets sont généralement divisés en trois groupes, à savoir la priorité élevée, moyenne et faible.

Une matrice de hiérarchisation est censée être très personnalisable par nature. Lorsqu’il est présenté sous forme de tableau, un modèle de matrice de hiérarchisation peut passer d’une simple matrice 2×2 à un véritable tableau comportant davantage de lignes et de colonnes.

Une fois que vous avez votre matrice de hiérarchisation, il suffit de la standardiser pour en faire un modèle. Cependant, un modèle de matrice de hiérarchisation peut également être réalisé sous forme de liste de contrôle ou de liste, ce qui permet une plus grande flexibilité et des changements au milieu d’une discussion.