Matrice de priorisation : un guide utile

Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?

Une matrice de hiérarchisation est un outil qui peut vous aider à hiérarchiser les tâches, les objectifs ou toute autre chose en fonction de deux facteurs : l’importance et l’urgence. En déterminant le degré d’importance et d’urgence d’un élément, vous pouvez rapidement établir des priorités et vous assurer que vous travaillez toujours sur les tâches les plus importantes.

La matrice de priorisation est essentiellement une grille à quatre quadrants. L’axe des x sert à évaluer l’importance ou l’urgence de la question, tandis que l’axe des y sert à évaluer l’impact ou les récompenses potentielles. Les quadrants sont ensuite utilisés pour hiérarchiser les options en fonction de leur urgence et de leur importance.

Matrice de priorisation | Mitti (by SafetyCulture)

Cette matrice est l’un des nombreux outils de gestion utilisés dans la méthodologie Six Sigma. L’intérêt de la matrice est qu’elle vous oblige à évaluer l’importance et l’urgence de chaque option par rapport aux autres. Cela peut vous aider à identifier rapidement les options les plus importantes ou les plus urgentes et celles qui peuvent être mises en veilleuse.

Les matrices de hiérarchisation sont faciles à utiliser et peuvent être extrêmement utiles dans votre vie personnelle et professionnelle. Si vous recherchez un outil utile pour vous aider à évaluer et à hiérarchiser vos projets, vos objectifs ou vos buts, il peut s’agir de la solution idéale.

Que fait une matrice de priorisation ?

Une matrice de hiérarchisation est un outil qui vous aide à hiérarchiser les initiatives et les projets sur lesquels votre entreprise travaille. Il vous permet de comparer et d’opposer différents projets en termes d’importance et d’impact sur l’entreprise. Cet outil est particulièrement utile lorsque vous avez de nombreuses initiatives en cours et que vous devez déterminer sur lesquelles vous concentrer en premier.

La matrice peut être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et comprend généralement des facteurs tels que le retour sur investissement (ROI) attendu, le calendrier, les risques et l’impact. En évaluant chaque projet à l’aune de ces facteurs, vous pouvez vous faire une meilleure idée de ceux qui sont les plus importants et auxquels il faut accorder le plus d’attention.

Avantages de l’utilisation d’une matrice de priorisation

L’utilisation d’une matrice de priorisation présente de nombreux avantages, notamment les suivants :

• Aide à décomposer et à hiérarchiser les questions complexes, en particulier lorsque plusieurs facteurs influent sur la prise de décision.

• Vous pouvez facilement classer et hiérarchiser vos priorités.

• Identifie les domaines les plus importants sur lesquels il faut se concentrer.

• Crée une explication fondamentale sur les points importants à discuter.

• Constituer une équipe qui soutient l’adhésion essentielle

Quand l’utiliser ?

Alors, quand pouvez-vous utiliser une matrice de priorisation ? Vous pouvez l’utiliser lorsque :

• Besoin d’aide pour prioriser les projets que vous trouvez compliqués à réaliser

• Assurer une meilleure gestion du temps pour votre tâche

• Renforcer et améliorer l’harmonie de vos tâches quotidiennes

Quels sont les 4 niveaux de hiérarchisation des tâches ?

Il existe quatre niveaux de hiérarchisation des tâches. Le traitement de chaque niveau peut varier d’une personne à l’autre et d’une entreprise à l’autre. Discutons de chacun d’entre eux :

1. Critique – Ces tâches sont souvent considérées comme urgentes et sensibles au facteur temps, ce qui oblige les équipes à cesser toute activité et à s’y consacrer immédiatement. Lorsqu’une tâche critique n’est pas immédiatement prise en charge, cela peut créer divers risques pour une entreprise.

2. Haute priorité – Les tâches hautement prioritaires sont assez similaires aux tâches critiques mais ne sont pas sensibles au facteur temps. Ils peuvent être faits en une semaine environ, c’est pourquoi ils arrivent en deuxième position parmi les niveaux.

3. Neutre – Ce niveau de tâche peut être accompli patiemment et n’a pas d’échéance immédiate.

4. Faible priorité – À ce niveau, une tâche peut être effectuée à tout moment. S’il y a un délai, il peut être déplacé ou modifié à tout moment sans aucun problème.

Comment hiérarchiser les tâches dans la matrice de hiérarchisation ?

Il existe de nombreuses façons de préparer une matrice de hiérarchisation, mais l’idée de base est d’énumérer toutes vos options et de les classer sur une échelle d’importance. Vous pouvez le faire à l’aide d’un simple tableau ou d’une feuille de calcul, ou utiliser un outil plus sophistiqué tel qu’un outil d’analyse des données. Tableau Kanban ou une plateforme numérique.

Voici quelques conseils pour vous aider à en préparer un :

Dressez la liste de toutes vos tâches

Commencez par dresser la liste de toutes les tâches que vous devez accomplir, qu’elles soient petites ou grandes, urgentes ou non. Cela vous aidera à analyser et à organiser toutes les tâches à accomplir.

Identifier les critères et le poids de chaque tâche

Une façon de déterminer et de mesurer les critères de la tâche est de comparer les éléments suivants entrée (le temps et l’effort nécessaires à l’accomplissement d’une tâche) avec les sortie (projet terminé). L’évaluation de l’entrée par rapport à sa sortie vous permettra de connaître sa position dans la matrice.

Déterminer son urgence

Maintenant que vous avez établi les critères, il est temps de décider du degré d’urgence de chacun. À l’aide des lignes et des colonnes, vous pouvez facilement déterminer les tâches qui entrent dans la matrice.

Analyser la matrice complétée

Enfin, il est temps de revoir ce que vous avez préparé et créé pour voir si c’est correct. Gardez toujours à l’esprit que les tâches situées dans le quadrant supérieur droit doivent être les plus essentielles de la liste.

Comment utiliser une matrice de priorisation ?

Vous trouverez ci-dessous quelques étapes pour vous aider à utiliser facilement une matrice de hiérarchisation.

Étape 1 : Sélectionnez une tâche ou un projet

Choisissez une tâche ou un projet en fonction de son degré d’urgence dans la matrice. En effet, l’utilisation de matrices de priorités peut vous aider à décider de ce que vous devez faire en fonction de leur classement.

Étape 2 : Établir vos critères

Ensuite, vous devez identifier les critères qui seront utilisés pour hiérarchiser les objectifs. Ces critères peuvent être des choses comme l’impact, l’urgence, la difficulté, etc. Une fois encore, vous pouvez faire un brainstorming ou rédiger une liste de critères.

Étape 3 : Noter les objectifs et les critères

Après avoir défini les objectifs et les critères, il est temps de les évaluer. Pour chaque objectif, vous devez noter la mesure dans laquelle il répond à chaque critère sur une échelle de 1 à 10 (1 étant le plus faible et 10 le plus élevé).

Vous pouvez également utiliser une autre échelle si vous préférez (par exemple, de 1 à 5 ou de 1 à 100). Veillez simplement à être cohérent avec le système que vous utilisez.

Étape 4 : Définissez vos priorités

L’étape suivante consiste à déterminer les priorités. En effet, certains projets peuvent être plus importants que d’autres. En fixant vos priorités, vous serez en mesure de travailler d’abord sur la tâche la plus importante, puis de passer à la suivante.

Étape 5 : Fournir une ressource consultable

Veillez à conserver vos matrices de priorité pour une utilisation ultérieure. Ce sera votre référence ou votre guide lorsque vous voudrez les refaire. Il sera utile pour fournir le résultat ou le résultat de ce que vous avez fait en accomplissant la tâche.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, les avantages de l’utilisation d’une matrice de hiérarchisation sont clairs. En prenant le temps de hiérarchiser vos tâches, vous pouvez vous épargner beaucoup de temps et d’efforts à long terme. Vous pourrez vous consacrer d’abord aux tâches les plus importantes et faire le reste pendant votre temps libre.