Liste de contrôle de la méthode d'approvisionnement

Qu’est-ce que la passation de marchés ?

La passation de marchés est le processus d’approvisionnement stratégique en biens et services pour une entreprise. L’objectif de la passation de marchés n’est pas seulement de réaliser un achat, mais aussi de s’assurer que les biens ou les services sont livrés à temps, qu’ils correspondent à la qualité attendue et qu’ils sont obtenus au meilleur prix possible.

Qu’est-ce qu’une procédure de passation de marchés ?

Une procédure de passation de marchés est un outil utilisé par les responsables fournisseurs pour s’assurer que toutes les exigences et étapes liées à l’approvisionnement sont respectées afin d’éviter les retards ou le rejet de l’achat de fournitures ou de services.

Les 5 grandes étapes de la passation de marchés

Les procédures de passation de marchés peuvent varier en fonction des préférences et des besoins de l’organisation, mais ils comportent généralement les 5 étapes suivantes:

1. Identification des besoins – Une organisation a des besoins spécifiques pour fonctionner correctement. Une fois ces besoins identifiés, la méthode d’approvisionnement et le budget proposé doivent être validés.

2. Préparation des documents – La passation de marchés implique la recherche de fournitures, y compris les documents concernant les fournisseurs à préparer tels que la demande de proposition, l’estimation des coûts, l’annonce de l’offre, etc.

3. Approvisionnement – Selon l’organisation, le recherche de fournisseurs implique généralement un appel d’offres pour obtenir des fournitures ou des services à des prix compétitifs. L’organisation peut également choisir de s’approvisionner à partir de sa liste de fournisseurs ou, dans le cas d’un marché public, se renseigner auprès d’autres organismes d’État pour connaître leurs fournisseurs de confiance.

4. Attribution du contrat – Une fois qu’un fournisseur est établi, un contrat est attribué avec les termes et conditions convenus.

5. Tenue de dossiers – Il est essentiel de conserver tous les documents relatifs aux fournisseurs afin de se préparer à un éventuel audit interne de la passation de marchés ainsi que des biens et services acquis. Une bonne tenue des dossiers peut également permettre de s’y référer facilement à l’avenir.

3 éléments à considérer pour l’approvisionnement

Indépendamment de la méthode d’approvisionnement suivie par une entreprise, il y a 3 éléments principaux à prendre en compte :

1. Services ou départements responsables

Le personnel ou les départements responsables des achats, des contrats, de l’audit interne, de l’assurance qualité, etc. doivent être identifiés afin de garantir un processus d’achat plus fluide. L’utilisation d’une liste de contrôle pour les marchés publics peut aider à faciliter les échanges avec les services responsables de l’approvisionnement et à éviter tout retard.

2. Fournisseur

Une fois les fournisseurs potentiels identifiés, ils reçoivent une demande de devis et sont invités à participer à un appel d’offres. Les mises en concurrence sont encouragées afin d’obtenir les meilleures offres. Les fournisseurs peuvent également être audités afin d’encourager la cohérence de la qualité et le respect des réglementations.

3. Conformité et cohérence

Les marchandises reçues du fournisseur doivent être auditées pour s’assurer que la quantité et la qualité sont conformes aux spécifications convenues. La livraison en temps voulu des biens et des services doit également être prise en compte.