¿Cómo ayuda una software de mantenimiento a mi negocio?
El mantenimiento rutinario puede parecer sencillo, pero se vuelve más difícil de realizar de forma consistente a medida que el trabajo se vuelve más complejo. Es posible que se pasen por alto detalles y que se omitan algunas inspecciones y tareas si se considera que son demasiado molestas. Un software de mantenimiento puede establecer controles para evitar el incumplimiento de las normas organizativas y reglamentarias, y ayudar a su empresa a rendir al máximo. En pocas palabras, un software de mantenimiento le ayuda a supervisar mejor su empresa. Un software de mantenimiento eficaz debería:
conceden un fácil acceso a los datos relevantes para el mantenimiento y el funcionamiento de su empresa;
hacer que las inspecciones, valoraciones y evaluaciones sean más rápidas, eficaces y fiables; y
ser lo suficientemente flexible como para integrarse sin problemas en su flujo de trabajo y, en última instancia, mejorarlo.
Características principales
El software de mantenimiento, también conocido como software de gestión de mantenimiento, es utilizado por una amplia gama de empresas de diversos sectores. Aunque su funcionalidad e importancia pueden variar según la organización, ¿cuáles son las principales características que debe tener una aplicación de mantenimiento?
Según artículos consolidados de varias fuentes, las aplicaciones de mantenimiento deberían tener idealmente las siguientes capacidades:
Listas de control de los trabajos de mantenimiento
Capacidad de programación
Portal de solicitud de mantenimiento
Mantenimiento preventivo/proactivo
Capacidad para realizar órdenes de trabajo
Seguimiento del inventario
Gestión de activos
Portal de proveedores/clientes
Informes y análisis
Acceso móvil
Principales casos de uso de una aplicación de mantenimiento
La aplicación de mantenimiento le ayuda a conseguir unas operaciones de mantenimiento eficientes y eficaces para sus instalaciones, activos, equipos e inventario, programando de forma proactiva las inspecciones necesarias y aplicando acciones correctivas. A continuación se presentan los principales casos de uso de la aplicación de mantenimiento en su empresa:
Orden de trabajo
Las órdenes de trabajo son solicitudes autorizadas de mantenimiento, reparación u otros tipos de trabajo asignadas por un supervisor, un gerente o un cliente, a una persona o un grupo con las competencias adecuadas. En ellas se indican los detalles del trabajo solicitado, como la calidad y la cantidad, la fecha de entrega, las personas asignadas y las notas adicionales. Cómo puede ayudar una aplicación de mantenimiento
Una buena aplicación de mantenimiento puede ayudarle a crear plantillas de órdenes de trabajo personalizables que se adapten a las necesidades de su empresa.
Puede comprobar fácilmente el estado de las órdenes de trabajo en su teléfono o tableta. No es necesario llevar documentos en papel.
También puede hacer un seguimiento y asignar tareas adicionales al personal pertinente a través de la aplicación si es necesario.
Ya no hay que reintroducir los datos. Los formularios cumplimentados pueden generarse en informes de distintos formatos al instante. También puede utilizarlos como copias de recepción para los clientes.
Tus datos se guardan en la nube. Se acabaron las preocupaciones por la pérdida o destrucción de documentos en papel.
Permite a sus clientes confirmar sus órdenes de trabajo mediante firmas electrónicas. No es necesario imprimir formularios de órdenes de trabajo.
Mantenimiento de vehículos
El mantenimiento de los vehículos es un proceso esencial para las empresas que utilizan el transporte de mercancías como servicio o para entregar sus productos. Esto también se aplica a las empresas de taxis, servicios de automóviles y otras empresas de alquiler de coches que utilizan los vehículos como su principal generador de ingresos. Mantener los vehículos en buen estado mediante un mantenimiento adecuado impulsa la productividad al maximizar el tiempo que los vehículos pasan en la carretera y minimizar el riesgo de tiempo de inactividad debido a una avería mecánica.
Cómo puede ayudar una aplicación de mantenimiento
Realice inspecciones de vehículos sin papeles en su dispositivo móvil e identifique los elementos que necesitan mantenimiento, reparación o sustitución.
Programar y asignar las inspecciones de vehículos a los trabajadores.
Registre sus inspecciones de vehículos digitalmente y suba los datos a la nube. Las pilas de registros de papel y el almacenamiento físico ya no serán un problema.
Tome fotos de los defectos, las irregularidades y otros elementos dignos de mención. Se pierde menos tiempo en describir los elementos por escrito cuando se puede simplemente mostrar.
No es necesario redactar correos electrónicos ni imprimir papeles para mostrar los registros de inspección a la dirección. La aplicación puede configurarse para conceder acceso automático a la gestión sin más complicaciones.
Mantenimiento de edificios
Para garantizar que un edificio (normalmente residencial, pero también puede ser industrial) conserve su funcionalidad e integridad estructural, se realizan inspecciones periódicas como parte de las rutinas de mantenimiento. Los cimientos estructurales y los activos estéticos de un edificio deben inspeccionarse a fondo cada año aproximadamente para garantizar no sólo la seguridad, sino también la calidad de vida de sus inquilinos.
Cómo puede ayudar una aplicación de mantenimiento
Tome fotos de los daños estructurales, las averías y el desgaste para utilizarlas como prueba en los informes de mantenimiento del edificio y en los estudios de estado.
Personalice sus plantillas de mantenimiento de edificios para que se ajusten a sus necesidades y preferencias.
Indicar la prioridad y asignar las acciones relativas a los trabajos de mantenimiento, reparación o sustitución al personal adecuado.
Programe inspecciones de edificios rutinarias y ad hoc a través de la app para notificar al personal adecuado. No es necesario enviar correos electrónicos.
Genere informes al instante para compartirlos con clientes y colegas.
Almacenamiento ilimitado en la nube para sus registros de inspección y mantenimiento.
Mantenimiento de las instalaciones
Las evaluaciones del estado de las instalaciones (FCA) suelen realizarse como primer paso para el mantenimiento de las mismas. Las FCA se diferencian de las inspecciones periódicas de mantenimiento de edificios porque su objetivo principal es clasificar las áreas y los aspectos de las instalaciones que necesitan mayores reparaciones o trabajos de mantenimiento, mientras que las inspecciones de mantenimiento de edificios proporcionan más bien una visión general de su estado.
Cómo puede ayudar una aplicación de mantenimiento
Tome fotos de las instalaciones como prueba de su estado y anótelas según sea necesario.
Personalice y actualice fácilmente sus plantillas FCA en función de sus activos actuales.
Escriba notas y proporcione detalles sobre lo que hay que reparar, mantener o sustituir.
Indicar los niveles de prioridad de las tareas y asignarlas al personal adecuado.
Almacenamiento ilimitado en la nube para guardar sus informes de la FCA. Permitir el acceso automático al personal y/o clientes interesados.
Mantenimiento de servidores
Un servidor informático aloja una amplia red de clientes, por lo que es importante el mantenimiento rutinario para garantizar que pueda soportar la carga de trabajo, lograr un rendimiento óptimo y evitar tiempos de inactividad no deseados. Los profesionales de TI suelen realizar comprobaciones del servidor a diario, semanalmente o mensualmente en función de las necesidades.
Cómo puede ayudar una aplicación de mantenimiento
Personalice las listas de comprobación según la configuración de su servidor y asegúrese de que no se omite ninguna comprobación menor o crítica.
Garantice el cumplimiento de las comprobaciones rutinarias configurando los elementos de la lista de comprobación como «obligatorios», de modo que las inspecciones no puedan marcarse como completadas a menos que se hayan confirmado todos los elementos.
Proporcione notas que resuman la inspección e incluya los comentarios y sugerencias que considere oportunos.
Conceda acceso automático a los informes a su supervisor o al siguiente personal de guardia a través de la aplicación para mantenerlos al tanto.
Utilice su lista de comprobación digital como documentación para determinadas certificaciones.
Caso de éxito de un cliente
Descubra cómo Infravision, unproveedor líder de sistemas versátiles de tendido de líneas eléctricas para la construcción aérea, utiliza Mitti (by SafetyCulture) para llevar a cabo sus operaciones de mantenimiento con regularidad. En particular, la función «Issues» de SafetyCulturepermitió a los trabajadores aumentar la visibilidad de las operaciones señalando rápidamente cualquier incidente, peligro o mal funcionamiento del equipo en cuanto se produce.
«Podemos asegurarnos de tener un vínculo directo con nuestros trabajadores de primera línea y nuestros clientes, y es una vía de doble sentido. Se trata de capacitar a nuestros trabajadores de primera línea para que puedan notificarnos cualquier cosa que ocurra en el campo o en la fábrica».
– Paul Crawford, Director de Operaciones
A continuación encontrará listas de comprobación relacionadas con el mantenimiento que pueden resultarle útiles:
