Conozca la definición de orden de trabajo, su importancia y diferencia con otros formularios relacionados, consejos para redactar una orden de trabajo con un ejemplo y cómo estar al tanto de la gestión de las órdenes de trabajo.
Una orden de trabajo es un documento que los gestores autorizan para que los trabajadores realicen tareas. También conocidas como órdenes de trabajo u órdenes de servicio, las órdenes de trabajo se utilizan habitualmente para gestionar las operaciones de mantenimiento en todos los sectores. También pueden utilizarse para las acciones de seguimiento de las inspecciones o auditorías realizadas.
Ejemplo de orden de trabajo básica | Ver ejemplo de orden de trabajo
Las órdenes de trabajo constituyen el corazón de cualquier sistema de gestión del mantenimiento. No sólo son herramientas sencillas para programar y asignar tareas de trabajo, sino que también ayudan a controlar la variedad de recursos destinados al mantenimiento. Las órdenes de trabajo son importantes porque desempeñan un papel esencial en la estandarización de los flujos de trabajo de mantenimiento, en particular el de la presentación de solicitudes de trabajo para cerrar las órdenes de trabajo.
Aunque una orden de trabajo (OT) se denomina a veces orden de trabajo u orden de servicio en otras partes del mundo, en esencia significan lo mismo. Sin embargo, aunque están relacionadas entre sí, las órdenes de trabajo no pueden utilizarse indistintamente con las solicitudes de trabajo y las órdenes de compra, ya que cada término tiene un significado diferente:
La diferencia entre una orden de trabajo y una solicitud de trabajo es su origen y secuencia, es decir, dónde se originan y cuándo se activan. Por lo general, las solicitudes de trabajo provienen de personal ajeno al mantenimiento, lo que lleva a la creación de órdenes de trabajo de mantenimiento. Por ejemplo, los operarios de las máquinas suelen presentar primero una solicitud de trabajo para un problema del equipo, y luego los responsables de mantenimiento aprueban una OT designada a los mecánicos.
La diferencia entre una orden de trabajo y una orden de compra (PO) es cómo se utilizan en relación con los flujos de trabajo de las órdenes de mantenimiento. Mientras que las órdenes de trabajo detallan las tareas o servicios específicos que deben realizarse, las órdenes de compra detallan los materiales o productos necesarios para completar una OT. Normalmente, una orden de trabajo incluye una orden de compra con las piezas y artículos nuevos que se utilizarán al reparar o dar servicio a un equipo.
Hay varias formas de crear una orden de trabajo, dependiendo de los requisitos de la empresa y de las necesidades del cliente, entre otros factores. Sea cual sea el caso, un proceso racionalizado de apertura de OTs puede garantizar que los trabajos de mantenimiento se realicen a tiempo. A continuación se indican algunas directrices generales para ayudar a los equipos a redactar las órdenes de trabajo de forma más eficaz:
Los redactores de órdenes de trabajo no sólo deben referirse a los detalles indicados en las solicitudes de trabajo, sino que deben conocer a fondo lo que hay que hacer exactamente. En caso de duda o si cierta información parece imprecisa, como los síntomas del equipo y las consideraciones iniciales de seguridad, deben confirmarse con el solicitante desde el principio para evitar la duplicación del trabajo.
Una vez que tenga claro el trabajo solicitado, piense en los elementos necesarios para realizarlo. Anticipar las herramientas que hay que utilizar, las existencias que hay que comprobar y las piezas que hay que comprar puede ayudar a evitar costosos retrasos. Además, es crucial evaluar si la tarea puede realizarse en solitario, con otro miembro del equipo de mantenimiento o con colegas de otros departamentos como el de ingeniería y diseño industrial.
Básicamente, un modelo de orden de trabajo contiene la descripción del trabajo, el/los destinatario/s, los detalles del solicitante, el desglose de costes, el calendario o el plazo de entrega y las firmas autorizadas. La clave para redactar las OT de forma eficaz es presentar toda la información necesaria de forma sencilla. Alcanzar el equilibrio entre la brevedad y la exhaustividad puede ayudar a minimizar el riesgo de discrepancias durante la ejecución de las órdenes de trabajo.
Al desglosar el coste de la mano de obra, los materiales y el equipo de cualquier trabajo, especifique cantidades razonables. Pedir demasiado o muy poco puede acabar retrasando la tramitación de las órdenes de trabajo. Aparte de la asignación presupuestaria, uno de los mayores retos de la gestión de órdenes de trabajo es la programación. Los niveles de prioridad y las fechas de vencimiento deben hacerse en relación con la disponibilidad de los técnicos, el calendario de mantenimiento y otras tareas en curso.
Las órdenes de trabajo escritas en papel pueden ser difíciles de organizar para la dirección porque tienden a dañarse y extraviarse con facilidad. En cambio, un formulario de orden de trabajo digital puede completarse en cualquier dispositivo móvil, lo que facilita a los equipos la redacción de las órdenes de trabajo desde cualquier lugar. A diferencia de las órdenes de servicio tradicionales en papel, las órdenes de trabajo digitalizadas no sólo minimizan los errores de introducción de datos, sino que también ahorran tiempo y esfuerzo a la hora de enviarlas para su autorización.
Un sistema de órdenes de trabajo debe permitir a los empleados realizar las tareas de mantenimiento de forma más eficiente, no retrasarlas. Para agilizar la tramitación de las órdenes de trabajo, primero hay que medir el rendimiento de la empresa utilizando referencias del sector. Compare sus conclusiones con el ejemplo de procedimiento de órdenes de trabajo que figura a continuación e identifique las áreas de mejora para el contexto de la organización:
Paso 1: Presentación y revisión de la solicitud de trabajo – El personal que no es de mantenimiento presenta una solicitud de trabajo que es evaluada por su responsable. A continuación, sus responsables la validan con la información obtenida en inspecciones anteriores antes de remitirla al departamento de mantenimiento.
Paso 2: Aprobación y creación de la orden de trabajo – Tras la recepción, el responsable de mantenimiento determina si el alcance del trabajo es necesario. Cuando se aprueba, la dirección registra la solicitud de trabajo como una orden de trabajo con su firma.
Paso 3: Asignación de órdenes de trabajo y programación – Tras la autorización, el gestor asigna la tarea a un mecánico y programa el momento en que debe completarse. La aplicación de una matriz de envío puede ayudar a garantizar que se envíe al técnico más cualificado a trabajar en un activo concreto.
Paso 4: Ejecución y seguimiento de la orden de trabajo – En la zona de ubicación del equipo, el trabajador de mantenimiento observa las restricciones físicas, identifica las condiciones ambientales y prepara cualquier tipo de anotación que pueda ayudar a realizar el trabajo. Cuando los recursos están disponibles, el trabajo puede comenzar y el gestor empieza a seguir el estado de la OT.
Paso 5: Finalización de la orden de trabajo y registro – Una vez realizado el trabajo, el técnico de mantenimiento informa del trabajo real realizado y su responsable lo revisa antes de cerrar la OT. Por último, el responsable de mantenimiento archiva la orden de trabajo completada para futuras consultas.
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