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Un plan de viaje es un conjunto de instrucciones y directrices específicas para los viajes, diseñadas para ayudar a los empleados a realizar los viajes oficiales de la empresa de forma segura y eficiente. Como norma general, los viajes por carretera que se prevé que duren más de 4 horas deben contar con un plan de gestión del viaje.
Antes de poner manos a la obra para crear un plan de viaje, los responsables deben asegurarse primero de que un viaje por carretera es absolutamente necesario. Según los CDC, los accidentes de tráfico son la principal causa de muerte en el lugar de trabajo, lo que añade un incentivo para evitarlos en la medida de lo posible. Si la única opción es conducir, los preparativos previos al viaje deben incluir lo siguiente:
comprobar cuál es la ruta más segura; tener en cuenta el terreno y las previsiones meteorológicas;
programar los desplazamientos para evitar los viajes nocturnos, ya que los conductores son más susceptibles a la fatiga y la somnolencia por la noche;
incluir suficientes descansos en el itinerario de viaje;
un proceso de registro para garantizar que el empleado/conductor pueda proporcionar información actualizada sobre su estado de seguridad y su progreso;
asegurarse de que el vehículo que utiliza el empleado/conductor está en buenas condiciones y es adecuado para la naturaleza del viaje, realizando una inspección previa al viaje;
asegurarse de que el empleado está físicamente capacitado para emprender el viaje; y
asegurarse de que el empleado tiene los conocimientos, las habilidades y la formación adecuada para completar el viaje de forma segura.
Aunque los empleados y los conductores pueden realizar viajes autorizados por la empresa sin un plan formal de gestión de viajes, la seguridad y la eficacia de los mismos mejoran enormemente con sólo seguir uno. A continuación se exponen las cinco razones principales por las que su empresa debe empezar a planificar la gestión de viajes:
El riesgo de accidentes y retrasos se reduce en gran medida si se investigan las mejores rutas posibles antes del viaje. Una parte de la planificación previa al viaje consiste en buscar rutas con un tráfico mínimo, lo que reduce el riesgo de colisiones además de agilizar el viaje. Esto es aún más importante si el empleado tiene que hacer varias paradas en el transcurso del viaje.
La mayoría de los viajes, si no todos, sancionados por la empresa siguen un programa. Al establecer las rutas más seguras y eficientes antes del viaje, es más fácil que los empleados lleguen seguros y a tiempo a las citas.
Un paso esencial en la planificación de la gestión de viajes es la realización de inspecciones exhaustivas antes del viaje. Estas inspecciones de vehículos garantizan que el empleado está utilizando el vehículo apropiado para el viaje, que el vehículo está en buenas condiciones y que se adhiere a las leyes federales para las normas de seguridad de los vehículos de motor.
Un buen plan de gestión de los desplazamientos también orienta a los empleados en caso de emergencias y accidentes de tráfico. Además de proporcionar directrices generales de seguridad sobre qué hacer en caso de avería del vehículo, los planes de gestión de viajes pueden incluir procesos e información específicos de la empresa, como una lista de personas de contacto a las que un empleado puede dirigirse en caso de necesidad.
Al crear un plan oficial de gestión de viajes, se estandariza efectivamente el proceso para los viajes sancionados por la empresa. Contar con un plan que incluya instrucciones, directrices y otra información útil puede ayudar a mejorar la responsabilidad de los empleados, tanto por parte del conductor como del personal con el que se supone que debe controlar.
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Utilice esta lista de control del plan de viaje para detallar los pormenores del mismo, como los tipos de carreteras por los que va a viajar, las horas estimadas de salida y llegada y la ubicación de las paradas de descanso. La lista de comprobación del conductor también garantiza que el conductor tiene la formación, las licencias y el nivel de aptitud adecuados para completar el viaje de forma segura, y que el vehículo que se va a utilizar está en buenas condiciones.
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Los conductores pueden utilizar esta lista de comprobación para verificar si se han tenido en cuenta las paradas de descanso y los alojamientos previstos, se han establecido las rutas más eficientes por destino y se han realizado las comprobaciones finales del estado del vehículo y de la seguridad antes del viaje.
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Los conductores y los empleados pueden utilizar esta lista de comprobación de la gestión de viajes para incluir detalles relevantes del viaje, como el número de la unidad del vehículo, el lugar de inicio y de finalización, así como las comprobaciones de seguridad necesarias que deben realizarse durante el viaje.
