¿Qué es un informe de análisis Gap o análisis de carencias?

Un informe de análisis de carencias es un documento exhaustivo que explica específicamente las carencias o deficiencias entre el estado actual y el deseado, así como los pasos de acción necesarios para alcanzar mejor los objetivos de la organización. Responde a las preguntas: «¿Qué queremos conseguir?»; «¿Dónde estamos ahora?»; «¿Por qué no lo hemos conseguido todavía?»; y «¿Cómo vamos a abordar la brecha?». Un informe de análisis de carencias completado suele exponer los objetivos, la metodología, presentar las carencias o los retos, hablar de los planes de comunicación y acción, y las recomendaciones para el futuro.

Plantilla de análisis: Pasos del proceso

El primer paso de un análisis de carencias es intentar comprender el status quo. El uso de una plantilla de análisis de deficiencias puede ayudar a los equipos inter funcionales a comenzar fácilmente con los análisis de deficiencias. Un modelo de análisis de carencias, o una lista de comprobación de análisis de carencias, suele incluir los siguientes pasos:

1. Analizar el estado actual. Describa el estado de funcionamiento en este momento. ¿Cómo se desempeña el empleado hoy? ¿Se satisfacen las necesidades del empleado?

2. Describa el estado deseado. Piensa en el objetivo futuro e ilustra cómo debería ser.

3. Identificar las carencias y los riesgos. Las lagunas son la diferencia entre donde estás y donde quieres estar. Analizar la causa raíz del desafío actual y esbozar las condiciones para lograr el resultado deseado.

4. Esbozar un plan de acción detallado. Determine los pasos exactos en orden de prioridad para cerrar las brechas. El plan de acción debe identificar las soluciones, las razones por las que son apropiadas y las fechas de finalización necesarias.

Ejemplo

Aunque el análisis de carencias suele asociarse a las ventas y el marketing, a los recursos humanos y a la gestión empresarial, también puede aplicarse a una gran variedad de funciones e industrias, como la fabricación, la gestión de proyectos y la conservación de la energía. A continuación se presenta un ejemplo de análisis de deficiencias en el ámbito de la sanidad, según OMS:

• Objetivo: Destinar la mayor parte de los recursos a la vigilancia y al desarrollo de la capacidad de los laboratorios

• Estado actual: La representatividad del intercambio de virus es sub óptima la mayoría de los virus presentados para la selección anual de cepas vacunales proceden de un pequeño subconjunto de países

• Estado deseado: Capacidad óptima de intercambio de virus e información

• Descripción de la brecha: La mitad (49,5%) de los países han confiado en el proyecto de fondo de envío global para compartir los virus de la gripe, ya que el envío de muestras a los centros donde se puede realizar una caracterización avanzada es muy caro

• Plan de acción: Considerar cuidadosamente las necesidades específicas de cada región y país antes de la selección para la contribución de la asociación, especialmente porque algunos países con las mayores necesidades tienen una capacidad limitada para absorber y utilizar eficazmente los recursos

Teniendo en cuenta todos estos factores, utilice una herramienta de análisis de carencias como guía para finalizar cada paso.