¿Qué es un formato de instrucción de trabajo?

Una plantilla de instrucciones de trabajo es una herramienta utilizada para demostrar información específica, secuencial y detallada sobre quién, qué, cuándo y cómo se va a realizar una determinada tarea. Ofrece una orientación ideal para que los empleados recién contratados se incorporen rápidamente a la plantilla y a la producción. Ayuda a reducir la probabilidad de riesgos y errores en la ejecución de los procesos de trabajo.

Importancia del formato de instrucción de trabajo

Un formato de instrucción de trabajo es esencial para las empresas de todos los sectores. Ayuda a los propietarios del proyecto, a los supervisores o a los formadores a entregar las instrucciones y el alcance del trabajo a sus respectivos equipos. Orienta al equipo en la realización de determinadas tareas, incluyendo los procesos paso a paso, los requisitos del proyecto, las herramientas, los materiales a utilizar y otras políticas que les ayudarán a realizar su tarea con precisión. También ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados.

Cómo redactar instrucciones de trabajo

La instrucción de trabajo por escrito es crucial, ya que es una de las bases de un proyecto. La persona que cree las instrucciones de trabajo debe estar bien informada, formada y orientada sobre el tema. Una instrucción de trabajo debe ser fácil de comprender, clara y precisa para todos los miembros del equipo o partes interesadas que la leerán y entenderán como referencia. A continuación se indican los pasos para redactar instrucciones de trabajo.

Proporcionar información general

Reúna toda la información necesaria antes de elaborar la instrucción de trabajo, incluidos los procedimientos de alto nivel, las políticas y las dependencias de las tareas. Es importante proporcionar el contexto del proyecto o la tarea asignada. Presente una visión general del objetivo del trabajo e identifique a los responsables del proyecto o de la tarea.

Presentar un procedimiento paso a paso

Exponga de forma clara y sencilla los detalles del proyecto paso a paso. Debe ser fácil de entender y puede seguirse inmediatamente para garantizar que los responsables de las tareas lleven a cabo todas las acciones. También debe incluir los materiales, las referencias o los elementos visuales que apoyan las instrucciones de trabajo.

Validar la tarea

Las instrucciones de trabajo deben ser redactadas por expertos en la materia (PYMES) para garantizar que todos los detalles de la instrucción sean precisos y estén dentro del alcance del trabajo.

Mantener la sencillez

Las instrucciones de trabajo deben ser fáciles de usar y tener un formato que facilite su lectura. Debe seguir un orden secuencial y abstenerse de utilizar palabras complejas como jerga, acrónimos y términos técnicos que no puedan ser entendidos por el usuario previsto. Utilice un lenguaje apropiado y mantenga las instrucciones de trabajo breves y concisas.

Probar la instrucción de trabajo

Pruebe la instrucción de trabajo y deje que un compañero siga los pasos. Identificar si hay confusión o instrucciones poco claras que puedan llevar a un procesamiento incorrecto de la tarea. Esto ayudaría a corregir inmediatamente la plantilla de instrucciones de trabajo antes de su difusión a los propietarios de las tareas.

Mantenga las instrucciones de trabajo documentadas

Registre la instrucción de trabajo y distribúyala a los propietarios de las tareas. Asegúrese de que los propietarios de la tarea la lean y la validen antes de su ejecución. Revise las instrucciones de trabajo periódicamente y actualícelas si es necesario. Guárdalo donde cualquier persona que pueda necesitar la instrucción de trabajo pueda acceder a él.