¿Qué es un Plan de Ejecución de un Proyecto?

Un plan de ejecución de un proyecto es un documento de referencia que los equipos de proyecto pueden utilizar a la hora de formular estrategias para ejecutar un proyecto. Generalmente creado durante la fase de planificación, este documento resume todos los detalles esenciales necesarios durante la ejecución, incluido su calendario, cronograma, recursos y medidas de seguimiento. Mediante la planificación de estas actividades, los equipos de proyecto pueden llevar a cabo los proyectos con eficacia y de acuerdo con las normas y requisitos establecidos.

¿Por qué es importante?

Un plan de ejecución de proyecto es, ante todo, un documento de referencia primordial para la fase de ejecución, ya que resume la estrategia del equipo para llevar a cabo el proyecto. De este modo, el equipo está de acuerdo con las tareas, actividades e hitos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Además, al establecer de antemano el calendario, los recursos y otros detalles fundamentales, los equipos de proyecto pueden entregar eficazmente los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos del cliente y los objetivos del proyecto.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que un plan de ejecución de proyecto no es un documento definitivo. En cambio, es lo suficientemente dinámico como para adaptarse a los cambios que se produzcan durante el proyecto.

Qué incluir en un plan de ejecución de un proyecto

Documentar las estrategias de ejecución resulta más eficaz cuando se dispone de una plantilla de plan de ejecución de proyectos lista para usar. Tanto si buscas una plantilla en Internet como si empiezas a crear la tuya propia, estos son los elementos que debe tener tu documento:

• Página del título – En esta sección se facilita información básica sobre el proyecto, como su nombre y ubicación, junto con el nombre de la empresa y del director del proyecto. También puede indicar el número de versión y su fecha de finalización al actualizar el plan.

• Ámbito del proyecto – En esta sección, describa brevemente qué áreas quedan dentro y fuera de los límites del proyecto. Esto ayuda a fijar las expectativas de todos sobre lo que hay que hacer y presentar para el proyecto.

• Objetivos del proyecto – En esta sección se indica lo que el proyecto quiere conseguir en sentido general. Para establecer objetivos claros y bien definidos, los equipos de proyecto pueden estructurarlos utilizando el marco de objetivos SMART.

• Especificaciones técnicas y de calidad: en esta sección se describen los requisitos de calidad y rendimiento del cliente o del proyecto. También puede implicar requisitos técnicos para casos de uso e industrias específicos.

• Asignación de recursos – Esta sección trata de los materiales, personas y otros recursos necesarios para completar el proyecto.

• Plan de comunicación – En esta sección, identifique los canales de comunicación que piensa utilizar y la frecuencia de las actualizaciones durante la fase de ejecución.

• Calendario del proyecto: en esta sección se describen las tareas y actividades clave para completar el proyecto. Suele incluir una descripción de la tarea, su nivel de prioridad, la persona o personas responsables, el calendario y los materiales necesarios.

• Firma – Complete su plan de ejecución del proyecto anotando cualquier cambio o recomendación que se haya hecho durante la ejecución del proyecto y estampando la firma del director del proyecto.

Ejemplo de plan de ejecución de un proyecto

Como se ve en la imagen siguiente, este ejemplo ilustra el aspecto que tiene un plan de ejecución de un proyecto cuando se completa utilizando una aplicación digital.

Modelo de informe del plan de ejecución del proyecto | Mitti (by SafetyCulture)