¿Qué es una evaluación de necesidades?

Una evaluación de necesidades es el proceso sistemático de identificación y evaluación de las necesidades y carencias de la organización. Se lleva a cabo en diversos entornos, como comunidades, escuelas, hospitales, estados y organizaciones empresariales. La evaluación proporciona a la organización una visión de los puntos en los que puede haber carencias y le ayuda a reorientar sus recursos para avanzar hacia los objetivos con mayor eficacia.

Evaluación de necesidades vs. Análisis de necesidades

Los términos evaluación de necesidades y análisis de necesidades suelen utilizarse indistintamente. Aunque aparentemente son lo mismo, en realidad son dos cosas distintas.

Como se ha mencionado, la evaluación de necesidades identifica las necesidades y carencias que existen actualmente en la organización. Una vez descubiertas las carencias y las necesidades, se recurre al análisis de necesidades o al análisis de carencias para determinar el «quién», el «qué», el «dónde» y el «por qué» de las carencias. Los dos procesos trabajan conjuntamente para llevar a la organización de un punto a otro con el fin de salvar las brechas en la organización.

¿Cuál es el objetivo de una evaluación de las necesidades?

El objetivo de una evaluación de las necesidades es descubrir oportunidades de mejora o áreas en las que la organización tiene graves carencias. Al determinar las lagunas entre lo que la organización tiene y lo que necesita, los líderes pueden asignar mayores recursos a esas áreas y empezar a planificar cómo pueden llenar esas lagunas con la ayuda de su equipo.

¿Cuáles son los tipos de evaluaciones de las necesidades?

Hay tres tipos de evaluaciones y cada uno de ellos se centra en la organización específica que realiza la evaluación de necesidades:

• Una evaluación de las necesidades empresariales plantea preguntas sobre lo que la organización o el departamento necesita para alcanzar un objetivo o completar un proyecto.

• Las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan principalmente la evaluación de las necesidades de la comunidad para valorar la situación general de las personas con las que trabajan.

• Una evaluación de las necesidades de la escuela valora los conocimientos, el nivel de destreza y el comportamiento de los alumnos para identificar las necesidades del grupo y otros ajustes que puedan mejorar el aprendizaje.

¿Qué es un ejemplo de evaluación de necesidades?

Por ejemplo, una evaluación de esta índole puede incluir factores económicos, sociales y medioambientales (por ejemplo, las principales fuentes de empleo, el papel del gobierno y las infraestructuras disponibles), así como activos y estrategias de subsistencia (por ejemplo, activos financieros, físicos y humanos).

Mientras que el ejemplo anterior se refiere a una evaluación de las necesidades de la comunidad, una evaluación de las necesidades de la empresa incluiría la frecuencia y la calidad de la retroalimentación, la comunicación de las expectativas y la tecnología y las herramientas proporcionadas a la mano de obra.

¿Cómo se realiza?

La evaluación de necesidades es una poderosa herramienta que puede ayudar a los gestores de proyectos a tomar decisiones, asignar recursos y, en última instancia, alcanzar los objetivos empresariales. A continuación se detallan los pasos que pueden seguir los gestores de proyectos para llevar a cabo con éxito una evaluación de necesidades:

Comprender los requisitos y definir los objetivos.

Los directores de proyecto y los miembros de su equipo deben entender claramente el objetivo general del proyecto y los requisitos para llevarlo a cabo. Como gestor de proyectos, ayude a aportar claridad al equipo mediante las siguientes preguntas:

• • ¿Cómo es el éxito de este proyecto?

  • ¿De qué hitos o resultados individuales se trata?

  • ¿Cómo será el flujo general del proyecto desde su inicio hasta su finalización?

  • ¿Cuál es nuestra lista de deseos para el proyecto?

Determinar los recursos existentes.

Dados los requisitos y objetivos del proyecto, determine los recursos disponibles en su organización que puede utilizar para el proyecto.

Identificar las necesidades y las carencias.

Al determinar los recursos disponibles, también podrá identificar las lagunas que deben abordarse para avanzar hacia la finalización. Esto se hace mediante la recopilación y el análisis de datos. Hay varios métodos que pueden utilizarse para ayudar a detectar las lagunas.

Desarrollar un plan de acción.

Al finalizar la evaluación, revise los datos que ha recopilado y compárelos con los objetivos que ha fijado para el proyecto. De este modo, se hace hincapié en los pasos que debe dar el equipo para alcanzar los objetivos del proyecto. Su plan de acción debe describir los enfoques y estrategias clave y debe asignar un jefe de equipo y un plazo para cada uno de ellos.

3 Métodos básicos de recogida de datos

A la hora de identificar las necesidades y las lagunas, hay varias formas de llevar a cabo la recogida de datos para la evaluación de las necesidades. A continuación se exponen 3 métodos básicos de recogida de datos que pueden utilizarse en la realización de evaluaciones de las necesidades:

Encuestas

Las encuestas son herramientas útiles para recopilar datos para la evaluación. Puede realizarse en formato escrito o electrónico. Es un método rentable que le permite reunir datos para la evaluación de sus necesidades cuando sus objetivos lo requieran:

• un método rentable para recoger las respuestas de un gran conjunto de individuos;

• un método para recoger las respuestas a un número bastante grande de preguntas;

• datos fáciles de resumir e informar; y

• un método que permite cierto grado de anonimato a los encuestados para recoger una respuesta más sincera;

Entrevistas

Las entrevistas se realizan recogiendo datos a través de una o varias conversaciones entre dos o más personas. Las entrevistas pueden realizarse cara a cara o a través de la tecnología (videoconferencia, teléfono u online). Las entrevistas sirven para identificar a las personas que pueden aportar información en profundidad sobre las necesidades y carencias del proyecto y recoger sus ideas sobre cómo abordarlo. Aunque este método requiere mucho trabajo y tiempo, no es costoso y puede reunir una variedad de perspectivas, además de ofrecer a los entrevistadores una mayor claridad en las respuestas de los entrevistados.

Grupos de discusión

Los grupos focales son discusiones de grupo realizadas en persona con un número limitado de interesados para obtener información sobre las opiniones y experiencias sobre un mismo tema. Los grupos de discusión pueden ser muy valiosos para planificar una evaluación de necesidades, ya que se pueden reunir varias perspectivas y conocer las actitudes y creencias. Sin embargo, este método puede hacer que los miembros se contagien de las ideas y declaraciones de los demás y que sólo obtengan información de los miembros más abiertos del grupo de discusión.