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SIPOC es una herramienta utilizada por los gerentes de procesos comerciales para ilustrar el proceso de un extremo a otro de las funciones y operaciones comerciales específicas. Los diagramas SIPOC se pueden usar para brindar a los nuevos miembros del equipo un resumen general de los procedimientos operativos estándar (POE), para refrescar o actualizar el conocimiento del proceso del personal, o para servir como referencia durante las sesiones de lluvia de ideas al formular nuevos procesos o mejorar los existentes.
Los gerentes de procesos utilizan una plantilla SIPOC al crear un plan o diagrama SIPOC. Contiene 5 secciones para cada aspecto: proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. La plantilla SIPOC ayuda a los gerentes de procesos a redactar fácilmente planes SIPOC para delinear procesos comerciales internos o externos.
Los diagramas SIPOC son herramientas comerciales versátiles que pueden utilizarse en prácticamente cualquier tipo de operación. Con el fin de proporcionar una descripción general simple pero suficiente de un proceso comercial, SIPOC divide los elementos de un POE en cinco categorías:
El primer elemento en el diagrama SIPOC, proveedor, se refiere a una entidad interna o externa que inicia el trabajo a través de solicitudes, actuando efectivamente como un proveedor de entrada que debe resolverse como, por ejemplo, órdenes de trabajo. En el contexto de un restaurante, el proveedor puede ser el cliente que proporciona al personal los pedidos para procesar.
La entrada se refiere a las solicitudes u órdenes de trabajo proporcionadas por el proveedor. En el contexto de las operaciones de un restaurante, un ejemplo de una entrada externa sería el pedido de comida de un cliente. Y el jefe de cocina que solicita ayuda para cocinar del segundo chef se consideraría una entrada interna.
El proceso se refiere a los procedimientos estándar utilizados por la fuerza laboral para cumplir con la solicitud proporcionada por el proveedor. En el contexto de un restaurante, el proceso puede referirse al chef que prepara y cocina un plato en respuesta al pedido (entrada) del cliente (proveedor).
La salida es el resultado final después de que la entrada del proveedor se somete al proceso estándar. En el caso de un restaurante, un ejemplo de salida puede ser un plato completo que está listo para ser servido al cliente.
El cliente es la persona o entidad que recibe y se beneficia del producto o salida. En el contexto de un restaurante, los clientes actúan como proveedores de la entrada cuando realizan sus pedidos y como clientes cuando reciben y consumen el plato que pidieron.
Un diagrama SIPOC, cuando se hace correctamente, puede ayudar a las empresas de cualquier naturaleza a estandarizar los procesos tanto externos como internos. Esto ayuda a los trabajadores a ser más eficientes al excluir todos los pasos innecesarios y centrarse solo en aquello esencial. Aquí hay algunos consejos para crear su propio diagrama SIPOC:
Aunque el proceso es la tercera columna de la plantilla SIPOC, es importante identificar estas operaciones primero, ya que definen la función y el propósito central de su negocio. Al definir claramente su proceso de negocio, podrá determinar qué necesita el proceso para ser funcional, p. ej., proveedores y entradas, lo que produce un proceso exitoso, p. ej., salida, y a quién beneficia el producto, p. ej. clientes.
Completar una plantilla SIPOC es un esfuerzo multifuncional. Es mejor incluir a todos los involucrados en el proceso, o al menos a un representante de cada departamento, durante las sesiones de lluvia de ideas de SIPOC. Hacer esto ahorra tiempo ya que limitar la planificación de SIPOC al personal de alto rango puede limitar la visión, lo que eventualmente necesitará revisiones una vez que los trabajadores identifiquen fallos, repeticiones e ineficiencias en el plan SIPOC propuesto.
Los diagramas SIPOC están destinados a proporcionar una visión general de un proceso empresarial de un extremo a otro, no a servir como un manual exhaustivo. Agregar demasiadas entradas por columna o incluir demasiados detalles frustra el propósito, ya que los trabajadores pueden perderse en los detalles y especificaciones en lugar de centrarse en una vista holística.
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