¿Qué es un formato de reporte de incidencias?

Una lista de comprobación para la investigación de incidentes es un formulario o lista normalizada que sirve de guía para investigar, identificar, documentar y analizar un incidente. Este tipo de lista de comprobación puede ayudarle a garantizar que se recopila toda la información relevante para un incidente y que no se pasa por alto ningún detalle crítico durante la investigación.

Importancia y beneficios del reporte de incidencias

En un entorno laboral, disponer de una lista de comprobación para la investigación de incidentes en su organización es un aspecto importante de la gestión de incidentes y seguridad en el trabajo. Investigando a fondo los incidentes, las organizaciones pueden determinar las causas subyacentes y adoptar medidas correctivas para evitar que se produzcan incidentes similares en el futuro. Una lista de comprobación para la investigación de incidentes bien elaborada proporciona un enfoque estructurado para investigar los incidentes y analizar los factores que han contribuido al suceso. También puede ayudar a identificar y corregir los peligros que contribuyen a los accidentes y cuasi accidentes.

Además, una lista de comprobación para la investigación de incidentes también puede ayudar a las organizaciones a cumplir las normas de seguridad locales e internacionales. Algunas organizaciones de seguridad exigen la presencia de una lista de comprobación específica para notificar los incidentes, no sólo para la gestión de los mismos, sino también a efectos de registro. Algunas de las organizaciones de seguridad más conocidas que exigen listas de comprobación para la investigación de incidentes son la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo de EE.UU. (OSHA), la Centro Canadiense de Salud y Seguridad en el Trabajo (CCOHS) y Safe Work Australia (SWA).

Además, una lista de comprobación para la investigación de incidentes también puede ayudar a los responsables y gestores de seguridad en lo siguiente

• Asegurarse de que se toman todas las medidas necesarias durante el proceso de investigación.

• Promover la coherencia en el proceso de investigación.

• Ayudar a identificar problemas y tendencias subyacentes.

• Identificar áreas de mejora en las políticas, procedimientos y programas de formación sobre seguridad en el lugar de trabajo.

Tipos de formato de reporte de incidencias

Las listas de comprobación para la investigación de incidentes pueden tener muchos formatos, en función de sus necesidades. Pueden dividirse en dos tipos: listas de control básicas y avanzadas.

El tipo de lista de comprobación para la investigación de incidentes más fácil de utilizar es una lista básica y sencilla. Como su nombre indica, esta lista de comprobación sólo contiene los elementos clave de una lista de comprobación de investigación de incidentes, como los detalles del incidente, las declaraciones de los testigos, la secuencia de los hechos, los factores contribuyentes y las medidas correctivas que deben tomarse o que ya se han tomado.

En comparación con una lista de control básica, una lista de control avanzada para la investigación de incidentes requiere más detalles. Tiene secciones y preguntas adicionales para guiar el proceso de investigación, como secciones para registrar pruebas, entrevistas y fotografías.

Ambos tipos pueden presentarse de distintas formas, como en hojas de registro, cuadernos y libros. Sin embargo, el mejor tipo de lista de comprobación para la investigación de incidentes es la que se utilizaría digitalmente, concretamente a la que se puede acceder en cualquier momento y lugar. Estas listas de control ofrecen la ventaja añadida de la recogida y el análisis de datos en tiempo real. Las listas de comprobación digitales también permiten automatizar la introducción de datos y la generación de informes, lo que resulta esencial a la hora de notificar incidentes en curso o enviarlos a grandes distancias.

¿Qué debe incluir un formato de reporte de incidencias?

Una lista de comprobación eficaz para la investigación de incidentes debe incluir los siguientes elementos clave:

• Detalles del incidente: La lista de comprobación debe incluir una sección para registrar los detalles del incidente, como la fecha, la hora, el lugar y lo que ocurría antes, durante y después. Si es posible, intente también obtener declaraciones de heridos y testigos para mayor claridad.

• Factores contribuyentes: Asegúrate de incluir también una sección para identificar los factores contribuyentes que condujeron al incidente, como el equipo, el entorno, los sistemas de trabajo y otros factores humanos.

• Medidas correctivas: La lista de comprobación debe incluir una sección para registrar las medidas correctivas que se han tomado o deben tomarse para evitar que se produzcan incidentes similares en el futuro.

• Datos de los periodistas: Termine su lista de comprobación de investigación de incidentes con los datos de quien esté a cargo de informar, sea responsable de la zona o esté implicado en el propio incidente. Esto permitirá a otros miembros de la dirección saber exactamente a quién llamar para obtener más detalles, compensaciones y apoyo más adelante, si es necesario.

Cómo utilizar un formato de reporte de incidencias

Según la OSHA l a investigación de incidentes en el lugar de trabajo consta de tres elementos principales. Estos son:

1. Preparación: Aquí es donde se imparte formación sobre prevención y mitigación de incidentes a directivos, trabajadores y profesionales de la seguridad. Parte de este proceso consiste en determinar qué documentos se necesitarán al notificar y documentar un incidente, por lo que aquí es también donde creará y ultimará su lista de comprobación para la investigación de incidentes con la ayuda de quienes le rodean.

2. Investigación in situ: Aquí es donde está utilizando plenamente su lista de control. Usted o sus trabajadores investigarán directamente el incidente en cuestión y tendrán que documentarlo. Si se desplaza con frecuencia y trabaja en zonas de alto riesgo, disponer de un lista de control digital sería lo mejor, ya que puede asegurarse de que sus archivos se almacenarán en la nube y estarán disponibles para un fácil acceso en cualquier momento y lugar. Una lista de control digital también puede permitirle capturar pruebas, como fotos, para ayudar mejor en la documentación.

3. Elaboración de un informe: Ahora que ha rellenado la lista de comprobación de la investigación de incidentes, es el momento de guardarla para su registro junto con otros informes que pueda necesitar para la documentación y la creación de informes de incidentes. Es esencial que guardes tu lista de comprobación en algún lugar seguro, preferiblemente en la nube, para poder consultarla siempre que la necesites, especialmente para futuras recomendaciones.

Errores comunes que hay que evitar

Al crear y utilizar su lista de comprobación para la investigación de incidentes, es posible que cometa algunos errores. Algunos de los más comunes que hay que evitar son:

• No asignar responsabilidades: Si no se asignan claramente las directrices para utilizar la lista de comprobación y las responsabilidades asociadas a ella, puede ser fácil que se pasen por alto o se dupliquen los pasos de la investigación de incidentes. Es imprescindible orientar adecuadamente a sus trabajadores sobre la importancia de las listas de comprobación para la investigación de incidentes y sobre cómo utilizarlas.

• Exceso de confianza en la lista de control: Aunque la lista de comprobación para la investigación de incidentes es una herramienta valiosa para mantener la seguridad en el lugar de trabajo, también es importante utilizar el juicio profesional y la experiencia para tomar decisiones. No se fíe simplemente de la lista de control.

• No documentarlo todo: No documentar toda la información recopilada, las decisiones tomadas y las medidas adoptadas puede dificultar la identificación de problemas y tendencias subyacentes. Además, si no revisa su lista de comprobación después de la investigación del incidente, puede resultar difícil identificar áreas de mejora y actualizar sus registros según sea necesario.

• No utilizar una plantilla: Para ahorrar tiempo y trabajar con mayor eficacia, considere la posibilidad de utilizar o crear una plantilla para su lista de comprobación de la investigación de incidentes. Con una plantilla, podrá realizar investigaciones de incidentes más rápidamente, ya que todo estará listo desde el principio.