Aprenda más sobre las investigaciones en el lugar de trabajo: qué son, por qué son importantes y cómo llevar a cabo una con éxito en su lugar de trabajo.
Una investigación en el lugar de trabajo es un proceso objetivo, independiente y sistemático para descubrir los hechos sobre un determinado incidente ocurrido en el trabajo. Implica debatir cuidadosamente una queja o reclamación por una mala conducta específica, una violación de la política o un comportamiento poco ético para llegar a una decisión final y determinar el curso de acción apropiado. El éxito de este proceso radica en una estricta confidencialidad, una amplia documentación y una óptica imparcial durante el periodo de investigación.
Una investigación en el lugar de trabajo implica a las siguientes partes:
Denunciante: la persona que ha presentado la queja o reclamación
Demandado: la persona acusada de la infracción o la fechoría
Testigo: la persona que tiene conocimiento de los hechos, ya sea por observación o por experiencia personal
Investigador: persona u organismo encargado de determinar los hechos del caso; normalmente se trata de un profesional de Recursos Humanos (RH), un equipo jurídico, un jefe de unidad o de departamento, o un investigador independiente.
Las empresas realizan investigaciones en el lugar de trabajo por diversos motivos. En esencia, su objetivo es determinar lo que realmente ocurrió en un incidente concreto mediante un intenso proceso de investigación. Para que esto funcione, los investigadores (normalmente de recursos humanos) reúnen información de todas las partes a través de entrevistas, documentos y otras fuentes y las cotejan para su posterior sondeo y análisis.
A través de las investigaciones en el lugar de trabajo, las empresas pueden alcanzar los siguientes objetivos:
Detectar infracciones y comportamientos incorrectos en la organización
Determinar las raíces de la mala conducta
Garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas vigentes
Revelar áreas de mejora en las operaciones de la empresa
Proteger la organización y su reputación de reclamaciones injustas
Mejorar las políticas y prácticas actuales para conseguir un entorno de trabajo más saludable
Las investigaciones en el lugar de trabajo suelen tener lugar por delitos e infracciones graves que pueden afectar a las operaciones, el cumplimiento legal y la reputación de una organización. La siguiente lista muestra los tipos de problemas más comunes que justifican una investigación formal:
Infracciones de la política de la empresa: infracciones repetidas y/o graves
Cuestiones de seguridad y peligro: lesiones y muertes en el lugar de trabajo
Discriminación: basada en la edad, el sexo, el color, la orientación sexual, la nacionalidad, la discapacidad, la religión, las creencias personales, etc.
Acoso: insultos, acoso, agresión física, intimidación, amenazas de violencia, etc.
Violencia en el lugar de trabajo – intención delictiva, cliente, trabajador contra trabajador, interpersonal
Delitos penales: robo, malversación de fondos, blanqueo de dinero, extorsión, prácticas fraudulentas, etc.
Cuando un empresario recibe una queja escrita o verbal de un empleado, estos son los pasos que debe dar:
El primer paso en el proceso de investigación es verificar el informe presentado por el denunciante. El empresario examina la presentación y toma nota del objetivo, el alcance, las acciones y el calendario, junto con las pruebas aportadas. Esto les permite juzgar con precisión si la situación requiere una intervención formal.
Antes de iniciar una investigación formal, es mejor determinar si es necesaria en primer lugar. Por ejemplo, el empresario puede buscar medios informales para resolver el problema sin necesidad de escalar a una intervención a gran escala.
Para decidir si merece la pena llevar a cabo una investigación, hay que ver si el asunto incumple las leyes laborales y penales, como las siguientes:
Discriminación laboral
Prácticas laborales justas
Beneficios para los empleados
Delitos de empresa y de cuello blanco
Tras establecer la necesidad de una investigación formal, deben comenzar a sentar las bases lo antes posible.
Un proceso de investigación sin problemas comienza con un plan adecuado. Establece unas expectativas claras sobre el caso y garantiza que la investigación sea justa y equitativa. Un plan de investigación sólido debe abordar las siguientes cuestiones:
¿Qué hay que investigar?
¿Quién dirigirá el proceso de investigación?
¿Quiénes son los testigos del caso?
¿Qué fuentes de pruebas hay que tener en cuenta en el proceso?
¿Cuánto tiempo durará la investigación?
¿Qué directrices y políticas de la empresa deben seguirse?
¿Cómo presentará el investigador los resultados?
¿A quién se comunicarán los resultados?
¿Debe el investigador ofrecer recomendaciones sobre los resultados?
Una vez terminados los preparativos, es el momento de proceder al proceso de investigación. Normalmente, comienza explicando al demandado la denuncia presentada contra él. En este paso, el investigador debe informarles sobre los siguientes asuntos:
El motivo de la investigación
La persona encargada de llevar a cabo el proceso
El procedimiento del proceso de investigación
Sus derechos, incluido el de tener testigos por su parte
La extensión y duración de la investigación
Los próximos pasos en los días siguientes (por ejemplo, reunión)
El investigador debe insistir siempre en que todo será estrictamente confidencial para asegurar la cooperación del encuestado.
Para llegar a una conclusión justa y objetiva, es importante reunir información de todas las partes implicadas. Empiece por revisar el plan de investigación y sus detalles sobre los tipos de pruebas necesarios para el caso.
Durante la recopilación de datos, el investigador puede examinar dos cosas: las pruebas tangibles y los testimonios de los testigos presenciales.
Para establecer un caso sólido, un investigador debe, en primer lugar, obtener fuentes tangibles (tanto físicas como digitales) como prueba de que el asunto ocurrió. Algunos ejemplos comunes de este tipo de pruebas son los siguientes:
Papeleo
Correspondencia por correo electrónico
Registros digitales
Recibos
Registros de asistencia
Registros telefónicos
Grabaciones de CCTV
Los relatos de los testigos también son una excelente forma de obtener información, ya que pueden descubrir cosas que son fundamentales para el caso. Al fin y al cabo, es posible que algunos registros no puedan captar completamente lo que el testigo ha observado sobre el tema.
Tras identificar a los posibles testigos, los investigadores pueden obtener sus declaraciones de forma escrita y verbal. Sea cual sea el método que elijan, asegúrese siempre de que la información que proporcionen será estrictamente confidencial y no se utilizará en su contra de ninguna manera o forma.
A continuación, proceda a explicar de qué trata el caso y qué información se necesita de ellos. Las siguientes preguntas orientativas pueden ayudar a los investigadores a orientar mejor la conversación:
¿Cuándo y dónde se produjo el problema?
¿Qué cosas viste, oíste o supiste sobre el tema?
¿Cuál fue su razón para estar presente en esa situación?
Una vez que la información es suficiente, el investigador puede ahora revisar los materiales que se le presentan. Interrogarán los testimonios de las partes implicadas (denunciante, denunciado y testigos), encontrarán un vínculo o patrón común entre sus declaraciones e identificarán y descartarán las incoherencias. En última instancia, este riguroso proceso les permite formar una narración precisa y estructurada de lo que realmente ocurrió en el incidente.
En este paso, es fundamental dejar de lado cualquier prejuicio y centrarse en los hechos para llegar a una conclusión objetiva y creíble.
Por último, una vez que el investigador termine de examinar las pruebas, informará de los resultados a las personas o partes especificadas en el plan de investigación. En este paso, redactarán y entregarán un informe de investigación escrito, un documento que resume los detalles del caso.
Además, si es necesario, el investigador también puede ofrecer recomendaciones sobre el curso de acción adecuado en función de sus conclusiones. Puede ser cualquiera de los siguientes tipos de acción:
No hay más medidas
Acción formal: cambios de política, medidas correctivas o investigación adicional
Acción informal: mediación, asesoramiento, formación o advertencia para una acción disciplinaria si se vuelve a cometer
Una investigación fructífera en el lugar de trabajo es posible con las prácticas y los procedimientos adecuados. He aquí cuatro cosas que hay que tener en cuenta al realizar una investigación en el lugar de trabajo.
Las investigaciones en el lugar de trabajo pueden implicar información personal y datos sensibles que pueden poner en peligro a una persona si se revelan erróneamente. Además, este incumplimiento puede poner en peligro la integridad del proceso, violar las leyes de privacidad y poner en riesgo el nombre y la reputación de la persona.
Por esta razón, es fundamental mantener la confidencialidad de todos los asuntos relacionados con la investigación hasta que se llegue a un veredicto final. Asegúrese de explicar la importancia de la confidencialidad a todos los miembros del personal, independientemente de su participación en el caso.
Un investigador sirve de intermediario entre las partes en conflicto. Para mantener su credibilidad e integridad, deben dar un trato justo a todas las personas implicadas en la investigación. Implica tratar con dignidad y respeto tanto al denunciante como al denunciado:
Dar un aviso razonable de la alegación o queja
Apertura de oportunidades para reunir pruebas y presentar su caso
Permitir el tiempo suficiente para que cada parte sea escuchada y comprendida
Los seres humanos, incluidos los investigadores, están obligados a tener prejuicios y nociones preconcebidas en la cabeza. Sin embargo, estas inclinaciones personales pueden nublar el juicio de un investigador, disminuyendo su credibilidad y forjando la desconfianza en una organización.
Por esta razón, un investigador debe dejar de lado sus opiniones personales y ponerse una lente imparcial durante el proceso de investigación. Antes de llegar a una conclusión, deben reunir suficientes datos basados en fuentes fiables.
Por último, los investigadores deben respetar siempre las políticas de la empresa y las directrices legales al llevar a cabo las investigaciones en el lugar de trabajo. Por ejemplo, a la hora de recopilar pruebas, es importante alinear su enfoque con las leyes de privacidad y protección de datos de su jurisdicción.
Al fin y al cabo, estas leyes y protocolos existen para proteger la integridad de la investigación y llevarla a cabo de manera justa, objetiva y oportuna.
Las investigaciones en el lugar de trabajo siguen un procedimiento sistemático y riguroso para establecer los hechos de un incidente o conflicto. Y, como ya se ha dicho, la documentación y la confidencialidad son cruciales para su éxito. Afortunadamente, plataformas digitales como Mitti (by SafetyCulture) tiene las herramientas que necesita para realizar una investigación sin problemas en el trabajo.
Como plataforma de operaciones líder, iAuditor simplifica su trabajo al digitalizar los procesos manuales, como la recopilación de datos y la documentación. De este modo, podrá centrarse en la evaluación de las pruebas obtenidas y en determinar el curso de acción correcto. Con iAuditor, puede:
Registre las declaraciones de los testigos y las pruebas físicas en detalle, con fotos y vídeos anotados, utilizando prediseñadas plantillas.
Automáticamente generar informes de investigación en el lugar de trabajo en formato web, PDF y Word.
Almacenar un número ilimitado de documentos de investigación y salvaguardar la información confidencial en el repositorio seguro basado en la nube.
Acceda a las notas de investigación en cualquier momento y lugar en su dispositivo preferido.
Construya flujos de trabajo y modificar los controles de acceso para un proceso de investigación más ágil.
También puede utilizar las siguientes listas de comprobación para casos específicos que requieran una investigación:
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Mitti Content Team
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