Lista de comprobación de las adquisiciones

¿Qué es la contratación pública?

La adquisición es el proceso de contratación estratégica de bienes y servicios para una organización. El objetivo de la contratación no es sólo completar una compra, sino también garantizar que los bienes o servicios se entreguen a tiempo, con la calidad esperada y se obtengan al mejor precio posible.

¿Qué es una lista de verificación de plan de adquisiciones?

Una lista de comprobación de plan de adquisiciones es una herramienta utilizada por los responsables de adquisiciones para ayudar a garantizar que se cumplen todos los requisitos y pasos de la adquisición para evitar retrasos o el rechazo de la compra de suministros o servicios.

5 pasos principales de la contratación pública

Los procesos de adquisición pueden variar en función de las preferencias y necesidades de la organización, pero por lo general incluyen estos 5 pasos.

1. Identificación de necesidades – Una organización tiene necesidades específicas antes de poder funcionar. Una vez identificadas estas necesidades, el órgano de autorización revisa y aprueba el método de aprovisionamiento y el presupuesto propuesto.

2. Preparación de documentos – La contratación implica la obtención de suministros, incluyendo los documentos que hay que preparar, como la solicitud de propuesta, el presupuesto, el anuncio de licitación, etc.

3. Aprovisionamiento – Dependiendo de la organización, el aprovisionamiento suele implicar una licitación como método para obtener suministros o servicios a precios competitivos. La organización también puede optar por abastecerse de su lista de proveedores o, en el caso de la contratación pública, preguntar a otras unidades gubernamentales por sus proveedores de confianza.

4. Adjudicación del contrato – Una vez establecido el proveedor, se adjudica un contrato con las condiciones acordadas.

5. Conservación de registros – Es vital mantener todos los documentos que intervienen en la contratación para preparar una posible auditoría interna del proceso de contratación, así como de los bienes y servicios adquiridos. Un registro adecuado también puede ayudar a facilitar la consulta en el futuro.

3 Consideraciones en el proceso de contratación

Independientemente del procedimiento de compra que siga una organización, hay tres consideraciones principales en todo el sector:

– Organismo autorizante

Es necesario identificar al personal o los departamentos de autorización responsables de las compras, los contratos, la auditoría interna, la garantía de calidad, etc., para promover un proceso de adquisición más fluido. El uso de una lista de comprobación de adquisiciones puede ayudar a reforzar la familiaridad con los organismos de autorización y evitar el rechazo o cualquier retraso en la adquisición.

– Proveedor

Una vez identificados los posibles proveedores, se les envía una solicitud de propuesta y se les invita a participar en una licitación. Se fomenta la licitación competitiva para conseguir las mejores ofertas. Los proveedores también pueden ser auditados para fomentar la coherencia de la calidad y el cumplimiento de la normativa.

– Cumplimiento y coherencia

Las mercancías recibidas del proveedor deben ser auditadas para garantizar que la cantidad y la calidad se ajustan a las especificaciones acordadas. También hay que tener en cuenta la entrega puntual de bienes y servicios.