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La plantilla recursos humanos es un documento informativo utilizado por los profesionales y las organizaciones de recursos humanos para llevar a cabo sus funciones. Es una lista documentada de actividades y evidencia que ayuda a los empleados y organizaciones a respaldar los requisitos reglamentarios, los planes de emergencia, las reclamaciones de seguros y las calificaciones y promociones de los empleados.
El procedimiento de recursos humanos contiene documentos esenciales que necesita una empresa, independientemente de la industria. Contiene información importante, como expedientes académicos de empleados, informes de incidentes, presupuesto y eventos organizados. Mantener y asegurar estos registros ayuda a la organización a:
analizar los problemas existentes en el lugar de trabajo;
evaluar si las políticas están reguladas, estandarizadas y actualizadas;
capturar información sobre cómo se gestionan los recursos;
preparar las necesidades de formación de los empleados; y
reforzar las salvaguardias contra la divulgación de registros confidenciales por parte de los empleados.
Este artículo tratará brevemente lo siguiente:
Tipos de informe de recursos humanos
Cómo funciona la retención de registros de recursos humanos
Tecnología utilizada para optimizar la gestión del procedimiento de recursos humanos
Listas de control de recursos humanos gratuitas, personalizables y listas para usar
Los registros de recursos humanos incluyen datos de actas de reuniones, pedidos, implementación de programas y presentaciones de los empleados. Los siguientes son tipos esenciales de informe recursos humanos que una organización debe recopilar:
Los documentos de los empleados son una compilación de información personal, rendimiento y estado de cada empleado. Se clasifican en cuatro subcategorías:
Documentos previos al empleo Los empleados deben presentar documentos de datos personales como historial médico y laboral, números de contacto de emergencia y contratos de trabajo, incluidos beneficios y ofertas salariales.
Registros de incorporación Al unirse a la organización, todos los empleados deben asistir a los cursos de incorporación e iniciación de empleados para evitar tendencias de negligencia a las normas de salud y seguridad. La confirmación de asistencia debe reflejarse en los registros de los empleados.
Registros de rendimiento pasados y actuales Todos los empleados son medidos y evaluados según su rendimiento. Es una evaluación documentada de contribuciones, logros y posibles acciones disciplinarias. Mantener un registro ayudaría a la gerencia a tomar la decisión de evaluar o despedir a los empleados.
Registros de baja Los empleados que dejan de trabajar deben completar un formulario de autorización de la organización. Debe mantenerse como parte de los registros de los empleados para garantizar una separación perfecta. Esto garantizaría una comunicación clara para evitar exponer a las organizaciones a riesgos legales, de seguridad y de reputación.
Todas las actividades de la empresa deben estar documentadas, incluido el tipo de evento, objetivo, plan y presupuesto. Esto establecería la transparencia con los propietarios de negocios y serviría como evidencia sobre dónde se asignó y se utilizó el presupuesto anual.
Todos los incidentes, incluidos los accidentes o casi accidentes, deben registrarse para cumplir con los requisitos reglamentarios (como los formularios OSHA 300 en los Estados Unidos). Estos registros pueden ayudar a la organización a analizar las necesidades de mejora de la seguridad y pueden respaldar reclamaciones de seguros personales o comerciales.
Es una recopilación de los comentarios de los participantes sobre los programas de capacitación, los facilitadores y las instalaciones de capacitación. Este registro ayudaría a identificar la brecha en habilidades de los empleados y las necesidades de capacitación. Además, ayuda a evaluar y mejorar la experiencia general de los programas de formación.
Todas las compras deben estar debidamente documentadas, incluido el equipo, la operación diaria, la mejora de las instalaciones y más. La organización utilizará estos registros como evidencia del cumplimiento comercial de los requisitos reglamentarios. Además, ayuda a identificar si los activos son suficientes para las metas de la empresa.
El departamento de recursos humanos retiene y destruye los registros de los empleados de acuerdo con las leyes federales y estatales que rigen la retención de registros, como las regulaciones de la EEOC, la ADEA y los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA.
Los reglamentos de la EEOC establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de empleo durante un año a partir de la fecha de terminación o separación.
Los requisitos de registro de la ADEA establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de nómina, incluidos los planes de beneficios, durante tres años. Además, cualquier mérito escrito y registro de rendimiento debe mantenerse al menos un año después del despido del empleado.
Los requisitos de registro de la FLSA aplicables a la EPA establecen que los empleadores deben mantener registros de nómina durante al menos tres años, mientras que otros registros, como tasas salariales, evaluaciones de puestos, antigüedad, y sistemas de méritos, deben conservarse durante al menos dos años.
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