¿Qué es un formulario de solicitud de cambio?

Un formulario de solicitud de cambio, también conocido como formulario de orden de cambio, es una propuesta formal que suelen utilizar los contratistas y las partes interesadas para realizar modificaciones en el alcance del proyecto. Si no se emiten formularios de solicitud de cambio en cuanto se detectan problemas en el proyecto en curso, pueden producirse posibles reventones legales y de costes.

Mejores prácticas en la emisión de formularios de solicitud de cambio

Puede ser necesario modificar el alcance del trabajo original en caso de condiciones inesperadas del sitio, alcance del proyecto mal definido o errores de dibujo/plano. En estos casos, los formularios de órdenes de cambio pueden ayudar a cuantificar los costes potenciales y garantizar que las partes implicadas estén de acuerdo. Esta es la secuencia ideal a seguir en la emisión, aprobación y documentación de un formulario de orden de cambio:

Paso 1: Comunicarse con el propietario

Notificar al propietario y determinar si está considerando hacer ajustes más allá del alcance original del trabajo previsto en el contrato.

Paso 2: Crear un formulario de orden de cambio

Al redactar el formulario de solicitud de cambio, describa detalladamente el trabajo previsto. Esto implica proporcionar nuevos documentos de diseño, dibujos y/o especificaciones para ilustrar claramente los cambios. Los costes estimados de la mano de obra, los materiales y el equipo deben indicarse junto con el nuevo calendario del proyecto.

Paso 3: Presentar el formulario de orden de cambio y el presupuesto al propietario

Presente el formulario de orden de cambio y los documentos justificativos necesarios (es decir, el contrato original, los planos revisados, los informes diarios de construcción, etc.) junto con el presupuesto preparado por el contratista. Durante este paso, lo más probable es que se negocie el presupuesto. Una vez que todas las partes implicadas en el proyecto estén de acuerdo con el posible trabajo a realizar, todos firmarán y procederán a realizarlo. En caso contrario, se reescribirá la orden de cambio.

Paso 4: Inicio de las obras

Una vez aprobada la orden de cambio emitida, los trabajos planificados deben llevarse a cabo de acuerdo con el calendario revisado del proyecto.

Paso 5: Hacer un control de calidad

Después de realizar las modificaciones en el proyecto, los contratistas deben llevar a cabo una inspección para asegurarse de que las condiciones establecidas en el formulario de orden de cambio emitido se han cumplido satisfactoriamente. Documente la inspección tomando fotos para reducir las posibilidades de responsabilidad ante los problemas encontrados tras la finalización del trabajo.