Seguridad en la oficina

¿Qué es la seguridad en oficinas?

La seguridad en oficinas, también conocida como seguridad en el lugar de trabajo, es la práctica de garantizar un entorno de trabajo seguro para los empleados y los visitantes. Es el deber y la responsabilidad moral de toda empresa promover el bienestar y prevenir la probabilidad de accidentes en el lugar de trabajo que puedan provocar daños materiales, lesiones o la pérdida de vidas.

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«Alrededor de 76.000 trabajadores de todo el país sufren lesiones incapacitantes cada año». – Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU.

En un mundo perfecto, todos los trabajadores de oficina deberían volver a casa con buena salud. Los empresarios deben comprometerse a mantener unos protocolos adecuados de seguridad y salud en la oficina para garantizar el bienestar a largo plazo de sus empleados y de la empresa. El incumplimiento de las directrices de seguridad en la oficina expone a los empleados a un mayor riesgo de sufrir lesiones y enfermedades a largo plazo, factores que no sólo pueden amenazar su sustento, sino también su forma de vida en los años venideros.

Entonces, ¿ La Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) establece que la seguridad en las oficinas es una obligación y exige a los empresarios que proporcionen un entorno de oficina libre de riesgos. La dirección debe asegurarse de que los empleados reciban formación sobre los numerosos riesgos de las oficinas, de los que muchos trabajadores pueden no ser conscientes, como el ruido, la mala ergonomía, los cables eléctricos dañados, los extintores inoperativos y la falta de planes de emergencia. Decenas de miles de trabajadores de oficina sufren ya lesiones o problemas de salud relacionados con el trabajo, que podrían haberse evitado fácilmente si hubieran recibido la formación y el entrenamiento adecuados.

¿Cuáles son los beneficios de la seguridad en la oficina?

Una oficina segura y saludable beneficia tanto a la empresa como al trabajador, ya que contribuye a garantizar lo siguiente

• Mejora la productividad y la calidad del producto/servicio Las empresas que dedican recursos a la seguridad y la salud de sus empleados pueden ayudar a reducir el absentismo y la rotación de personal, que pueden tener un grave impacto en la productividad y los beneficios. Por otra parte, la calidad de los productos y servicios también mejora cuando los empleados gozan de buena salud, porque están motivados para hacer mejor su trabajo.

• Protege la reputación de la empresa En los tiempos que corren, cualquiera puede publicar una crítica de la empresa en Glassdoor o Indeed. Independientemente de si esta reseña se basa en hechos o simplemente es una afirmación falsa, puede destruir instantáneamente la reputación de una empresa y alejar a candidatos de calidad. Para evitarlo, las empresas deben invertir realmente en la salud y la seguridad de sus empleados. A largo plazo, esto ayudará a los empleados a desarrollar una perspectiva positiva sobre la empresa y sus iniciativas. Este boca a boca positivo no sólo atraerá a candidatos cualificados, sino que también mejorará la retención de los empleados al saber que su empresa es un buen lugar para trabajar.

• Ahorro de dinero tanto para el empleado como para el empresario Un trabajador lesionado puede suponer fácilmente cientos de horas de trabajo perdidas y rápidamente suma miles de millones en gastos de la empresa y costes de seguro. Y lo que es más importante, se pierde una parte fundamental de la vida de ese trabajador lesionado al verse obligado a adoptar un nuevo estilo de vida. Con una política de seguridad y salud en la oficina bien aplicada, las empresas pueden ayudar a prevenir las lesiones de los empleados y los accidentes mortales que causan un enorme impacto financiero no sólo para la empresa, sino también para los empleados implicados y sus familias.

• Promueve una cultura de mejora La seguridad y la salud en la oficina no se limitan a los incidentes de seguridad y sus costes asociados; un entorno de trabajo consciente de la seguridad es también una vía para promover una cultura de mejora. Al igual que una oficina que practica los principios Kaizen, las que tienen una cultura de seguridad en el lugar de trabajo saludable tienen empleados que buscan activamente oportunidades para hacer su oficina más segura cada día, lo que puede mejorar notablemente su sensación de bienestar como parte de la empresa.

Ahora que conoce las ventajas de aplicar iniciativas de seguridad y salud en la oficina, también es importante que los directivos comprendan su base legal y estén familiarizados con los órganos de gobierno y la normativa que garantiza la aplicación de las políticas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

¿Qué organismos reguladores regulan la seguridad y la salud en las oficinas?

«Los empleadores tienen la responsabilidad de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que esté libre de peligros graves reconocidos». – OSHA 1970

Se institucionalizaron los organismos reguladores internacionales y nacionales para garantizar la elaboración y correcta aplicación de las políticas y la legislación sobre seguridad y salud en las oficinas. En conjunto, estos organismos reguladores ayudan a supervisar las organizaciones y el modo en que respetan los requisitos laborales legales en la práctica y en los principios.

Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Para la supervisión de las normas laborales internacionales, es la Organización Internacional del Trabajo (OIT) la encargada de reunir a gobiernos, empresarios y trabajadores de sus 187 Estados miembros « para establecer normas laborales, desarrollar políticas y concebir programas que promuevan el trabajo decente para todas las mujeres y hombres «. Como organismo especializado de las Naciones Unidas, su misión es promover la justicia social y los derechos humanos y laborales reconocidos internacionalmente.

Aunque existen prácticas de seguridad y salud en la oficina reconocidas internacionalmente, la legislación y la normativa pueden variar a nivel nacional, ya que cada país tiene su propio enfoque en cuanto a su aplicación.

Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) | EEUU

Cuando el presidente Richard Nixon promulgó la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHAct) de 1970, se creó la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) como organismo autorizado para hacer cumplir las normas de protección de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo y regular a los empresarios privados en los 50 estados, el Distrito de Columbia y otros territorios.

Health and Safety Executive (HSE) | Reino Unido

En el Reino Unido, el Health and Safety Executive (HSE) actúa como regulador nacional de la seguridad y la salud en el trabajo. Hacen cumplir la legislación local en materia de salud y seguridad, como la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo (HSWA) de 1974 y el Reglamento de Notificación de Lesiones, Enfermedades y Accidentes Peligrosos (RIDDOR) de 1995.

Commonwealth, Estados y Territorios | Australia

Safe Work Australia, una agencia estatutaria creada en 2009, dirige el desarrollo de las políticas nacionales de salud, seguridad y compensación en toda Australia. Sin embargo, en comparación con Estados Unidos y el Reino Unido, la aplicación de las políticas no es responsabilidad de Safe Work Australia, sino que es administrada por la Commonwealth, los estados y los territorios. Las leyes, reglamentos y códigos de prácticas específicos sobre salud y seguridad en el trabajo (WHS) por estado y territorio australiano pueden encontrarse aquí.

Seguridad en la oficina: Una guía práctica de 7 pasos

Aunque las lesiones en la oficina pueden no ser tan graves como las que se producen en las plantas de fabricación o en las obras de construcción, siguen teniendo el mismo impacto tanto para el empleado como para el empresario. Sin embargo, la dirección de la oficina debe darse cuenta de que la seguridad y la salud en la oficina no consiste en hacer cumplir las políticas, sino en crear una cultura de seguridad eficaz y sostenible en la oficina. A continuación se presentan 7 formas de garantizar el desarrollo de una cultura de seguridad en la oficina que sea sostenible a largo plazo.

1. Desarrollar una estrategia basada en la cultura y no en la política.

   Los lugares de trabajo de oficina que realmente quieren resolver la causa de las condiciones inseguras deben darse cuenta de que, más que las «cosas que hay que hacer» y las señales de seguridad, es la cultura que construyen la que ayudará a mejorar la seguridad de la oficina en general. Los líderes deben desarrollar una estrategia que ayude a los empleados a comprender el verdadero valor de la seguridad y la salud en la oficina en sus vidas y los motive a ir más allá del cumplimiento.

   Cuando el personal de la oficina busca e informa de los peligros, da su opinión a los compañeros sobre los comportamientos seguros y de riesgo, se ofrece como voluntario para los comités de seguridad y hace sugerencias de mejora, son signos de una estrategia eficaz impulsada por la cultura.

2. Identificar (o crear) campeones de seguridad en la oficina.

   Los defensores de la seguridad en el lugar de trabajo son el corazón y el alma de una sólida cultura de seguridad en la oficina. Son empleados apasionados que están dispuestos a tomar iniciativas y a guiar a sus compañeros de equipo con el ejemplo.

   Identificar o desarrollar campeones puede ayudar a los equipos de gestión a difundir el conocimiento y el entusiasmo en la planta. A través de ellos, los demás empleados participarán mejor en los debates sobre seguridad y salud en la oficina, ya que tienen personas con las que pueden hablar fácilmente y a las que pueden tratar como modelos.

3. Utilizar todos los medios de comunicación para comunicar claramente los objetivos.

   Utilice todos los medios posibles, como correos electrónicos, reuniones y tablones de anuncios, para comunicar constantemente los objetivos de seguridad y salud de la oficina. La alta dirección debe ser visible y participar en las comunicaciones (por ejemplo, encabezando cada comunicación con un mensaje, comentario o declaración de seguridad dirigido a toda la organización).

4. Proporcionar la formación necesaria a los empleados.

   Las formaciones son vías eficaces para educar a los empleados en habilidades básicas de seguridad, como la identificación adecuada de peligros, la evaluación de riesgos y la notificación de incidentes. También es un medio para obtener información genuina de los empleados y utilizarla para seguir mejorando el enfoque de la formación.

5. Utilice el refuerzo positivo para recompensar a las personas.

   Utilizar el refuerzo positivo para fomentar los comportamientos deseados para la seguridad y la salud en la oficina. Recompensar a los empleados que exhiben conocimientos y muestran iniciativa fomentará la repetición y se convertirán en modelos a largo plazo, animando a otros a hacer lo mismo.

   Celebre las victorias, pequeñas o grandes, basadas en la mejora de los datos y las auditorías de seguridad de la oficina; comunique los resultados y reconozca a los responsables. Esta estrategia garantiza que los incidentes en la oficina se reduzcan por las razones correctas y anima a los empleados a ir más allá del simple cumplimiento de las normas.

6. Anime a los empleados a hablar siempre.

   Los directivos y supervisores deben animar a los empleados a ofrecer ideas, ya sean novedosas o tradicionales, para mejorar la seguridad y la salud en la oficina. Las empresas no deben conformarse con políticas de hace décadas que pueden no ser tan relevantes hoy como antes. Si las políticas de seguridad son ineficaces, los empleados se limitarán a trabajar en torno a ellas y aumentarán el riesgo sin darse cuenta.

7. Garantizar la sucesión oportuna de los campeones de seguridad.

   La salida de líderes experimentados y campeones de la seguridad es inevitable. Para gestionar esta pérdida, es importante planificar cuidadosamente la sucesión, ya que esto ayudará a llenar el vacío de habilidades y conocimientos entre los empleados experimentados y los más jóvenes.

   Los responsables de las oficinas desempeñan un papel fundamental a la hora de sentar las bases de una cultura sostenible de seguridad y salud en las oficinas. La dirección debe asegurarse de que se celebren periódicamente debates adecuados sobre el trabajo para que la cultura evolucione con las ideas útiles de los empleados. Con un esfuerzo desde la base, las oficinas pueden desarrollar una cultura de salud y seguridad que perdure.

Cómo identificar los riesgos de la oficina

Las evaluaciones de riesgos en la oficina son una forma eficaz de gestionar los riesgos para la seguridad y la salud en un entorno de oficina. Este proceso comienza con la identificación de los peligros, es decir, la identificación de los objetos, situaciones o actividades que pueden causar daños a los empleados.

Para identificar los peligros, los trabajadores pueden emplear varios métodos, como los recorridos de seguridad exhaustivos, la inspección de los datos históricos y el análisis de la seguridad en el trabajo, pero para identificarlos correctamente, es importante conocer los tipos de peligros que pueden encontrarse en el lugar de trabajo.

En esta prueba, intente examinar el entorno de la oficina y detectar los diez peligros que pueden poner en riesgo la seguridad y la salud de un trabajador

Si tiene problemas con la prueba que aparece a continuación, haga clic en el botón de descarga de la parte superior derecha y realice la prueba sin conexión.

Después de la prueba, se dará cuenta de que, aunque hay peligros obvios, hay algunos de los que quizá no se haya dado cuenta inmediatamente o que puede desconocer por completo; entre ellos, la forma en que un trabajador se sienta en una silla, los cables eléctricos desorganizados o las cajas que bloquean la salida de incendios.

«Lo que el ojo no ve y la mente no conoce, no existe». – D.H. Lawrence

En seguridad, Para realizar correctamente la evaluación de riesgos en la oficina, es importante que los empleados comprendan los fundamentos de la identificación de peligros en el lugar de trabajo. La falta de formación en la identificación adecuada de los peligros en el lugar de trabajo puede significar la diferencia entre un empleado seguro y sano y uno lesionado.

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Cuando los trabajadores se comprometen con la seguridad, el entorno laboral en general desarrolla una cultura de seguridad más fuerte y resistente. A continuación hemos reunido 10 normas generales de seguridad en la oficina, para ayudar a los lugares de trabajo a cumplir con la seguridad:

1. Realización de revisiones en la oficina: organice un equipo o asigne un personal para que realice revisiones periódicas en la oficina y observe los protocolos de seguridad. Preste mucha atención a los distintos entornos del espacio de trabajo y observe las circunstancias de trabajo de los empleados para identificar posibles riesgos o peligros (por ejemplo, choques y obstáculos, mala iluminación y toxinas ambientales).

2. Mantenga las áreas de trabajo limpias y ordenadas – Los empleados deben mantener las áreas de trabajo despejadas para evitar resbalones, tropiezos y caídas. Limpiar y desinfectar sobre la marcha también es beneficioso para mantener el lugar de trabajo libre de gérmenes y virus dañinos.

3. Promover la higiene de los empleados – La higiene de los empleados se ha convertido en una preocupación muy real de seguridad en la oficina. Para evitar la propagación de virus nocivos entre los empleados, es fundamental disponer de controles como el uso de mascarillas, la aplicación de desinfectantes para las manos y la observancia de técnicas adecuadas de lavado de manos.

4. Vestirse adecuadamente – Dependiendo de la naturaleza del trabajo, los empleados deben considerar cuidadosamente la ropa más adecuada para minimizar las lesiones y accidentes laborales más comunes. Esto puede incluir evitar el uso de joyas o corbatas colgantes y el uso de zapatos cerrados. Cuando y donde sea necesario, se debe usar equipo de protección personal (EPP).

5. Observar los procedimientos adecuados de manipulación – Deben inculcarse a los empleados técnicas adecuadas de elevación y flexión para evitar lesiones físicas. Si un empleado no está seguro de cómo hacerlo, es mejor que pida ayuda a un supervisor o al responsable de seguridad de la empresa.

6. Evite utilizar herramientas o maquinarias para las que no está capacitado – Aunque algunas herramientas puedan parecer intuitivas y fáciles de usar, siempre es mejor evitar utilizarlas sin la formación adecuada. Esto es para garantizar no sólo la seguridad de un individuo, sino también la de las personas que lo rodean.

7. Cierre completamente las puertas y los cajones de los armarios – Evite dejar las puertas y los cajones de los armarios y escritorios abiertos. Pueden ser causa de colisiones y tropiezos. Anime a los empleados a cerrarlos después de cada uso.

8. Familiarice a los trabajadores con los procedimientos de emergencia: realice simulacros y cursos de formación para orientar a los empleados sobre qué hacer cuando se produzca una crisis de emergencia.

9. Tomar los descansos adecuadamente – Los empleados bien descansados son capaces de mantener la concentración y la conciencia de su entorno y la seguridad, lo cual es valioso para mantener la seguridad en el entorno de trabajo.

10. Informar siempre de las condiciones inseguras – Tener un sistema para informar de las condiciones inseguras. Permita que sus empleados hablen cuando algo no funciona bien en el lugar de trabajo y amenaza su seguridad. Una lista de control digital es una gran herramienta para garantizar la aplicación de las normas y medidas de seguridad. También puede ayudar a realizar recorridos por las instalaciones, inspecciones y evaluaciones de riesgos, o incluso a notificar incidentes.

Con esto, vamos a profundizar en los principales tipos de riesgos para la seguridad y la salud en la oficina y a aprender cómo controlarlos específicamente.

Peligros físicos de la oficina

Los riesgos físicos son factores que no hay que tocar y que pueden amenazar la seguridad y la salud de un trabajador de oficina. Los riesgos físicos más comunes en la oficina son la temperatura, la calidad del aire, la ventilación, el ruido y los resbalones, tropiezos y caídas. A continuación se exponen los riesgos asociados a cada peligro físico y las formas de gestionarlos:

1. Temperatura

   Las temperaturas que hacen que los empleados se sientan incómodos pueden dar lugar a una baja productividad y moral. De hecho, una encuesta realizada en 2018 en el Reino Unido mostró que el 26,1% de los trabajadores encuestados dijo que «se había puesto enfermo» porque su oficina se sentía demasiado fría. Los empresarios y directivos tienen la responsabilidad de gestionar este riesgo para la salud en la oficina y garantizar que los empleados trabajen lo más cómodamente posible.

   Cómo gestionar los riesgos de temperatura en la oficina:

   • Consultar a los empleados sobre cuál es la temperatura adecuada para sus áreas de trabajo

   • Recuerde a los empleados que deben llevar ropa adecuada para ir a la oficina, especialmente durante la temporada de verano e invierno.

   • Comprueba siempre si el sistema de aire acondicionado funciona correctamente y regúlalo en consecuencia.

   • Controla la luz solar directa con persianas y rejillas.

   • Consulte las directrices sobre el control de la temperatura en el lugar de trabajo de su país. Consulte los ejemplos de reglamentos del Reino Unido, Australia y Estados Unidos.

   • Optimizar el gradiente térmico según la disposición de la oficina.

2. Calidad del aire interior y ventilación

   En Estados Unidos, el 90% de las personas pasan la mayor parte de su tiempo en el interior y muchas de ellas en un entorno de oficina. La Agencia de Protección del Medio Ambiente de los Estados Unidos (EPA) también informó de que los ambientes interiores, como una oficina, tienen a veces niveles más altos de contaminantes que el exterior. Esto hace que sea más importante para los empresarios dar mayor importancia a la calidad del aire interior y a la ventilación, ya que unas condiciones deficientes pueden provocar fatiga, asma laboral, alergias y otros trastornos respiratorios. Algunas de las condiciones que pueden provocar el deterioro de la calidad del aire son el hacinamiento en las oficinas, los flujos de aire restringidos, la mala limpieza y la ventilación inadecuada.

   Cómo gestionar los riesgos de la calidad del aire en la oficina:

   • Auditorías de la calidad del aire interior para evaluar el cumplimiento de los umbrales de contaminación atmosférica aceptados.

   • Garantizar el mantenimiento, la limpieza y la filtración adecuados del sistema de ventilación, calefacción y aire acondicionado.

   • Programe la limpieza de la oficina con regularidad.

   • Cumplir con las políticas de fumar de la oficina y del edificio.

   • Si hay una cocina en la oficina, recuerde a los empleados que deben almacenar los alimentos de forma adecuada y tirarlos antes de que se estropeen.

3. Ruido

   El Centro de Control y Prevención de Enfermedades (CDC) de EE.UU. estima que más de 20 millones de trabajadores están expuestos a ruidos potencialmente perjudiciales en el trabajo cada año. El ruido, a niveles altos o bajos, puede afectar a la seguridad y la salud en la oficina, ya que aumenta los niveles de estrés, interfiere en la concentración y provoca pérdida de audición.

   Cómo gestionar los riesgos del ruido en la oficina:

   • Si es posible, aplique controles de ingeniería durante la fase de diseño e intente elegir elementos que reduzcan el ruido al nivel mínimo aceptable.

   • Respete los límites de nivel sonoro aceptables indicados en las respectivas leyes de salud y seguridad laboral de su país (consulte las leyes del Reino Unido, Australia y Estados Unidos).

   • Identificar las fuentes, trayectorias y niveles de sonido. Una vez identificados, priorice el control de los niveles sonoros más excesivos.

   • Coloque una barrera entre la fuente de ruido y el empleado (por ejemplo, paredes acústicas o cortinas).

   • Realizar el mantenimiento periódico de las máquinas y equipos. Considere la posibilidad de añadir silenciadores de ruido, aislantes de vibración o silenciadores de conductos.

4. Resbalones, tropiezos y caídas

   Antes de seguir avanzando, es importante diferenciar entre estos tres peligros algo similares. Los resbalones se producen cuando el pie de una persona pierde tracción con la superficie del suelo; los tropezones se producen cuando una persona se engancha inesperadamente el pie con un objeto o una superficie; y las caídas pueden ser consecuencia de un resbalón o un tropezón, pero muchas se producen durante caídas desde poca altura o en un agujero, zanja o masa de agua.

   En Australia, los resbalones, tropiezos y caídas supusieron 386 muertes en lugares de trabajo australianos entre 2003 y 2015 SafeWork Australia. En Estados Unidos, en cambio, sólo en 2014 murieron 798 trabajadores por caídas National Safety Council.

   Cómo gestionar los riesgos de resbalones y caídas en la oficina:

   • Elimine los peligros en la fase de diseño, como la eliminación de los suelos irregulares y la instalación de tomas de corriente adicionales para evitar el paso de los cables.

   • Mantenga los pasillos y los corredores libres de residuos, desorden y obstáculos.

   • Considere la posibilidad de instalar alfombras antideslizantes o de sustituir los paneles del suelo desgastados.

   • Aplique buenas prácticas de limpieza, como la limpieza inmediata de los derrames.

   • Proporcionar señales de advertencia en caso de derrames para evitar cualquier incidente.

   • Arregle inmediatamente las fugas de los equipos o las tuberías.

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Riesgos biológicos en la oficina

Los riesgos biológicos, o biopeligros, son sustancias orgánicas que pueden suponer una amenaza para la salud de los empleados. Los riesgos biológicos pueden incluir la exposición a:

• moho/hongos

• esporas

• microorganismos patógenos

• desechos humanos

• sangre u otros fluidos/tejidos corporales

• medicamentos/sustancias citotóxicas

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