Le vrai problème : la productivité et les performances de l’équipe diminuent en raison de l’inefficacité des flux de travail et des processus.
De nombreux facteurs peuvent contribuer au stress au travail, comme une charge de travail importante, des changements d’organisation et de tâches, un manque d’autonomie, etc. Selon la Society for Human Resource Management, une gestion médiocre et inefficace est le principal problème qui affecte la productivité au travail. Cela peut signifier que les flux de travail, les processus et les tâches sont structurés, gérés et mis en œuvre de manière inefficace sur le lieu de travail.
La solution : utiliser des listes de contrôle en ligne pour améliorer les flux de travail et les processus dans différents secteurs.
Dans une récente étude sur les processus de soins de santé, la mise en œuvre de listes de contrôle en ligne dans leurs flux de travail quotidiens les aide à remplacer les systèmes basés sur le papier par un flux de travail numérique qui permet d’améliorer les soins de santé. Cela inclut la rationalisation des processus de rapport et de suivi, voire l’analyse des tendances et des problèmes. Sur la base d’une étude de cas menée pour une usine de fabrication en 2016, l’utilisation d’une seule liste de contrôle en ligne leur a permis d’économiser 125 000 dollars par an. Les facteurs qui ont contribué à ce résultat sont l’augmentation de la conformité de 80 % en deux mois, la réduction des temps de chargement et d’attente de 25 % et 43 % respectivement, et la réduction des commandes en souffrance de 44 % dans les opérations. L’étude a également montré que l’utilisation de listes de contrôle en ligne a permis aux responsables d’usine et de production d’identifier des tendances et des problèmes dont ils n’auraient jamais pensé l’existence. En outre, cette plateforme les a grandement aidés à résoudre les problèmes.
Dans le secteur de la construction, l’utilisation de listes de contrôle en ligne permet d’accélérer les processus et de réduire les coûts en automatisant les méthodes de traçage des pertes et des inexactitudes. Il permet une communication plus efficace sur les dossiers et la répartition des tâches. Plus encore, elle est devenue un élément essentiel pour assurer la réussite d’un projet.
Pour les détaillants, l’utilisation d’une plateforme numérique aide principalement le personnel à l’ouverture et à la fermeture du magasin, à l’entretien ménager, à la vérification des stocks et des produits, et au suivi. À un niveau plus élevé, la technologie aide une entreprise de vente au détail à améliorer sa visibilité des opérations quotidiennes du magasin, à réduire le temps de production des rapports et à éviter la duplication du travail qui affecte la productivité des employés.
Il ne s’agit là que de quelques études sur l’efficacité de l’utilisation de listes de contrôle en ligne dans divers secteurs. Les entreprises cherchent à s’améliorer en permanence, tout comme ces listes de contrôle en ligne. Des entreprises telles que les hôtels, la logistique, les services de nettoyage, la réparation et l’entretien, ainsi que les services sur le terrain, l’intègrent désormais dans leurs processus, ce qui rend leur activité plus systématique et plus organisée.
Application de checklists : créateur de liste de contrôle en ligne
Qu’est-ce qu’une application de checklists ?
Fondamentalement, une application de liste de contrôle est un logiciel que vous pouvez utiliser pour convertir vos formulaires papier en listes de contrôle en ligne. Ce qui en fait le créateur de listes de contrôle en ligne. À mesure que la technologie progresse, les applications de liste de contrôle deviennent interactives et structurées, de sorte qu’elles ne fonctionnent pas seulement comme une application de liste de tâches, mais comme un outil puissant que les entreprises peuvent utiliser pour gérer les tâches plus efficacement et accroître la productivité au sein d’une organisation. Au-delà de la rationalisation des flux de travail et des processus, une application de liste de contrôle peut maintenant être utilisée pour obtenir des informations sur l’amélioration de la qualité, de la sûreté et de la sécurité d’une organisation par le biais d’inspections régulières du lieu de travail et de rapports. Voici quelques questions d’analyse des besoins qui peuvent vous aider à déterminer l’intérêt d’utiliser des applications de listes de contrôle :
Vous oubliez souvent des choses ?
Avez-vous l’impression de mal gérer votre temps ?
Terminez-vous la journée avec toujours autant de choses dans votre assiette ?
Vous avez besoin d’un endroit unique où placer et voir facilement toutes vos tâches ?
Avez-vous du mal à établir des priorités ?
Vous avez des travaux de routine à effectuer ?
Voulez-vous voir où vous en êtes actuellement avec vos objectifs ?
Voulez-vous avoir un aperçu de certains problèmes auxquels vous êtes confrontés et de ce qui est performant ou non ?
Quelle application de checklists dois-je choisir ?
Il existe deux types d’applications de liste de contrôle que les gens peuvent utiliser pour faciliter leur travail : l’application de liste de tâches simple et directe et l’application de liste de contrôle plus avancée et structurée. Le choix entre ces deux types dépend fortement du type de travail et du résultat que vous souhaitez obtenir au final. Si vous voulez vous précipiter à l’épicerie sans utiliser de papier pour lister les articles que vous voulez acheter, une application de liste de tâches peut être la meilleure option pour cela. Un autre bon exemple d’utilisation d’une application de liste de tâches est l’organisation de vos tâches par le biais d’un tableau de bord en ligne où vous pouvez suivre les tâches accomplies. Le fait d’avoir une liste de contrôle dans votre téléphone portable rendrait les choses beaucoup plus faciles et plus efficaces.
En revanche, si vous souhaitez utiliser des listes de contrôle pour effectuer des inspections, des contrôles de qualité et un suivi des performances, vous devez utiliser des applications et des logiciels de listes de contrôle plus avancés. Ces applications de liste de contrôle peuvent être utilisées dans vos opérations depuis le moment où vos employés commencent à travailler jusqu’au moment où ils doivent envoyer des rapports et l’état d’avancement du travail effectué et terminer leur travail. Ces outils peuvent également être utilisés pour documenter les problèmes, les risques et même les dangers qui peuvent nuire aux employés sur leur lieu de travail, puis les signaler immédiatement à la direction pour qu’elle trouve des solutions. De même, si vous souhaitez analyser les tendances sur votre lieu de travail à l’aide de visuels et de tableaux de bord perspicaces pour mieux comprendre la situation de votre entreprise, ces applications de liste de contrôle vous sont vivement recommandées.
Qu’est-ce qui fait une bonne application de liste de vérification ?
Gérer efficacement les tâches – Le principal objectif de l’utilisation d’une application de liste de contrôle est d’organiser les tâches régulières de l’utilisateur et de les gérer facilement. Cela inclut la possibilité de programmer des tâches en fonction de leur priorité et d’attribuer des actions ou des rappels aux équipes ou aux personnes clés concernées. Il doit également être en mesure d’effectuer un suivi du temps pour mesurer plus efficacement la productivité.
Facile à utiliser – Les outils conviviaux ont de fortes chances d’être choisis plutôt que les outils très complexes. Ils doivent être flexibles et faciles à comprendre et à naviguer. N’oubliez pas que les utilisateurs se tournent vers les solutions numériques parce qu’ils veulent, à terme, échapper aux tracas et au stress que leur cause le processus existant. Il doit également permettre de capturer facilement les informations afin que les utilisateurs puissent consacrer plus de temps à leur travail au lieu de passer leur temps à configurer la manière de saisir ces informations.
Fournit une bonne visualisation des tâches – Comme les utilisateurs veulent organiser leurs tâches et éviter de se perdre dans la mer d’informations, le fait de toujours avoir une vue d’ensemble les aide à voir s’ils sont en train de gagner ou de perdre. Fournir de bons visuels et des tableaux de bord peut également les aider à identifier les risques, les questions et les problèmes sur lesquels ils peuvent agir immédiatement.
Améliore la communication entre les équipes – une application de liste de contrôle ne sert pas seulement à améliorer le flux de travail, mais doit également être utilisée pour communiquer et rapporter les informations pertinentes aux autres équipes. Cela aide les personnes au sein de l’organisation à s’aligner sur les objectifs et les résultats souhaités d’un projet.
Stocké en toute sécurité et entièrement accessible – Outre l’accès à vos listes de contrôle sur un appareil mobile, un ordinateur de bureau ou une tablette, toutes les données et informations que vous mettez dans ces applications doivent être stockées et sécurisées dans un nuage sûr. Cela réduit considérablement le risque de perdre vos données et vos efforts et, surtout, de conserver les informations pertinentes à des fins de documentation et de rapport.
