Découvrez le Kaizen blitz, ses avantages, ses éléments et ses différences avec la méthode kaizen. Découvrez les étapes de la mise en œuvre de la méthodologie kaizen blitz.
Le blitz kaizen, également connu sous le nom d’événement kaizen, est un effort modeste mais complet et réalisable pour identifier les domaines à améliorer dans un processus d’entreprise et mettre en œuvre rapidement et efficacement les solutions reconnues. En tant qu’approche d’amélioration des processus à court terme, elle implique moins de personnes, est exécutée en quelques jours, se concentre sur un domaine spécifique et vise à montrer des résultats visibles dans un court laps de temps.
Le blitz Kaizen suit le concept du cycle d’amélioration DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler) qui améliore les processus d’entreprise en utilisant des techniques basées sur les données. Leur principale différence réside toutefois dans le fait que si le cycle DMAIC peut s’étendre sur des mois, le kaizen blitz – le terme « blitz » suggérant quelque chose de rapide et d’intense – se caractérise par sa courte durée et sa mise en œuvre rapide.
Les entreprises utilisent la méthode kaizen blitz pour l’amélioration continue des processus et l’amélioration des performances des équipes. Choisir d’appliquer cette méthode parmi de nombreux autres outils permet non seulement d’obtenir des améliorations significatives, visibles et mesurables, mais offre également les avantages et bénéfices clés suivants :
utilise des outils et des processus simples
encourage la collaboration
encourage un haut niveau d’engagement
met en évidence la prise de décision rapide
met en œuvre des solutions réalisables
donne des résultats immédiats
fonde le succès sur les données et l’analyse
Kaizen est un terme japonais qui signifie « changement pour le mieux », « amélioration continue », ou tout simplement « amélioration ». Il s’agit d’une philosophie d’entreprise largement utilisée qui vise à améliorer les opérations et les processus internes. Blitz, quant à lui, est un terme provenant du mot allemand « blitzkrieg » qui signifie une « attaque soudaine et concertée » ou une « force écrasante intensive ».
Dans la perspective de l’entreprise, le kaizen éclair peut donc être défini comme un effort intensif soudain pour démanteler un processus, analyser ses faiblesses et le reconstruire pour en faire quelque chose de meilleur. Mais quelle est sa principale différence avec la méthode kaizen ?
Les entreprises mettent progressivement en œuvre le kaizen à plus grande échelle, il implique plusieurs autres principes, et il faut souvent un certain temps avant que l’initiative n’atteigne un résultat significatif. Le blitz kaizen, quant à lui, est un « événement » rapide qui applique le concept du kaizen pour résoudre un problème spécifique tout en visant une solution tangible dans un court laps de temps.
Le blitz kaizen est divisé en trois grandes étapes et chaque étape implique de multiples autres étapes et activités qui contribuent à une conclusion réussie du projet. Pour en savoir plus sur les étapes du kaizen blitz, lisez ce qui suit :
Les étapes du Kaizen Blitz | Mitti (by SafetyCulture)
Cette étape est également appelée préparation du prékaizen et dure normalement de 14 à 45 jours. La préparation est le moment où les questions et les problèmes qui nécessitent une attention immédiate sont énoncés et identifiés. En plus de cela, il comprend également les étapes suivantes :
Identifier un ou plusieurs sponsors de la direction générale
Définir l’étendue du problème/processus à traiter
Définissez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents, Limités dans le Temps) et identifiez les limites.
Sélectionnez le chef d’équipe et les membres de l’équipe et organisez une réunion.
Collecter les données et les informations disponibles relatives au problème
Comme son nom l’indique, cette étape est le véritable blitz kaizen, au cours duquel les membres de l’équipe et les parties prenantes concernées se réunissent pour se concentrer sur certains processus opérationnels et les améliorer. Cette étape peut durer de 2 à 10 jours en moyenne et vous oblige à effectuer les activités suivantes :
Former les membres sur le processus du blitz
Examiner la situation actuelle
Identifier les questions clés (par rapport aux objectifs)
Collecter et analyser les données (s’engager avec les clients et les parties prenantes)
Élaborer des solutions réalisables et à fort impact
Valider et mettre en œuvre les solutions
Rédiger un résumé de l’analyse
Préparer un plan de mise en œuvre continue
Présenter des recommandations et obtenir l’approbation du/des commanditaire(s) et des autres parties prenantes.
Parfois appelée aussi « suivi », la mise en œuvre est l’étape éclair qui suit l’événement kaizen. Cette étape peut durer de 0 à 60 jours selon la complexité du projet, elle comprend les activités suivantes :
Continuez à mettre en œuvre les solutions pour une amélioration continue
Coordonner les changements de processus aux parties prenantes et à tous les employés
Mesurer le succès et les avantages du projet
Soumettre les réalisations du projet au(x) sponsor(s) ou à la direction générale
La mesure du succès peut varier en fonction du problème identifié et des techniques utilisées, mais un projet de kaizen blitz réussi devrait généralement inclure les éléments suivants :
Le problème à traiter doit être une question que toutes les personnes concernées considèrent comme critique et doit donc être classé par ordre de priorité. De cette façon, il sera plus facile de former une solide équipe de kaizen éclair et d’obtenir l’adhésion de tous au projet.
Assurer une méthode et une analyse fondées sur les données pour permettre à l’équipe de proposer des solutions exploitables. Utilisez une matrice de hiérarchisation pour aider à identifier les idées de l’équipe qui peuvent donner les résultats les plus appropriés et les plus efficaces.
Pour une approche plus axée sur les données, vous pouvez également utiliser des outils de résolution de problèmes tels que l’ analyse des causes profondes, les 5 Pourquoi et les 5W1H ou une approche pratique consistant à appliquer le Gemba Walk.
Comme le blitz est une initiative à court terme, formez une équipe avec des fonctions spécifiques qui peuvent accomplir leurs tâches efficacement. Les objectifs, les limites et les contraintes doivent également être clairs afin que toutes les personnes impliquées sachent comment contribuer au mieux à la réalisation des objectifs communs.
La participation active de la direction ne fait pas que remonter le moral de l’équipe, elle lui donne aussi les moyens d’agir et de prendre des décisions. Une perspective cohérente et directe des décideurs au fur et à mesure de l’avancement de l’événement contribue également à garantir un résultat progressif.
Outre les éléments susmentionnés, les entreprises et les équipes qui pratiquent la méthode kaizen blitz peuvent également utiliser les nouvelles technologies pour garantir une amélioration continue des processus.
Un blitz kaizen ou un événement kaizen implique plusieurs étapes, facteurs et personnes. Elle nécessite un suivi constant pour mesurer l’efficacité des solutions mises en œuvre et noter les améliorations apportées aux processus.
Mitti (by SafetyCulture) est un outil numérique que les chefs d’entreprise peuvent utiliser pour rationaliser tous les processus impliqués dans un blitz kaizen. Cet outil permet de s’assurer que toutes les personnes concernées sont sur la même longueur d’onde et permet aux responsables de tenir les membres du blitz informés des changements. Outre l’utilisation d’outils et de modèles de kaizen, Mitti (by SafetyCulture) vous permet également de faire ce qui suit :
Sauvegardez toutes vos données, documents éclair et autres fichiers utilisés avec la tenue de dossiers en nuage. Accédez-y à tout moment et en tout lieu.
Permettez aux membres de l’équipe et aux autres parties prenantes concernées de modifier, d’ajouter des notes et des recommandations, et de joindre des preuves médiatiques supplémentaires en modifiant les niveaux d’accès en conséquence.
Proposer des solutions et les documenter en créant directement des actions ou en les identifiant comme des problèmes.
Générez des rapports de blitz kaizen en format Web, PDF et autres formats de fichiers qui peuvent être partagés avec votre équipe et les parties prenantes concernées.
Créez des flux de travail transparents, attribuez des tâches éclair aux membres de l’équipe et ajoutez autant d’utilisateurs que nécessaire.
Communiquez efficacement avec votre équipe pendant les étapes de préparation, d’événement kaizen et de mise en œuvre à l’aide de News.
Surveiller l’efficacité, les contraintes et les problèmes par le biais du tableau de bord analytique afin d’assurer une amélioration continue des processus.
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