Comprendre la méthode du Kaizen Blitz

Qu’est-ce que le Kaizen Blitz ?

Le blitz kaizen, également connu sous le nom d’événement kaizen, est un effort modeste mais complet et réalisable pour identifier les domaines à améliorer dans un processus d’entreprise et mettre en œuvre rapidement et efficacement les solutions reconnues. En tant qu’approche d’amélioration des processus à court terme, elle implique moins de personnes, est exécutée en quelques jours, se concentre sur un domaine spécifique et vise à montrer des résultats visibles dans un court laps de temps.

Le blitz Kaizen suit le concept du cycle d’amélioration DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler) qui améliore les processus d’entreprise en utilisant des techniques basées sur les données. Leur principale différence réside toutefois dans le fait que si le cycle DMAIC peut s’étendre sur des mois, le kaizen blitz – le terme « blitz » suggérant quelque chose de rapide et d’intense – se caractérise par sa courte durée et sa mise en œuvre rapide.

Pourquoi l’utiliser ?

Les entreprises utilisent la méthode kaizen blitz pour l’amélioration continue des processus et l’amélioration des performances des équipes. Choisir d’appliquer cette méthode parmi de nombreux autres outils permet non seulement d’obtenir des améliorations significatives, visibles et mesurables, mais offre également les avantages et bénéfices clés suivants :

• utilise des outils et des processus simples

• encourage la collaboration

• encourage un haut niveau d’engagement

• met en évidence la prise de décision rapide

• met en œuvre des solutions réalisables

• donne des résultats immédiats

• fonde le succès sur les données et l’analyse

Différence entre Kaizen et Kaizen Blitz

Kaizen est un terme japonais qui signifie « changement pour le mieux », « amélioration continue », ou tout simplement « amélioration ». Il s’agit d’une philosophie d’entreprise largement utilisée qui vise à améliorer les opérations et les processus internes. Blitz, quant à lui, est un terme provenant du mot allemand « blitzkrieg » qui signifie une « attaque soudaine et concertée » ou une « force écrasante intensive ».

Dans la perspective de l’entreprise, le kaizen éclair peut donc être défini comme un effort intensif soudain pour démanteler un processus, analyser ses faiblesses et le reconstruire pour en faire quelque chose de meilleur. Mais quelle est sa principale différence avec la méthode kaizen ?

Les entreprises mettent progressivement en œuvre le kaizen à plus grande échelle, il implique plusieurs autres principes, et il faut souvent un certain temps avant que l’initiative n’atteigne un résultat significatif. Le blitz kaizen, quant à lui, est un « événement » rapide qui applique le concept du kaizen pour résoudre un problème spécifique tout en visant une solution tangible dans un court laps de temps.

Étapes

Le blitz kaizen est divisé en trois grandes étapes et chaque étape implique de multiples autres étapes et activités qui contribuent à une conclusion réussie du projet. Pour en savoir plus sur les étapes du kaizen blitz, lisez ce qui suit :

Les étapes du Kaizen Blitz | Mitti (by SafetyCulture)

1. Préparation

Cette étape est également appelée préparation du prékaizen et dure normalement de 14 à 45 jours. La préparation est le moment où les questions et les problèmes qui nécessitent une attention immédiate sont énoncés et identifiés. En plus de cela, il comprend également les étapes suivantes :

• Identifier un ou plusieurs sponsors de la direction générale

• Définir l’étendue du problème/processus à traiter

• Définissez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents, Limités dans le Temps) et identifiez les limites.

• Sélectionnez le chef d’équipe et les membres de l’équipe et organisez une réunion.

• Collecter les données et les informations disponibles relatives au problème

2. Événement Kaizen

Comme son nom l’indique, cette étape est le véritable blitz kaizen, au cours duquel les membres de l’équipe et les parties prenantes concernées se réunissent pour se concentrer sur certains processus opérationnels et les améliorer. Cette étape peut durer de 2 à 10 jours en moyenne et vous oblige à effectuer les activités suivantes :

• Former les membres sur le processus du blitz

• Examiner la situation actuelle

• Identifier les questions clés (par rapport aux objectifs)

• Collecter et analyser les données (s’engager avec les clients et les parties prenantes)

• Élaborer des solutions réalisables et à fort impact

• Valider et mettre en œuvre les solutions

• Rédiger un résumé de l’analyse

• Préparer un plan de mise en œuvre continue

• Présenter des recommandations et obtenir l’approbation du/des commanditaire(s) et des autres parties prenantes.

3. Mise en œuvre

Parfois appelée aussi « suivi », la mise en œuvre est l’étape éclair qui suit l’événement kaizen. Cette étape peut durer de 0 à 60 jours selon la complexité du projet, elle comprend les activités suivantes :

• Continuez à mettre en œuvre les solutions pour une amélioration continue

• Coordonner les changements de processus aux parties prenantes et à tous les employés

• Mesurer le succès et les avantages du projet

• Soumettre les réalisations du projet au(x) sponsor(s) ou à la direction générale

Éléments d’une mise en œuvre réussie d’un blitz Kaizen

La mesure du succès peut varier en fonction du problème identifié et des techniques utilisées, mais un projet de kaizen blitz réussi devrait généralement inclure les éléments suivants :

Question cruciale

Le problème à traiter doit être une question que toutes les personnes concernées considèrent comme critique et doit donc être classé par ordre de priorité. De cette façon, il sera plus facile de former une solide équipe de kaizen éclair et d’obtenir l’adhésion de tous au projet.

Approche ciblée

Assurer une méthode et une analyse fondées sur les données pour permettre à l’équipe de proposer des solutions exploitables. Utilisez une matrice de hiérarchisation pour aider à identifier les idées de l’équipe qui peuvent donner les résultats les plus appropriés et les plus efficaces.

Pour une approche plus axée sur les données, vous pouvez également utiliser des outils de résolution de problèmes tels que l’ analyse des causes profondes, les 5 Pourquoi et les 5W1H ou une approche pratique consistant à appliquer le Gemba Walk.

Équipe pluridisciplinaire

Comme le blitz est une initiative à court terme, formez une équipe avec des fonctions spécifiques qui peuvent accomplir leurs tâches efficacement. Les objectifs, les limites et les contraintes doivent également être clairs afin que toutes les personnes impliquées sachent comment contribuer au mieux à la réalisation des objectifs communs.

Participation des décideurs

La participation active de la direction ne fait pas que remonter le moral de l’équipe, elle lui donne aussi les moyens d’agir et de prendre des décisions. Une perspective cohérente et directe des décideurs au fur et à mesure de l’avancement de l’événement contribue également à garantir un résultat progressif.

Outre les éléments susmentionnés, les entreprises et les équipes qui pratiquent la méthode kaizen blitz peuvent également utiliser les nouvelles technologies pour garantir une amélioration continue des processus.