Système de gestion des actifs

Qu’est-ce qu’un système de gestion des actifs ?

Un système de gestion des actifs est un processus utilisé par les entreprises et les organisations pour surveiller et gérer leurs actifs. Il s’agit d’outils, de techniques et, parfois, de logiciels qui contribuent à la réalisation des politiques et des objectifs de gestion des actifs.

La gestion des actifs permet aux entreprises de maximiser leur retour sur investissement et de minimiser les pertes. Les actifs sont des éléments de valeur dont une entreprise ou une organisation bénéficie. Grâce à la gestion des actifs, les parties prenantes sont en mesure de suivre les performances et l’état général de leurs actifs et de s’assurer qu’ils sont utilisés efficacement tout au long de leur vie utile.

Quels sont les objectifs d’un système de gestion des biens ?

Les objectifs d’un système de gestion des actifs varient en fonction de l’industrie ou du type d’activité d’une organisation. Cependant, quel que soit le secteur d’activité, ils peuvent être atteints grâce à une planification minutieuse et stratégique. Voici les objectifs communs atteints grâce à un système de gestion des actifs :

• Identifier et éliminer le gaspillage d’actifs La gestion des actifs permet de minimiser les pertes en identifiant rapidement les actifs gaspillés tout au long de la chaîne d’approvisionnement et en les éliminant. Le « gaspillage d’actifs » désigne les articles dont la valeur et les performances diminuent au fil du temps en raison de leur durée de vie limitée. Un exemple de gaspillage d’actifs peut être du matériel informatique, des machines, des véhicules, ou tout autre actif vital pour les opérations de l’entreprise.

• Améliorer l’utilisation des actifs La gestion des actifs permet aux organisations de déterminer l’état ou la condition des actifs. Ces informations précieuses les aident à prendre des décisions commerciales qui amélioreront l’utilisation et l’affectation des actifs, ce qui, à son tour, prolongera leur durée de vie et accélérera les processus commerciaux.

• Maximiser le retour sur investissement Lorsque les deux objectifs ci-dessus sont atteints, il en résulte un retour sur investissement maximisé. Les entreprises ou les organisations sont en mesure d’économiser les coûts qui sont généralement liés aux réparations et au rachat des actifs.

Les autres objectifs qui peuvent être atteints grâce à la gestion des actifs relèvent des catégories suivantes :

• Objectifs politiques – par exemple, améliorer la réputation de l’organisation dans la communauté.

• Objectifs sociaux – par exemple, protéger les personnes et les biens.

• Objectifs technologiques – par exemple, équiper le personnel d’une technologie appropriée.

• Objectifs environnementaux – par exemple, réduire la consommation d’énergie

Comment élaborer un plan stratégique de gestion des actifs

Un plan stratégique de gestion des actifs décrit les activités spécifiques, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre les objectifs de gestion des actifs de l’entreprise. Vous trouverez ci-dessous les étapes qui vous aideront à élaborer votre propre plan de gestion stratégique des actifs pour votre entreprise :

1. Collecter des informations Au cours de cette étape, tous les actifs appartenant à l’organisation doivent être comptabilisés. Cela nécessite de recueillir des informations telles que le nombre total, l’emplacement, la valeur, la date d’acquisition et le cycle de vie prévu. Il est également important de calculer les coûts du cycle de vie de chaque actif. Ces informations seront utiles pour déterminer quels actifs nécessitent une attention ou quels sont ceux qui doivent être retirés.

2. Fixer des niveaux de service En fixant des niveaux de service, les services fournis par les actifs sont mesurés en fonction de leur sécurité, de leur fiabilité, de leur qualité, de leur disponibilité/accessibilité, de leur réactivité, de leur coût, de leur durabilité et de leurs effets sur l’environnement. Cela permet aux organisations de déterminer la valeur de chaque actif et les activités d’exploitation, de maintenance et de renouvellement qui permettront de le maintenir en bon état.

3. Préciser comment les actifs seront gérés et exploités Comprendre le cycle de vie des actifs est un processus clé pour un plan de gestion des actifs. Cette étape résume les actions prévues qui permettront aux actifs de répondre aux niveaux de service souhaités de manière durable. Les sous-sections suivantes doivent être déterminées dans le plan stratégique de gestion des actifs :

   • Informations générales – fournit des informations sur les actifs telles que l’âge, la taille, la capacité, la performance, l’état actuel et la valeur.

   • Plan de gestion des risques – Identifie les risques qui pourraient affecter la prestation de services, les buts ou objectifs touchés par le risque, le processus d’identification des risques, l’évaluation des risques et les plans d’atténuation des risques.

   • Plan d’exploitation – Fournit des procédures d’exploitation définies pour atteindre les niveaux de service requis.

   • Plan d’entretien des équipements – Décrit les stratégies et les méthodes d’entretien définies, ainsi que les prévisions des coûts d’entretien prévus.

   • Plan d’élimination – Identifie les activités associées à l’élimination des actifs déclassés. Il comprend également des prévisions de flux de trésorerie de revenus/dépenses provenant de la cession d’actifs.

4. Établir une stratégie financière Cette étape résume tous les besoins financiers des activités mentionnées dans les étapes précédentes. Une stratégie financière doit inclure les dépenses d’investissement et de fonctionnement budgétées, historiques et futures, et déterminer les sources de financement.

5. Créer un plan d’amélioration

   Un plan d’amélioration doit prévoir des initiatives d’amélioration, des responsabilités, des ressources et des calendriers. Le fait de disposer d’un plan d’amélioration peut aider l’organisation à surveiller et à contrôler les activités de gestion des actifs afin de s’assurer que les bonnes pratiques de gestion des actifs sont appliquées et que le processus global reste sur la bonne voie.

Qu’est-ce que la gestion de l’inventaire des biens ?

La gestion de l’inventaire des actifs est un élément clé d’un système de gestion des actifs. Elle se concentre sur l’état individuel et la performance des actifs pour aider les entreprises à allouer et à utiliser correctement leurs actifs.

Dans le cadre du plan stratégique de gestion des actifs ci-dessus, la gestion de l’inventaire des actifs vise à déterminer les éléments suivants :

• Informations de base – le nombre total de biens, la date de leur acquisition, leur durée de vie prévue, leur performance jusqu’à présent, leur état et leur valeur actuels.

• Plan d’entretien de l’équipement – la stratégie d’entretien de ce bien particulier, la façon de procéder et le coût éventuel de l’entretien de ce bien.

• Plan de cession – comment se défaire d’un actif qui n’est plus utile et combien coûtera l’élimination de cet actif

Gestion de l’inventaire VS Gestion de l’inventaire des actifs

La gestion de l’inventaire et la gestion de l’inventaire des actifs permettent toutes deux de suivre les biens d’une entreprise. Bien que les deux processus soient très similaires, ils présentent quelques différences.

Gestion des stocks Se concentre sur le suivi des éléments que l’entreprise vend ou utilise pour réaliser des bénéfices. La gestion de l’inventaire des actifs, quant à elle, se concentre sur le suivi des équipements et des fournitures qu’une entreprise utilise pour ses opérations quotidiennes. Par exemple, les stocks d’une épicerie sont les produits qu’elle vend, tandis que les actifs désignent les équipements tels que les caisses enregistreuses et les lecteurs de codes-barres.

Pour mieux illustrer les différences entre la gestion des stocks et la gestion de l’inventaire des actifs, voici un tableau comparant les deux processus :

5 conseils pour réaliser un inventaire des actifs

Les cinq conseils les plus importants pour réaliser un inventaire des actifs sont les suivants :

1. Mettre en place le suivi et la surveillance des actifs

L’un des principaux processus de la gestion de l’inventaire des actifs est le suivi et la surveillance des actifs. En gardant un œil sur les différents actifs, les entreprises peuvent réaliser un inventaire plus organisé et plus complet de leurs actifs. Le suivi et la surveillance des actifs permettent également de découvrir et de résoudre plus rapidement les problèmes liés aux actifs. Cette aide permet d’éviter que les actifs soient cédés plus tôt que prévu.

Bien que la plupart des entreprises disposent déjà d’un système de suivi des actifs, certaines commettent l’erreur de procéder à l’inventaire des actifs sans avoir préalablement mis en place le suivi et la surveillance des actifs. Si les entreprises ne savent pas qu’un actif existe, elles ne seront pas en mesure de l’inclure dans l’inventaire des actifs.

2. Organiser les biens en catégories

Une fois qu’un système de suivi des actifs a été établi et que l’entreprise dispose d’une liste complète de tous ses actifs, l’étape suivante consiste à les organiser en catégories. Cela facilite non seulement la gestion des actifs en général, mais permet également de définir la portée de l’inventaire des actifs. Au lieu d’effectuer un inventaire complet des actifs, les entreprises peuvent choisir de procéder à l’inventaire des actifs par phases. Par exemple, l’inventaire des actifs de ce mois-ci concerne les actifs de la catégorie A tandis que l’inventaire des actifs du mois prochain concerne les actifs de la catégorie B.

3. Établir les derniers détails

Après avoir organisé les actifs en catégories et décidé de la catégorie sur laquelle se concentrer pour cet inventaire des actifs, les entreprises peuvent fixer la date et l’heure auxquelles l’inventaire des actifs aura lieu.

La logistique est un autre détail qui doit être discuté par la direction. Certains types de biens peuvent nécessiter une préparation supplémentaire ou un équipement spécial (par exemple, les véhicules pour le transport des biens ou l’équipe responsable de l’inventaire des biens jusqu’au lieu où se trouvent les biens).

4. Liste des biens et de leur état

Bien que chaque entreprise dispose de différents types d’actifs, une règle générale qui peut être appliquée lors de la description de l’état des actifs est d’indiquer si l’actif est utilisable ou non. Les entreprises peuvent également ajouter les questions suivantes pour clarifier davantage l’état et la performance de l’actif :

• Si l’actif est utilisable, combien de temps avant qu’il ne devienne inutilisable ?

• Si l’actif est utilisable, que peut-on faire pour s’assurer qu’il reste utilisable ?

• Si l’actif n’est pas utilisable, est-ce à cause du temps passé ou du manque d’entretien ?

• Si l’actif n’est pas utilisable, que peut-on faire pour le rendre utilisable ?

• Si l’actif est irrécupérable, quelles mesures doivent être mises en œuvre pour s’assurer que des actifs du même type ne finissent pas de la même façon ?

5. Stocker les données pour un futur inventaire des actifs

Après avoir dressé la liste des biens et de leur état, il est important de stocker ces données dans un endroit sûr, de préférence numérique. Si le stockage des fiches d’inventaire des actifs sur papier dans un classeur peut fonctionner temporairement, il présente de nombreux inconvénients à long terme. Grâce à une base de données numérique, les entreprises peuvent facilement accéder aux inventaires d’actifs précédents et les utiliser comme modèles pour le prochain.

Utiliser la technologie pour gérer les actifs

Il se passe beaucoup de choses dans la gestion des actifs, à tel point que le flux de travail manuel traditionnel devient fastidieux et inefficace. Une organisation qui possède un grand nombre d’actifs aura certainement des difficultés à les contrôler et à les utiliser. Heureusement, nous vivons à l’ère du numérique, où la plupart des processus commerciaux peuvent être automatisés pour aider les organisations à être agiles.

Liste de contrôle de la gestion des actifs

Les listes de contrôle ont toujours été un excellent outil pour organiser les tâches et faire avancer les choses. Mais elles peuvent aussi être utilisées pour collecter des données précises. Les listes de contrôle numériques sont largement utilisées par les entreprises de différents secteurs d’activité pour diverses utilisations telles que les audits et les inspections. Cela leur permet de collecter facilement des données précises auprès d’équipes réparties sur plusieurs sites, au lieu d’utiliser des listes de contrôle et des formulaires papier qui se perdent, le plus souvent.

Les listes de contrôle numériques peuvent également être un excellent outil pour la gestion des actifs. Elles peuvent enregistrer et surveiller les actifs d’une organisation sur différents sites. À titre d’exemple, voici deux listes de contrôle qui peuvent soutenir les activités de gestion des actifs :

Modèle d’audit des actifs fixes

Ce modèle d’audit d’actifs fixes peut être utilisé pour tenir des registres d’actifs fixes. Ce modèle peut aider les organisations à donner à leur personnel les moyens de recueillir des informations détaillées et précises sur les actifs.

Modèle d’audit des actifs fixes | Mitti (by SafetyCulture)

Liste de contrôle de l’inventaire général

Cette liste de contrôle de l’inventaire général peut être utilisée pour enregistrer différents types de biens appartenant à une organisation. Elle peut collecter des informations sur les actifs telles que l’état, la quantité et la valeur nette.

Commencez par utiliser Mitti (by SafetyCulture) comme logiciel d’audit des actifs pour faciliter les activités de gestion des actifs telles que la collecte de données, la surveillance en temps réel, l’identification des problèmes ou des risques, la création de rapports, etc.