¿Qué es el DOT compliance software?
El DOT compliance software es una herramienta digital altamente especializada que ayuda a los servicios de transporte y logística propios o de terceros a cumplir la normativa establecida por el Departamento de Transporte de Estados Unidos. Estas normativas abarcan una serie de aspectos relacionados con el transporte, como la seguridad y las cuestiones medioambientales, por ejemplo el movimiento de materiales peligrosos. Con esta solución de software, las empresas pueden gestionar los datos relevantes relativos a sus actividades de transporte y agilizar los procesos de elaboración de informes y presentación de documentos.
Importancia
Cumplir las normas y reglamentos del Departamento de Transportes (DOT) es desalentador para muchas empresas, especialmente para las que gestionan una gran flota. Deben acreditar el cumplimiento de numerosas normas, como el mantenimiento de los vehículos, la cualificación de los conductores, las horas de servicio y las pruebas de alcohol y drogas, por citar algunas.
Además, las empresas también deben participar en las auditorías periódicas realizadas por la agencia federal y sus socios, como la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA), la Agencia de Protección Medioambiental (EPA) y la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA). El DOT compliance software puede ayudar de numerosas maneras, como se indica a continuación:
Facilita auditorías y registros eficaces
En primer lugar, el software agiliza la notificación de datos y el análisis de los incidentes de seguridad, el comportamiento de los conductores y el rendimiento de la flota. En segundo lugar, dispone de un repositorio centralizado que organiza la documentación pertinente. Estas herramientas ayudan a la empresa a prepararse y someterse a auditorías e inspecciones internas y externas.
Proporciona información de seguimiento en tiempo real
Además de las herramientas que programan las tareas de mantenimiento y las reparaciones para mantener los vehículos en óptimas condiciones, el software también supervisa el comportamiento del conductor a través de la telemática, lo que reduce la probabilidad de accidentes y lesiones. Los recordatorios y alertas automatizados ponen al día a los gestores sobre las licencias que caducan y los documentos relacionados, lo que les permite programar los programas de formación de conductores y las pruebas de certificación imprescindibles para sus trabajadores.
Reduce los costes operativos
El incumplimiento de la normativa acarrea cuantiosas multas y sanciones. Las infracciones también pueden dar lugar a un aumento de las primas de seguro o a dificultades para obtener cobertura de seguro. Peor aún, la autoridad de explotación de la empresa puede ser suspendida o revocada.
Contratar una asesoría o formar un equipo interno que se ocupe de las inspecciones de vehículos y el papeleo correspondiente podría funcionar, pero es caro y propenso a errores.
Teniendo en cuenta estas consideraciones, utilizar software de alta calidad es una solución mucho mejor.
Características principales
Las plataformas integrales de gestión de flotas suelen incluir módulos de gestión del cumplimiento que podrían ayudar a las empresas a mantener su plena conformidad con la normativa. Pero si su empresa ya dispone de la mayoría de las soluciones fundamentales de transporte y logística o no puede permitirse un software que lo incluya todo, asegúrese de que tenga las siguientes funcionalidades:
Plantillas de auditoría e inspección (por ejemplo, inspección de vehículos, instrucciones de seguridad, informes de conductores)
Gestión de documentos
Gestión de conductores (con pruebas de drogas y alcohol)
Mantenimiento de activos (vehículos)
Gestión de la seguridad
Automatización del flujo de trabajo
Gestión de incidentes
Informes y análisis
Alertas y notificaciones
Formación con Gestión de Certificación
Integraciones (con LMS, ELD, optimización de rutas, etc.)
Accesibilidad móvil sin conexión
Selección del software adecuado para el cumplimiento de la normativa DOT
Las empresas de transporte por carretera, los transitarios, los servicios de mensajería y los servicios de transporte de pasajeros se beneficiarán considerablemente de las soluciones de software analizadas en esta lista de las diez mejores. Antes de tomar una decisión definitiva, consulte el resumen que figura a continuación:
Software de cumplimiento de la normativa DOT | Versión gratuita | Plan de pago | Aplicación móvil |
Mitti (by SafetyCulture) | Sí | 24 $/usuario/mes*. | Sí |
TivaCloud | No | Contacto para precios | Sí |
Fleet Complete | No | Contacto para precios | Sí |
FleetWave | No | 3 $/vehículo/mes | Sí |
FleetPal | No | Presupuesto personalizado | Sí |
FleetUp | No | Contacto para precios | Sí |
SafeFleet | No | Contacto para precios | Sí |
* facturado anualmente
