Explore el vasto ecosistema de la gestión de flotas y cómo la integración de la tecnología puede garantizar la productividad, la rentabilidad y la sostenibilidad de las empresas.
La gestión de flotas es la supervisión y coordinación de la flota de vehículos de una empresa para optimizar la eficiencia, el rendimiento y la seguridad. Implica la adquisición y el mantenimiento de automóviles, el control del comportamiento de los conductores y el cumplimiento de la normativa. Los servicios de reparto, las constructoras, las empresas de carga y logística, el transporte público (autobuses, taxis y trenes) y los servicios de campo (fontanería y control de plagas) se benefician de una gestión eficaz de la flota, ya que repercute sustancialmente en los resultados de la empresa: reduce los costes operativos, aumenta la productividad y garantiza la satisfacción del cliente.
Hay numerosos factores a tener en cuenta a la hora de supervisar las operaciones de la flota, pero los cinco componentes principales que se enumeran a continuación requieren la máxima atención. Dominarlas aumenta la productividad general, lo que conduce al éxito empresarial.
Crear una estrategia bien pensada para adquirir vehículos reporta enormes beneficios. Puede resultar tentador comprar vehículos nuevos, pero el leasing o el renting pueden ser más prácticos en función de las necesidades operativas actuales y las limitaciones presupuestarias. El tipo, la cantidad y la capacidad de carga también deben favorecer los requisitos establecidos.
Tanto si la empresa compra, alquila o arrienda, la aplicación de un programa de mantenimiento proactivo previene las averías y reduce los tiempos de inactividad. Cumplir estrictamente este mantenimiento ahorra gastos generales al prolongar la vida útil del vehículo y garantizar la seguridad de las operaciones. Un registro de mantenimiento digital con un historial de servicio completo ayuda a tomar mejores decisiones.
Ahorrar combustible al supervisar una flota es fundamental, sobre todo cuando los precios de la gasolina y el gasóleo están en máximos históricos. La planificación de las rutas, el control del consumo y la reducción del tiempo al ralentí contribuyen a optimizar la eficiencia del combustible y a reducir los costes. Además de invertir en vehículos híbridos o eléctricos, las empresas también se benefician de la localización por GPS y la telemática.
Un componente igualmente vital en la gestión de una flota es la gestión de los conductores. Fijarse sólo en las inspecciones y el mantenimiento de los vehículos es imprudente cuando los conductores desempeñan un papel fundamental en la conservación de los activos y la maximización de los beneficios de la empresa. Es imprescindible controlar sus actividades en el trabajo, ya que su comportamiento al volante (por ejemplo, exceso de velocidad, ralentí constante y frenazos bruscos) afecta al rendimiento del vehículo. También es vital dotarles de formación y medios de comunicación.
Mantenerse al día de la normativa que regula las horas de conducción, el mantenimiento de los vehículos y la seguridad vial establecida por la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) y otros organismos similares garantiza el cumplimiento de la ley, preserva la seguridad de los conductores y protege la reputación de la empresa.
Establecer un sistema de gestión de flotas práctico y bien planificado tiene numerosas ventajas para la empresa, sobre todo en lo que respecta a la mejora de la seguridad, la reducción de costes y la optimización de las operaciones para aumentar los beneficios. Adoptar estas estrategias es de suma importancia.
Establezca un programa de mantenimiento exhaustivo – Como ya hemos dicho, las tareas de mantenimiento periódicas evitan averías repentinas y reparaciones costosas en el futuro. La creación de una lista exhaustiva de lo que debe hacerse por vehículo y un calendario para estos trabajos garantizan la seguridad y fiabilidad de los vehículos.
Planifique las rutas de antemano – Viajar sin un itinerario organizado es una práctica ineficaz que acumula costes, incluido el consumo adicional de combustible y el desgaste innecesario del vehículo. La identificación del camino más corto hasta el destino y la comprobación del tráfico, las carreteras y las condiciones meteorológicas agilizan las entregas y aumentan el ahorro de costes.
Invertir en la formación y el compromiso de los conductores: dotar a todos los conductores de las habilidades y los conocimientos adecuados garantiza su seguridad en la carretera y la longevidad del vehículo. También es imperativo incentivar el buen comportamiento mediante recompensas o reconocimiento y darles la posibilidad de hablar para fomentar una colaboración real.
Aproveche los datos para tomar mejores decisiones – Todas las tareas encaminadas a optimizar las operaciones de la flota pueden ser arduas, agotadoras y costosas. Esto es posible cuando las decisiones se basan en datos completos y precisos. Revisar los recibos de combustible, el historial de mantenimiento del vehículo, los permisos u otra documentación, e incluso el diario de trabajo del conductor, puede llevar mucho tiempo, pero es indispensable para tener éxito.
Los avances tecnológicos han revolucionado la gestión de flotas, agilizando las tareas administrativas y operativas in situ. Retos como el aumento de los costes de combustible, las averías imprevistas y los desafortunados accidentes de tráfico pueden minimizarse o erradicarse por completo si se utilizan soluciones innovadoras de gestión de flotas. Estas son algunas de las tendencias emergentes a las que hay que prestar atención:
Recopilación y análisis de datos automatizados: recopilar documentación en papel y analizarla a fondo supone una pérdida de tiempo muy valiosa. Gracias a la digitalización y la automatización, la tediosa tarea de llevar registros se hace más fácil y eficaz. Y con la ayuda de la analítica, es posible identificar tendencias y patrones para tomar mejores decisiones.
Herramientas de optimización de rutas: con la ayuda de plataformas de GPS y cartografía, los conductores pueden encontrar la ruta más corta para entregar los bienes o servicios a tiempo, evitar los peligros de la carretera y ahorrar combustible. Muchos usuarios de GPS también han informado de un mejor servicio de atención al cliente.
Monitores de estado para el mantenimiento predictivo: estas herramientas ayudan a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo, ya que detectan posibles problemas en el vehículo y avisan inmediatamente a los gestores.
Telemática e IoT: los sensores de los vehículos, los paneles centrales de datos y las redes inalámbricas conectan a los conductores en movimiento con las oficinas de despacho. Además de recopilar una gran cantidad de datos como el comportamiento del conductor e información sobre el vehículo, facilitan la comunicación en tiempo real para hacer frente a posibles problemas en la carretera.
Accesibilidad móvil: las aplicaciones de software que pueden ejecutarse en dispositivos móviles de mano son increíblemente beneficiosas en el sector del transporte y la logística, ya que ayudan a los usuarios a realizar diversas tareas de gestión de flotas.
Electrificación – Se prevé que el cambio de vehículos de gas o gasolina a híbridos aumente antes de 2030 debido a su eficiencia y a las iniciativas ecológicas de los gobiernos. Aunque se trata de un esfuerzo costoso, muchas empresas se inclinan por él porque las prácticas sostenibles ofrecen numerosos beneficios a largo plazo.
Una gestión eficaz de la flota es esencial para ser competitivo en este panorama empresarial en constante cambio. Reducir costes, garantizar la seguridad de los conductores, mejorar el servicio al cliente y cumplir la normativa son posibles cuando se cuenta con un socio que puede proporcionarle las herramientas adecuadas. Mitti (by SafetyCulture) es la solución digital que puede contribuir a su éxito.
Asegurarse de que todos los vehículos y equipos, ya sean de nueva adquisición o no, se contabilizan en un registro digital para facilitar inspecciones eficientes y optimizar la utilización de los recursos.
Personalice plantillas para informes de inspección, mantenimiento y conformidad, o descargue plantillas existentes de la Biblioteca Pública.
Asegúrese de que los productos o servicios llegan a tiempo y responda con prontitud a problemas imprevistos mediante el seguimiento de la ubicación exacta de su conductor en una parada concreta con la función de geolocalización.
Organizar un calendario de trabajo diario o semanal para todo el equipo, que incluya las próximas inspecciones, tareas de mantenimiento del vehículo o reparaciones.
Facilite una comunicación fluida entre los equipos, especialmente entre los conductores y los expedidores para obtener información actualizada sobre los viajes, instrucciones adicionales y otras alertas.
Permita a los conductores informar de peligros en la carretera, averías del vehículo y otros problemas, y envíe pruebas documentadas para resolver inmediatamente los problemas con el menor trastorno posible.
Analice tendencias e identifique áreas de mejora con la ayuda de información basada en datos.
Dote a los conductores de las habilidades y conocimientos necesarios mediante módulos de formación de tamaño reducido centrados en protocolos de seguridad, buenas prácticas y cumplimiento de la normativa.
Se integra perfectamente con otras soluciones digitales de gestión de flotas como Samsara para el seguimiento de vehículos y GeoTab para la telemática.
