¿Por qué son importantes los indicadores de productividad?
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En los tiempos que corren, las empresas deben asegurarse de que sus operaciones sean ejecutadas de la manera más eficiente posible. Cada industria es diferente y requiere establecer metas y expectativas únicas para cada organización, pero el objetivo es siempre el mismo: asegurarse de que estamos utilizando nuestros escasos recursos de la mejor manera posible y generar valor agregado para nuestros clientes.
Pero saber con seguridad si estamos sacándole el mayor provecho a nuestro capital humano y material requiere conocer a fondo el uso que se le está dando a cada uno, y los objetivos esperados. Este es precisamente el rol que cumplen los indicadores de productividad.
Pero ¿qué son los indicadores de productividad y cómo pueden ayudar a una empresa u organización?
Responderemos a estas y otras preguntas mediante este artículo, para luego recomendar la mejor manera de sacar ventaja de los indicadores de productividad en cualquier organización.
Toda organización quiere aumentar la productividad de alguna manera. Es decir, quieren completar más trabajo en menos tiempo mientras se consumen menos recursos. El problema está cuando se trata de definir productividad, ya que eso puede significar cosas enteramente distintas dependiendo de la industria en que se esté o la naturaleza de la organización.
Por ejemplo, una empresa manufacturera por lo general desea reducir los costos de la materia prima y aumentar la cantidad de ítems producidos por hora. Mientras que una organización de vigilancia podría querer extender el área de cobertura de sus contratados sin necesidad de aumentar el personal.
Los indicadores de productividad son los datos que tiene que tomar en cuenta la organización para determinar cómo se están usando los recursos. Estos indicadores permiten mostrar cambios objetivos en caso de aplicar estrategias diferentes en el futuro. Si los datos son relevantes y completos, no sólo permiten establecer la productividad presente de la empresa, sino identificar dónde se están sub utilizando los recursos y diseñar estrategias que ayuden a asignar de manera más eficiente las horas de trabajo y el capital material.
Los indicadores deben ser medibles. Esto quiere decir que se deben evitar evaluaciones subjetivas o que no se puedan cuantificar. La mejor manera de hacer esto es a través de instrumentos de reporte confiables como Mitti (by SafetyCulture), el cual permite que el personal en sitio aporte mediciones en tiempo real y de manera precisa.
Como mencionamos anteriormente, cada organización debe crear sus propios indicadores de productividad basándose en su industria y objetivos empresariales.
Muchas empresas dedicadas a la venta toman los flujos de caja, la satisfacción del cliente, y calidad de sus productos como indicadores válidos y medibles. Pero esto cambia dependiendo de la naturaleza y actividad de la organización.
Lo mejor es contar con equipos y software adecuado que permita recolectar de forma eficiente y automatizada la mayor cantidad de datos y presentarlos de manera que un gerente o administrador pueda utilizarlos para tomar decisiones y diseñar estrategias a largo plazo.
Esta es una métrica que todo departamento de recursos humanos debe tomar en cuenta para determinar de qué manera contribuye cada empleado con las ganancias de la compañía. Con este indicador, las empresas pueden establecer criterios claros a la hora de establecer remuneraciones, o si se necesita repensar las estrategias productivas de cada departamento.
Este se mide haciendo una relación entre la cantidad de productos potencial de un proceso, y la cantidad real producida. Por lo general, se tiende a tratar de igualar ambos números para garantizar un alto rendimiento de la maquinaria o del equipo de trabajo. De no lograrse, este indicador permite localizar los elementos del equipo que obstaculizan el rendimiento pleno y corregirlos.
En la industria manufacturera se mide la rotación de inventario en términos de productos y materia prima. De esta manera, se puede establecer una relación concreta entre la entrada y costos de materia prima con la salida y ganancias de productos vendidos, así como también se determina la cantidad de materia prima desechada o merma.
Otro set de indicadores tienen que ver con el ciclo de producción, lo cual determina el tiempo que se toma hacer un producto desde el momento en que se genera una orden hasta que esta es satisfecha. Estos indicadores son indispensables para el diseño de estrategias de venta o determinar si existe capacidad operativa para expandir la oferta.
La calidad es un indicador vital para muchas industrias, pero puede ser difícil de medir debido a su carácter subjetivo o la dificultad de obtener datos de los consumidores finales. Sin embargo, hay indicadores de productividad que ayudan a determinar de manera indirecta la calidad. Por ejemplo, las tasas de rechazo, devoluciones, no conformidades, y el desperdicio. Todo esto ayuda a un administrador a detectar estrategias que impacten estos indicadores y ayuden a incrementar la calidad del producto ofrecido.
Una vez determinados los indicadores de productividad más importantes dentro de una organización, un administrador podrá observar la data dura y evaluar si cada recurso está siendo utilizado de manera eficiente.
Por ejemplo, un administrador podría concluir que hay tareas que sólo requieren la atención de un trabajador en vez de una cuadrilla completa, pudiendo relocalizar al resto de trabajadores a otras tareas que regularmente quedan desatendidas. Otro caso sería identificar departamentos redundantes que pueden ser fusionados con otros o cerrados completamente, permitiendo usar preciados recursos en áreas que generan más valor.
Por esto es extremadamente importante asegurar una recolección periódica y constante de datos que puedan permitir medir los cambios implementados. Si se escogen los indicadores de productividad adecuados, es fácil medir el éxito de una estrategia o si esta requiere de ajustes progresivos hasta alcanzar el nivel deseado.
Como regla general, las administraciones basadas en indicadores de productividad operan de manera más eficiente y son capaces de afrontar cambios de manera más rápida. También logran ofrecer mayor satisfacción laboral al proporcionar a sus empleados una manera transparente de determinar su aporte individual a la organización y establecer metas de avance personal.
Sin embargo, se necesitan las herramientas adecuadas para realizar mediciones pertinentes y relevantes sin elevar los costos operativos, es decir, sin tener que contratar personal adicional para inspecciones.
