Una guía completa para la gestión de almacenes

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso global de supervisión de las operaciones diarias de un almacén. Incluye los principales procedimientos para garantizar el buen desarrollo de actividades como la recepción, el inventario, el almacenamiento, el embalaje y el envío de productos fuera de los almacenes. Los gestores de almacenes, los gestores de inventario y los proveedores de logística emplean la gestión de almacenes para agilizar el seguimiento de los productos, mostrar niveles de inventario precisos y aumentar la eficiencia del almacén.

Gestión de almacenes vs. Gestión de inventarios

La gestión de almacenes y gestión de inventarios a menudo se utilizan indistintamente, lo que a veces lleva a la confusión sobre su objetivo principal y sus distinciones. Entonces, ¿cuál es la principal diferencia entre ambos?

La gestión de inventarios se ocupa de la unidad de negocio más específica que se centra en asegurarse de que hay un número exacto de productos, bienes o servicios fácilmente disponibles en la cadena de suministro. Utiliza información relevante como las tendencias de ventas, los datos históricos y las demandas estacionales para prever los niveles de existencias necesarios para satisfacer las necesidades del mercado. La gestión de inventarios también incluye el manejo de materias primas, componentes de artículos y productos terminados.

La gestión de almacenes, por otro lado, es una unidad más general y amplia que incluye una revisión de todos los aspectos considerados en el mantenimiento de los almacenes, como el diseño del almacén, la distribución, la geografía, el seguimiento de los artículos y los informes. La gestión de almacenes también observa las políticas y los procedimientos implicados en las operaciones eficientes de los almacenes a través de los recursos que incluyen las personas, los equipos y los productos terminados.

Además, la gestión de almacenes es ideal para empresas más grandes con operaciones complejas, mientras que la gestión de inventarios es suficiente para empresas de menor tamaño, en función de sus necesidades más destacadas.

¿Por qué es importante?

Según un estudio publicado por Oracle el 82% de los consumidores estadounidenses sostienen que  los retrasos en las entregas u otras formas de interrupciones en la cadena de suministro impactan negativamente en su modo de vida. Como componente esencial del transporte y logística, l a gestión de almacenes desempeña un papel muy importante en la cadena de suministro. Las empresas implementan la gestión de almacenes por diversas razones, pero ¿por qué es un factor importante para lograr una logística empresarial altamente eficiente?

• Niveles de inventario controlados – La información en tiempo real de un almacén bien gestionado ayuda a garantizar un nivel de inventario más preciso. Esto reduce las discrepancias entre la demanda y la oferta de los productos, minimizando así los costes innecesarios para la empresa.

• Mejora del servicio al cliente – La gestión del almacén también afecta indirectamente a la experiencia del cliente. Cuando los pedidos se preparan, se entregan y se cumplen de manera puntual y precisa, esto puede crear un impacto positivo duradero en los clientes. Observar el número ideal de existencias de los artículos más demandados y asegurarse de que están disponibles cuando se necesitan, también conduce a clientes satisfechos y más felices.

• Aumento de la productividad – Gracias a los enfoques basados en datos, los responsables de los almacenes pueden decidir si colocar los materiales de uso común cerca de las zonas de producción, embalaje o envío. Los almacenes también pueden optimizar el uso del espacio determinando el mejor diseño aplicable al almacén específico. Estas prácticas permiten a las empresas hacer las cosas de forma eficiente, lo que a su vez mejora la productividad del equipo.

Proceso de gestión de almacenes

El proceso de gestión de almacenes se compone de seis etapas principales que dependen en gran medida unas de otras. Cada proceso optimizado afectará al rendimiento de los siguientes, por lo que es crucial asegurarse de que cada uno de ellos funciona de acuerdo con sus funciones ideales. A continuación se presentan los seis procesos fundamentales de la gestión de almacenes:

6 Pasos de los proceso de gestión de almacenes | Mitti (by SafetyCulture)

Paso 1: Recepción

La recepción del almacén es el primero y uno de los procesos más importantes de la gestión de almacenes. Este paso requiere que los receptores comprueben los artículos entrantes y se aseguren de que son de la cantidad adecuada, funcionan correctamente y se reciben con prontitud.

La recepción puede considerarse en cierto modo como la primera capa de protección de la empresa contra los gastos innecesarios. Durante esta etapa, los receptores del almacén pueden identificar los artículos que no están a la altura de las expectativas, devolverlos a los proveedores y, por tanto, ahorrar a la empresa daños potencialmente costosos.

Paso 2: Retirada

La entrada en almacén es el segundo proceso de gestión del almacén en el que los artículos recibidos se trasladan desde los muelles de recepción a sus ubicaciones más idóneas. Un proceso de almacenamiento eficiente y preciso garantiza la seguridad de los empleados y el almacenamiento seguro de los artículos. También ayuda a maximizar la asignación de espacio, facilita el seguimiento de los artículos y minimiza el tiempo de desplazamiento de los productos, lo que en última instancia mejora toda la experiencia del almacén.

Paso 3: Almacenamiento

En el proceso de almacenamiento, es importante mantener los artículos en su ubicación más adecuada en todo el almacén. Las consideraciones son la seguridad, el espacio y la eficiencia. Para conseguir un uso óptimo de las instalaciones, los responsables de los almacenes pueden plantearse preguntas del tipo

• ¿Están los artículos almacenados de forma segura en el lugar adecuado del almacén?

• ¿Se almacenan los artículos perecederos en zonas con un control climático adecuado?

• ¿Se guardan los artículos de forma que se aprovechen al máximo los espacios de almacenamiento disponibles?

• ¿Se almacenan los artículos de manera que sean fáciles de rastrear y sean muy visibles?

• ¿Los empleados pueden acceder fácilmente a los artículos cuando los necesitan?

Paso 4: Recolección

El picking, como su nombre indica, es el proceso de gestión del almacén en el que los empleados localizan y recogen artículos individuales en el almacén para cumplir con los pedidos. Este es uno de los pasos más cruciales de todo el proceso porque está directamente relacionado con la satisfacción del cliente.

El proceso de recolección es también uno de los más intensivos en mano de obra y más caro actividades para los almacenes. Por lo tanto, la optimización de este paso no sólo permite a las empresas gestionar eficazmente los pedidos, sino también reducir los errores, impulsar los beneficios y reforzar la reputación de la empresa.

Paso 5: Embalaje

A continuación, tenemos el proceso de envasado o embalaje. Esta es la parte en la que se consolidan todos los artículos recogidos para un cliente específico y se preparan para su entrega. Entre las consideraciones que hay que tener en cuenta se encuentran componentes como la precisión del albarán, los materiales de embalaje adecuados (especialmente para los artículos frágiles) y el peso ideal del embalaje.

El objetivo principal del embalaje es garantizar que los artículos estén seguros y libres de daños desde el momento en que salen de las instalaciones del almacén hasta que se entregan a los clientes.

Paso 6: Envío

El Envío o entrega es la culminación de todas las etapas de la gestión de almacenes mencionadas anteriormente. Con este proceso, el personal pertinente envía los pedidos finalizados al tiempo que se asegura de que se utiliza el modo de transporte adecuado para llevar los artículos a los clientes.

El envío sólo se considera exitoso si los artículos se entregan con la documentación correcta, en el momento adecuado y según la calidad esperada.

Retos principales

Dado que hay varios procesos, personas y estrategias implicadas para garantizar su buen funcionamiento, el sector de la gestión de almacenes también se enfrenta a numerosos retos. Además de los errores humanos y los problemas con la seguridad en los almacenes, a continuación se enumeran algunos de los principales retos a los que se enfrenta habitualmente el sector de los almacenes:

• Falta de competencias – En la actualidad, uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector de los almacenes, el transporte, la logística y toda la cadena de suministro es la falta de cualificación y la escasez de conductores. En Estados Unidos, hay una escasez histórica de camioneros de 80,000 sólo en el año 2021. Mientras el Reino Unido sigue experimentando Escasez de conductores de vehículos pesados (HGV) causada por el envejecimiento de la mano de obra, la falta de diversidad en la industria, la dependencia de la mano de obra internacional y otros factores relacionados con la covida. Ambas cosas siguen siendo abordadas por la industria y el propio gobierno.

• Baja visibilidad – El control manual de los artículos del almacén puede ser muy abrumador y propenso a cometer errores. Una visibilidad mínima también puede provocar un exceso de existencias, un uso inadecuado del espacio y un inventario inexacto. Para ello, las empresas tienen la opción de utilizar etiquetas de seguimiento como las de identificación por radiofrecuencia (RFID), los códigos de barras o los códigos QR.

• Retrasos en los procesos – Una operación de almacén no optimizada es propensa a la ineficacia y a la ralentización de las actividades. Estos problemas no sólo afectan al propio proceso de almacenamiento, sino que también pueden repercutir en la satisfacción de los clientes si se producen retrasos en el cumplimiento de los pedidos.

• Productos dañados – Si los artículos del almacén se reciben, almacenan o envían de forma incorrecta, se producen daños importantes en los productos y mercancías. Acumular artículos dañados es un gasto costoso para las empresas y su reputación estaría en juego si afecta frecuentemente a los clientes.

• Volatilidad de la demanda – En el concepto de oferta y demanda de productos intervienen muchos factores: las vacaciones, los cambios estacionales, el clima extremo y la situación económica son algunos de ellos. Disponer de información precisa y en tiempo real, al tiempo que se garantiza la cadena de suministro se gestiona adecuadamente, puede ayudar a combatir este reto.

• Proceso no automatizado – Los almacenes que todavía dependen de procesos manuales de comprobación, inspección, seguimiento y documentación de los artículos del almacén se encuentran en numerosas desventajas. Estos puntos débiles pueden consistir en mayores costes de mano de obra, mayores discrepancias en el inventario y un cumplimiento más lento de los pedidos.

Para combatir estos retos, las empresas siempre pueden utilizar herramientas o nuevas tecnologías que puedan agilizar las operaciones de almacén y mejorar la eficiencia.