Breve introducción a la planificación de proyectos

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación del proyecto es la segunda etapa de la gestión de proyectos. En esta fase, los gestores de proyectos elaboran un plan de gestión del proyecto o plan de proyecto con sus partes interesadas y clientes para fijar las expectativas del proyecto, crear planes de ejecución, enumerar los recursos y determinar los hitos que deben alcanzarse a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Como segunda etapa de la gestión de proyectos, el proyecto sigue el inicio del proyecto y se basa en los detalles del proyecto acordados por todos los implicados. Los principales objetivos de la planificación de proyectos son que los gestores de proyectos, las partes interesadas y los clientes:

• Garantizar la viabilidad del proyecto tras un debate posterior basado en el Documento de Iniciación del Proyecto (PID)

• Facilitar la comunicación a todas las partes implicadas en el proyecto

• Identificar los deberes y responsabilidades de cada parte interesada y del equipo de gestión del proyecto.

• Gestionar los posibles riesgos que puedan surgir durante la ejecución del proyecto fase

• Ayudar a todos los implicados a entender lo que se espera de ellos

• Generar y gestionar los comentarios del proceso de planificación del proyecto

Por qué es importante planificar los proyectos

La planificación del proyecto desempeña un papel importante en la gestión global del mismo. Aunque la viabilidad ya debería haberse establecido y estimado en la fase de inicio del proyecto, algunos detalles aún deben discutirse en profundidad, lo que debería ocurrir en la planificación del proyecto.

Con una planificación adecuada, los gestores de proyectos pueden identificar los riesgos en una fase temprana y mitigarlos. Por pequeño que parezca un riesgo, si existe un plan adecuado para afrontarlo, puede mitigarse y reducirse la probabilidad de que empeore o cree un efecto dominó. Por consiguiente, una planificación adecuada que conduzca a la reducción del riesgo puede dar lugar a menores tasas de fracaso del proyecto.

Por otro lado, con una planificación inadecuada o insuficiente, pueden crearse expectativas y estimaciones de proyecto poco realistas. En el proceso, el cliente o la parte interesada también puede impacientarse debido al malentendido. En el peor de los casos, la ejecución del proyecto también puede salir mal, lo que puede dar lugar a proyectos fallidos o incompletos, así como a costes más elevados y plazos más largos y desordenados.

¿Cuáles son los 3 elementos de un plan de proyecto?

Aunque no existe una única forma segura de crear un plan de proyecto, todos los planes se basarán en los mismos 3 elementos. Estas son las 3 cosas que hay que tener en cuenta a la hora de crear un plan de proyecto:

3 elementos de un plan de proyecto | Mitti (by SafetyCulture)

1. El ámbito de aplicación: Este aspecto del proyecto proporciona detalles sobre el objetivo final y lo que hará o no hará exactamente el equipo de gestión del proyecto en función de los deseos del cliente y los recursos disponibles. Un proyecto no puede avanzar sin un objetivo claro y un alcance que lo respalde.

2. El presupuesto del proyecto: Se refiere a la cantidad de dinero que se asigna a los recursos del proyecto, el papeleo, la mano de obra y similares para cumplir los objetivos del proyecto. Lo ideal es que el plan del proyecto tenga en cuenta este aspecto y garantice que el equipo de gestión del proyecto no lo supere.

3. El calendario o cronograma del proyecto: Describe la duración prevista de cada fase del proyecto y cuándo deberían completarse idealmente determinados hitos. En algunos casos, esto es muy estricto, pero en otros puede ser muy flexible dependiendo de la situación.

Como estos elementos aparecerán repetidamente durante el proceso de planificación del proyecto, es importante almacenar todos los datos relacionados con ellos en un único lugar. Para ello, sería preferible utilizar un solución digital basada en la nube-que da prioridad a la seguridad y le permite trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.