Esta guía tratará todo lo que necesita saber sobre las instrucciones de trabajo: qué son, cómo pueden beneficiar a su organización y cómo utilizarlas para agilizar procesos y tareas.
Una instrucción de trabajo proporciona un conjunto de directrices y mejores prácticas que los empleados deben seguir al realizar procesos de trabajo para lograr los resultados deseados. Este documento ayuda a garantizar que las tareas y actividades se llevan a cabo de forma coherente y eficaz y a mantener la calidad del trabajo a lo largo de todas las operaciones. Puede utilizarse en diversas funciones e industrias, como la sanidad, la construcción, la fabricación, la hostelería y el comercio minorista.
Las instrucciones de trabajo son vitales en las operaciones de una organización por varias razones. Por un lado, son fundamentales para estandarizar los procesos de trabajo en todas las áreas empresariales. Los departamentos con tareas repetitivas pueden beneficiarse considerablemente de esta herramienta, ya que garantiza que todos sigan los mismos procedimientos.
Además, las instrucciones de este tipo contribuyen a mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Gracias a unas instrucciones claras y detalladas, los empleados pueden realizar las tareas con precisión y eficacia sin tener que adivinar o hacer suposiciones sobre los pasos siguientes. Y cuando todo el mundo realiza su trabajo correctamente, se transmite al resto de la empresa, creando un efecto dominó positivo en el conjunto de las operaciones.
Por último, este documento sirve de ayuda para promover la seguridad en el lugar de trabajo. En él se describen pasos concretos para realizar las tareas con seguridad, lo que contribuye a reducir el riesgo de accidentes y lesiones en el campo.
El formato de una instrucción de trabajo puede depender del tipo de tarea y del entorno en el que se realice. Sus tipos más comunes son:
Las instrucciones escritas son el tipo más común de instrucciones laborales. Proporcionan una guía detallada paso a paso sobre la realización de una tarea o proceso, por lo que son adecuados para cualquier entorno de trabajo. Por ejemplo, las oficinas pueden utilizar esta herramienta para instruir a los nuevos empleados en sus actividades cotidianas.
Por otro lado, las instrucciones visuales explican los procedimientos de forma clara y concisa mediante diagramas, imágenes, vídeos y otras herramientas visuales. Esto las hace ideales para tareas que deben completarse con rapidez y precisión, como los procesos de fabricación y montaje.
He aquí una guía rápida para redactar instrucciones de trabajo para sus procesos y procedimientos empresariales:
Identifique las tareas que debe realizar para su función empresarial.
Divídelos en pasos más pequeños y manejables.
Defina el alcance, las autorizaciones y los requisitos antes de iniciar las tareas.
Proporcione información pertinente sobre peligros y advertencias de seguridad.
Describa el procedimiento tras completar las tareas y cuando se produzcan emergencias.
Si va a crear instrucciones de trabajo para varias tareas, las plantillas ya preparadas son una gran herramienta para simplificar este proceso. Consulte nuestra colección de plantillas de instrucciones de trabajo para obtener más información.
Una vez que haya creado su instrucción de trabajo, el siguiente paso es ponerla en práctica. He aquí algunos consejos que le ayudarán a maximizar el uso de esta herramienta en sus actividades empresariales:
La aplicación eficaz de las instrucciones laborales empieza por una comunicación clara y concisa. En primer lugar, las partes interesadas deben conocer la misma información y comprender los mismos procesos. Los cambios en las instrucciones de trabajo también deben transmitirse a todas las personas que las utilicen, a los supervisores y al resto del personal afectado por dichos cambios.
La comunicación periódica con los empleados ayuda a garantizar que todas las personas estén de acuerdo a la hora de llevar a cabo los procedimientos y que las instrucciones de trabajo se utilicen correctamente.
Una de las mejores formas de retener información sobre el uso de instrucciones de trabajo es la formación. Esta iniciativa permitirá a los empleados entender cómo funcionan estas instrucciones y utilizarlas mejor en su trabajo diario. Los directivos pueden utilizar el método de formación que mejor se adapte a su organización laboral, ya sea a través de material impreso, sesiones de formación presenciales o herramientas de aprendizaje en línea.
Parte de la aplicación de las instrucciones laborales consiste en supervisar su uso y eficacia en entornos de trabajo reales. De este modo se garantiza que las instrucciones se siguen según lo previsto. Hay muchas formas de hacerlo, como las observaciones de los empleados y las auditorías periódicas.
Cuando observe a los empleados, tome nota de las áreas en las que la instrucción no se esté realizando correctamente. Si se detecta alguna discrepancia, lo mejor es tomar medidas correctoras para garantizar que el procedimiento se lleva a cabo correctamente en el futuro. Algunos ejemplos son la formación adicional de los empleados y la revisión de las instrucciones de trabajo.
El trabajo normalizado es la base de la mejora continua. Si todo el mundo realiza una tarea de la misma manera, una sola mejora mejora el trabajo de todos. Para ello, una de las cosas que hay que tener en cuenta es la perspicacia de las personas que realizan el trabajo.
Los comentarios de los usuarios son cruciales para medir la eficacia de sus instrucciones de trabajo. Al fin y al cabo, son ellos quienes ponen las cosas en práctica. La creación de un bucle de retroalimentación permite a los empleados dar su opinión sobre qué áreas deben mejorarse o actualizarse en función de cómo funcionan las cosas en su extremo. A cambio, las empresas pueden aprovechar la información obtenida sobre el terreno para explorar diversas oportunidades de optimizar los procesos actuales.
Contrariamente a la creencia popular, las instrucciones laborales no son estáticas: deben revisarse periódicamente. La frecuencia debe basarse en la naturaleza de la instrucción de trabajo y el entorno en el que se utiliza. Esto garantiza que los empleados reciban información pertinente y precisa basada en las mejores prácticas más recientes, lo que les permite reproducir estos pasos con eficacia.
Al actualizar las instrucciones de trabajo, asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio que se haya producido en el entorno o proceso de trabajo desde la última revisión (por ejemplo, tecnología, normativa, políticas). Además, es mejor asegurarse de que las instrucciones de trabajo actualizadas se comprueban y se verifica su precisión y eficacia antes de distribuirlas a los trabajadores.
Las instrucciones de trabajo son fundamentales para la eficacia y la calidad de los procesos en cualquier entorno laboral, ya sea una empresa de construcción o una planta de fabricación. Estas directrices detalladas permiten a los empleados realizar sus tareas cotidianas con facilidad y precisión, en consonancia con las mejores prácticas y políticas de la empresa. Sin embargo, escribirlas puede llevar mucho tiempo, sobre todo para quienes tienen múltiples tareas.
Herramientas digitales como Mitti (by SafetyCulture) pueden simplificar este proceso para los gestores y operadores de procesos. Como plataforma de operaciones líder en el mundo, les permite realizar las siguientes acciones y más:
Cree instrucciones laborales completas para diferentes entornos laborales utilizando plantillas gratuitas y personalizables de la Biblioteca Pública
Adjunte fotos, vídeos y documentos pertinentes para enriquecer el documento de instrucciones de trabajo
Exporte y comparta instrucciones de trabajo digitales en varios formatos de archivo, incluidos PDF, Web y Excel.
Transmita actualizaciones e instrucciones adicionales a través de Heads Up y reciba notificaciones cuando los usuarios las hayan leído.
Formar a los empleados en el uso de las instrucciones laborales mediante EdApp by Mitti (by SafetyCulture), una aplicación móvil de microaprendizaje.
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