Descubra qué es la planificación de contingencias, su importancia, los elementos comunes de un plan de contingencias y cómo elaborar uno eficaz para su proyecto u organización.
Los planes de contingencia son el curso de acción que los proyectos u organizaciones deben seguir en caso de que se produzcan situaciones hipotéticas o de que las cosas vayan mal al ejecutar el plan original. La planificación de contingencias consiste en crear un plan de contingencias adecuado para la organización o el proyecto en caso de que las cosas se tuerzan.
Estos planes suelen adaptarse a las necesidades de un proyecto u organización. Por lo tanto, casi todos los planes de contingencia serán diferentes de los demás. Además, los planes de contingencia pueden ser tanto a pequeña como a gran escala. A veces, son tan sencillas como crear copias de seguridad de los datos, mientras que otras pueden ser complejas y tener múltiples pasos que todos los miembros del equipo deben ejecutar.
Los planes de contingencia son muy importantes para las organizaciones y los proyectos. Como muchos le dirán, las cosas no siempre salen según lo previsto. Casi todas las organizaciones fracasadas y en quiebra tenían una estrategia que seguían, pero la razón por la que no salieron adelante es que no fueron capaces de adaptarse en función de los acontecimientos.
Nunca se sabe qué puede salir mal y cuándo ocurrirá. A veces, las cosas salen mal debido a algo que el equipo pasó por alto. Pero otras veces, las cosas salen mal simplemente por mala suerte. Y aunque no puedes controlar la suerte que tienes, puedes asegurarte de que estás preparado para lo que venga.
Por eso son importantes los planes de contingencia. Para las organizaciones y los proyectos, un plan de contingencia garantiza que se pueda cumplir y realizar la tarea aunque ciertas cosas vayan mal. Por eso estos planes deben adaptarse a las necesidades del proyecto o la organización.
Cada plan de contingencia es diferente. Sin embargo, cada uno de ellos debe tener tres elementos principales: protección, detección y recuperabilidad. Éstas son la esencia de un buen plan de contingencia y son cosas que tienes que asegurarte de que están en el tuyo, tanto si estás haciendo uno para una organización como para un equipo de proyecto. Para que tenga una idea más clara de cómo elaborar un plan de contingencia eficaz, veamos más de cerca cada uno de estos elementos.
Se refiere a asegurarse de que todo el mundo está a salvo en caso de que las cosas vayan mal. A la hora de elaborar un plan de contingencia, es importante asegurarse de que todo el mundo dispone de la protección adecuada en caso de que se produzcan situaciones hipotéticas. Esto es especialmente importante cuando se trabaja en la construcción o en la industria manufacturera, ya que los errores pueden costar muy caros en términos de seguridad de los trabajadores.
Este acuerdo garantizará que haya una forma adecuada de detectar amenazas y problemas a medida que surjan. Esto también significa determinar cuáles son las amenazas para su plan y estrategia originales. De este modo, todo el mundo a bordo está al corriente y sabe qué hay que tener en cuenta al inspeccionar y llevar a cabo las operaciones.
Se refiere a la capacidad de la organización o el proyecto para recuperarse en caso de que algo vaya mal. Por muy preparado que estés, hay cosas que pueden afectar a tu rendimiento o retrasarte sólo nuestro calendario. Un plan de contingencia adecuado debe permitirle recuperarse de cualquier contratiempo y volver a funcionar con normalidad lo antes posible.
Como ya se ha dicho, es importante que los planes de contingencia se adapten a cada organización o proyecto. Así pues, hay muchas formas de enfocar la planificación de contingencias, que dependen en gran medida de su sector, del tipo de proyecto en el que esté trabajando y de muchos otros factores.
Sin embargo, un gran ejemplo de planificación de contingencias se encuentra en la industria de TI. En este sector, el riesgo de piratería informática y violación de datos es inmenso. E incluso con los protocolos de seguridad y cortafuegos adecuados, los piratas informáticos expertos pueden meterse con sus datos. Una buena forma de utilizar los planes de contingencia para defenderse de estas amenazas es hacer copias de seguridad de los datos en un lugar seguro.
Otro ejemplo de planificación de contingencias es disponer de un plan de acción adecuado en caso de apagón. Estos planes deben incluir dónde obtendrá energía, qué operaciones pueden continuar, cuáles deben detenerse y cómo garantizar que se mantiene el calendario a pesar de este obstáculo.
El primer paso para una planificación de contingencia eficaz es identificar los riesgos . Para ello es necesario una evaluación de riesgos donde el equipo determina exactamente qué puede interponerse en el camino de su estrategia inicial. Esto debe incluir todo, desde desastres naturales a materias primas que no superan las normas de calidad y mucho más.
A partir de ahí, el equipo puede empezar a determinar la mejor manera de abordar las distintas situaciones. También es importante clasificar los riesgos en función de los que puedan tener mayor impacto en su negocio y sus operaciones.
Una vez clasificados los riesgos, recomendamos empezar por los mayores. Éstas son las que tendrán un mayor efecto en el conjunto de su organización o proyecto, por lo que también son para las que más debe prepararse.
Dado que la planificación de contingencias es un proceso largo y complicado, Mitti (by SafetyCulture) puede ser de gran ayuda. Este software todo en uno ayuda en muchos aspectos de la gestión de una organización o de un proyecto, y hay muchas formas de utilizar la aplicación para la planificación de contingencias. Por ejemplo:
Construir flujos de trabajo para que los miembros del equipo y los empleados los sigan de acuerdo con el plan de contingencia
Realizar inspecciones utilizando listas de comprobación para garantizar que se cubren todas las bases en la planificación de contingencias
Comunicar los planes de contingencia del proyecto a los miembros del equipo con Alertas
Eduque y forme a los empleados en la planificación y gestión de acciones de contingencia mediante EdApp by Mitti (by SafetyCulture)
