Introduction aux enquêtes après un accident du travail

Qu’est-ce qu’une enquête sur le lieu de travail ?

Une enquête sur le lieu de travail est un processus objectif, indépendant et systématique visant à découvrir des faits concernant un incident particulier survenu au travail. Il s’agit de discuter attentivement d’une plainte ou d’un grief pour une faute spécifique, une violation de la politique ou un comportement contraire à l’éthique afin de parvenir à une décision finale et de déterminer la ligne de conduite appropriée. Le succès de ce processus repose sur une stricte confidentialité, une documentation exhaustive et un regard impartial pendant la période d’enquête.

Qui est généralement impliqué dans les enquêtes après un accident du travail ?

Une enquête après un accident du travail implique les parties suivantes:

• Plaignant – la personne qui a présenté le grief ou la plainte.

• Défendeur – la personne accusée de la violation ou du méfait.

• Témoin – la personne ayant connaissance des événements, soit par l’observation, soit par son expérience personnelle.

• Enquêteur – la personne ou l’organisme chargé de déterminer les faits de l’affaire ; il s’agit généralement d’un professionnel des ressources humaines (RH), d’une équipe juridique, d’un chef d’unité ou de département, ou d’un enquêteur tiers indépendant.

Objectif

Les entreprises organisent des enquêtes sur le lieu de travail pour diverses raisons. Elle vise essentiellement à déterminer ce qui s’est réellement passé lors d’un incident spécifique par le biais d’un processus intensif d’établissement des faits. Pour que cela fonctionne, les enquêteurs (généralement issus des ressources humaines) recueillent des informations auprès de toutes les parties par le biais d’entretiens, de documents et d’autres sources, puis les rassemblent pour les approfondir et les analyser.

Grâce aux enquêtes, les entreprises peuvent atteindre les objectifs suivants :

• Détecter les violations et les mauvais comportements dans l’organisation

• Déterminer les racines de la mauvaise conduite

• Assurer la conformité avec les politiques et réglementations existantes

• Révéler les points à améliorer dans les opérations commerciales

• Protéger l’organisation et sa réputation contre les réclamations injustes.

• Améliorer les politiques et pratiques actuelles pour un environnement de travail plus sain

Types de problèmes sur le lieu de travail

Les enquêtes après un accident du travail portent généralement sur des infractions et des violations graves qui peuvent avoir un impact sur les opérations, la conformité juridique et la réputation d’une organisation. La liste ci-dessous présente les types de problèmes les plus courants qui justifient une enquête formelle :

• Violations de la politique de l’entreprise – infractions répétées et/ou graves

• Questions relatives à la sécurité et aux risques – blessures et décès sur le lieu de travail

• Discrimination – fondée sur l’âge, le sexe, la couleur, l’orientation sexuelle, la nationalité, le handicap, la religion, les convictions personnelles, etc.

• Harcèlement – injures, intimidation, agression physique, intimidation, menaces de violence, etc.

• Violence sur le lieu de travail – intention criminelle, client, travailleur contre travailleur, interpersonnel

• Infractions pénales – vol, détournement de fonds, blanchiment d’argent, extorsion, pratiques frauduleuses, etc.

7 étapes du processus d’enquête en cas d’accident du travail

Lorsqu’un employeur reçoit une plainte écrite ou verbale d’un employé, voici les mesures qu’il doit prendre :

1. Examiner les détails de l’affaire avec le plaignant

La première étape du processus d’enquête consiste à vérifier le rapport soumis par le plaignant. L’employeur examine le dossier et prend note de l’objectif, de la portée, des actions et du calendrier, ainsi que des preuves fournies. Cela leur permet de juger avec précision si la situation nécessite une intervention formelle.

2. Vérifier si une enquête est nécessaire

Avant de lancer une enquête formelle, il est préférable de déterminer si elle est nécessaire en premier lieu. Par exemple, l’employeur peut chercher des moyens informels de résoudre le problème sans avoir besoin de passer à une intervention à grande échelle.

Pour décider si une enquête vaut la peine d’être poursuivie, voyez si le problème enfreint les droits du travail et les lois pénales, telles que les suivantes :

• Discrimination sur le lieu de travail

• Sécurité sur le lieu de travail

• Pratiques de travail équitables

• Avantages sociaux

• Crimes d’entreprise et crimes en col blanc

3. Préparer l’enquête

Après avoir établi la nécessité d’une enquête formelle, ils doivent commencer à préparer le terrain dès que possible.

Un processus d’enquête sans accroc commence par un plan approprié. Il définit des attentes claires concernant l’affaire et garantit que l’enquête est équitable et juste. Un plan d’enquête solide doit répondre aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui doit faire l’objet d’une enquête ?

• Qui va diriger le processus d’enquête ?

• Qui sont les témoins de l’affaire ?

• Quelles sont les sources de preuves à prendre en compte dans le processus ?

• Combien de temps l’enquête prendra-t-elle ?

• Quelles sont les directives et politiques de l’entreprise à suivre ?

• Comment l’enquêteur présentera-t-il les résultats ?

• À qui les résultats seront-ils communiqués ?

• L’enquêteur doit-il fournir des recommandations sur les résultats ?

4. Notifier l’affaire au défendeur.

Une fois les préparatifs terminés, il est temps de passer à la phase d’enquête. En général, elle commence par expliquer à la personne mise en cause la plainte déposée contre elle. Dans cette étape, l’enquêteur doit les informer sur les points suivants:

• Le motif de l’enquête

• La personne chargée d’exécuter le processus

• La procédure de l’enquête

• Leurs droits, y compris celui d’avoir des témoins de leur côté

• La longueur et la durée de l’enquête

• Les prochaines étapes dans les jours suivants (par exemple, une réunion)

L’enquêteur doit toujours insister sur le fait que tout restera strictement confidentiel afin d’obtenir la coopération de la personne interrogée.

5. Recueillir des informations auprès de toutes les parties.

Pour une conclusion juste et objective, il est important de recueillir des informations auprès de toutes les parties concernées. Commencez par examiner le plan d’enquête et ses détails sur les types de preuves nécessaires à l’affaire.

Au cours de sa collecte de données, l’enquêteur peut examiner deux choses : les preuves tangibles et les témoignages oculaires.

Preuve tangible

Pour établir un dossier solide, un enquêteur doit, avant tout, obtenir des sources tangibles (physiques et numériques) comme preuve que le problème s’est produit. Voici quelques exemples courants de ce type de preuves :

• Paperasse

• Correspondance par courriel

• Enregistrements numériques

• Recettes

• Registre des présences

• Journaux téléphoniques

• Enregistrements CCTV

Déclarations des témoins

Les récits des témoins sont également un excellent moyen d’obtenir des informations, car ils peuvent révéler des éléments essentiels à l’affaire. Après tout, certains dossiers peuvent ne pas être en mesure de saisir pleinement ce que le témoin a observé sur la question.

Après avoir identifié les témoins potentiels, les enquêteurs peuvent obtenir leurs déclarations sous forme écrite et verbale. Quelle que soit la méthode choisie, assurez-leur toujours que les informations qu’ils fournissent seront strictement confidentielles et ne seront pas utilisées contre eux, de quelque manière que ce soit.

Ensuite, expliquez-leur l’objet de l’affaire et les informations qu’ils doivent fournir. Les questions guides suivantes peuvent aider les enquêteurs à mieux orienter la conversation :

• Quand et où le problème s’est-il produit ?

• Quelles sont les choses que vous avez vues, entendues ou connues à propos de cette question ?

• Quelle était la raison de votre présence dans cette situation ?

6. Évaluer les preuves à votre disposition.

Une fois que les informations sont suffisantes, l’enquêteur peut maintenant examiner les documents qui lui sont présentés. Ils contre-interrogeront les témoignages des parties impliquées (plaignant, défendeur et témoins), trouveront un lien commun ou un modèle parmi leurs déclarations, et identifieront et élimineront les incohérences. Au final, ce processus rigoureux leur permet de former un récit précis et structuré de ce qui s’est réellement passé lors de l’incident.

À cette étape, il est essentiel de mettre de côté tout préjugé et de se concentrer sur les faits pour parvenir à une conclusion objective et crédible.

7. Communiquer les résultats et les prochaines étapes.

Enfin, une fois que l’enquêteur aura fini d’examiner les preuves, il communiquera les résultats aux personnes ou parties spécifiées dans le plan d’enquête. Au cours de cette étape, ils rédigeront et remettront un rapport d’enquête écrit, un document exposant les détails de l’affaire.

Les enquêteurs vont aussi souvent créer une enquête sur l’environnement de travail pour comprendre le climat général du lieu de travail.

En outre, si nécessaire, l’enquêteur peut également formuler des recommandations sur les mesures à prendre en fonction de ses conclusions. Il peut s’agir de l’un des types d’action suivants :

• Aucune autre action

• Action formelle – changement de politique, mesures correctives, ou enquête supplémentaire

• Action informelle – médiation, conseil, formation ou avertissement en vue d’une action disciplinaire en cas de récidive.

Meilleures pratiques pour les enquêtes après un accident du travail

Une enquête fructueuse sur le lieu de travail devient possible avec les bonnes pratiques et procédures. Voici quatre éléments à garder à l’esprit lors d’une enquête sur le lieu de travail.

1. Garder les affaires strictement confidentielles.

Les enquêtes après un accident du travail peuvent impliquer des informations personnelles et des données sensibles qui peuvent mettre une personne en danger si elles sont divulguées à tort. En outre, cette violation peut compromettre l’intégrité du processus, violer les lois sur la protection de la vie privée et mettre en péril le nom et la réputation de la personne concernée.

Pour cette raison, il est essentiel de garder confidentielles toutes les questions liées à l’enquête jusqu’à ce qu’un verdict final soit rendu. Veillez à expliquer l’importance de la confidentialité à tous les membres du personnel, quelle que soit leur implication dans l’affaire.

2. Traiter toutes les parties équitablement.

Un enquêteur sert de médiateur entre les parties en conflit. Pour préserver leur crédibilité et leur intégrité, ils doivent accorder un traitement équitable à toutes les personnes impliquées dans l’enquête. Cela implique de traiter le plaignant et le défendeur avec dignité et respect :

• donner un préavis raisonnable de l’allégation ou de la plainte

• Ouvrir des possibilités de rassembler des preuves et de présenter leur cas

• Accorder suffisamment de temps pour permettre à chaque partie d’être entendue et comprise.

3. Garantir l’objectivité lors des enquêtes.

Les êtres humains, y compris les enquêteurs, ont forcément des préjugés et des idées préconçues dans la tête. Cependant, ces penchants personnels peuvent obscurcir le jugement d’un enquêteur, diminuer sa crédibilité et susciter la méfiance au sein d’une organisation.

C’est pourquoi l’enquêteur doit mettre de côté ses opinions personnelles et adopter un point de vue impartial pendant le processus d’enquête. Avant de parvenir à une conclusion, ils doivent rassembler suffisamment de données basées sur des sources fiables.

4. Respecter les politiques et la législation de l’entreprise.

Enfin, les enquêteurs doivent toujours respecter les politiques de l’entreprise et les directives légales lorsqu’ils mènent des enquêtes sur le lieu de travail. Lors de la collecte de preuves, par exemple, il est important d’aligner leur approche sur les lois relatives à la confidentialité et à la protection des données dans leur juridiction.

Ces lois et protocoles sont en place pour protéger l’intégrité de l’enquête et la mener à bien de manière équitable, objective et opportune.