Découvrez ce qu’est la gestion de la chaîne logistique, son importance, ses principaux avantages, son fonctionnement et quelques questions fréquemment posées (FAQ).
La gestion des achats est la méthode qui consiste à s’assurer qu’il existe un moyen efficace d’acquérir les biens et les services nécessaires à la réussite des projets et des processus d’une organisation. Également connue sous le nom de processus Source-to-Settle (S2S), cette approche aide les organisations à intégrer leurs étapes d’approvisionnement et d’achat.
Les achats et la gestion de la chaîne d’approvisionnement vont de pair. Le premier garantit que tous les biens et services dont une organisation a besoin sont correctement acquis, tandis que le second est le processus de transformation et de distribution efficaces de ces biens et services en produits destinés aux clients. La gestion des achats est donc essentielle pour garantir la performance et le succès de ces deux fonctions.
Les achats jouant un rôle essentiel dans la santé financière et les performances globales d’une organisation, une gestion efficace de cette fonction est nécessaire pour aider à rationaliser les activités et les processus qui s’y rapportent.
Par exemple, la mise en œuvre de stratégies de gestion des achats adaptées à l’entreprise est essentielle pour une facturation et un suivi des dépenses efficaces. Les entreprises peuvent également découvrir des opportunités et éliminer les activités à faible valeur ajoutée afin d’améliorer leurs processus de gestion des achats et leurs relations avec les fournisseurs. De cette manière, les économies peuvent être prévues et prises en compte lors de la planification stratégique.
Une gestion efficace des processus de passation de marchés contribue également à l’efficacité avec laquelle les parties prenantes de l’organisation peuvent traiter les problèmes et atténuer les risques qui peuvent survenir à chaque étape.
En quoi une gestion efficace de la logistique peut-elle être bénéfique aux entreprises ? Voici quelques domaines où elle a un impact significatif :
Une partie du plan de gestion des achats d’ une organisation consiste à identifier et à sélectionner des fournisseurs externes. Le fait de pouvoir établir des critères et des lignes directrices sur des plans d’approvisionnement efficaces est utile pour mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement qui sont alignées et utiles à votre organisation.
Un processus d’achat inefficace peut entraîner des retards importants dans l’acquisition des biens et services dont votre organisation a besoin pour la phase de production. Pour éviter cela, la gestion des achats permet de normaliser les flux de demandes d’achat, d’approbation et de finalisation.
Les organisations doivent toujours contrôler leurs relations avec les fournisseurs afin d’atténuer les risques liés aux coûts et dépenses imprévus. En outre, l’intégration des meilleures pratiques dans la gestion de votre processus d’approvisionnement vous permet d’améliorer la gestion des stocks et la planification des imprévus.
Une gestion efficace des activités d’approvisionnement peut également permettre de réaliser des économies. La mise en place d’un système permet d’éviter les retards, les redondances et les pratiques inefficaces en matière de passation de marchés. Ainsi, les processus supplémentaires et la nécessité de passer par les étapes précédentes peuvent être éliminés.
Le fait de vous assurer que vous travaillez en partenariat avec des fournisseurs ayant leur propre stratégie de développement durable peut vous aider à soutenir votre propre stratégie. C’est là qu’intervient l’importance de travailler avec des fournisseurs qui respectent un code de conduite éthique. En outre, la collaboration avec des fournisseurs tiers peut réduire l’impact global de vos activités commerciales sur l’environnement.
Les 8 étapes de la gestion de la chaîne logistique | Mitti (by SafetyCulture)
En tant que processus global, la gestion de la chaîne logistique comporte plusieurs étapes et activités. D’une manière générale, voici les 8 étapes de la gestion des marchés publics :
Cette étape s’articule autour du processus d’identification du besoin de produit ou de service afin de pouvoir en planifier les spécificités. C’est également à ce stade que les prévisions sont effectuées sur la base des projections actuelles ou existantes et des données historiques sur la manière dont les fournitures pour le produit ou le service seront commandées.
Cette étape permet de s’assurer que les fournisseurs répondent aux exigences de vos produits. L’identification et la sélection des fournisseurs peuvent être basées sur les relations établies avec les fournisseurs, sur la recherche de nouveaux fournisseurs et sur l’envoi de demandes d’achat.
L’appel d’offres est l’une des manières dont les organisations peuvent mener leurs négociations avec les fournisseurs lorsqu’il s’agit d’obtenir le meilleur prix et les meilleures conditions pour leurs produits. Les fournisseurs présentent leurs offres aux entreprises, puis les entreprises présentent leurs besoins. La finalisation et la signature du contrat auront lieu une fois que toutes les conditions auront été acceptées.
À ce stade, la création de bons de commande est indispensable pour suivre efficacement les achats et les dépenses d’une entreprise. Le bon de commande est un document qui définit le prix exact, les spécifications du produit, les articles, les quantités et les conditions des produits achetés ou fournis.
Pour vous guider, voici un modèle de bon de commande que vous pouvez télécharger et utiliser.
Selon les besoins de votre entreprise, il peut être nécessaire d’accélérer les commandes. Les changements de calendrier, la demande de produits et d’autres circonstances imprévues sont autant de facteurs qui contribuent à cette situation.
Une fois les marchandises livrées, il convient de procéder à un accusé de réception et à une inspection. Le bon de commande doit être revérifié avec les fournitures reçues pour vérifier s’il y a des divergences ou des erreurs. Dans tous les cas, des rapports doivent être créés et soumis pour une documentation appropriée.
L’étape suivante consiste à apurer les factures et à les aligner sur les comptes fournisseurs. Ces éléments sont essentiels pour finaliser l’achat.
Enfin, il est important de conserver une trace de tous les processus, non seulement pour suivre les dépenses, mais aussi à des fins d’audit et de fiscalité. En outre, la documentation permet aux entreprises d’évaluer les données et de fournir un retour d’information aux fournisseurs.
Pour vous aider à promouvoir l’efficacité de votre système de gestion des marchés publics, il est indispensable de disposer d’une liste de contrôle de la gestion de la chaîne logistique et de l’utiliser. Comme il y a beaucoup d’étapes à franchir, certains éléments peuvent être négligés, ce qui peut compromettre la qualité de vos processus. D’un point de vue commercial, cela peut se traduire par des retards de production, le risque de ne pas répondre aux attentes des clients et des coûts plus élevés en raison de l’inefficacité.
L’utilisation d’outils et de plateformes pour numériser les activités du processus de gestion des achats peut contribuer à renforcer la conformité d’une organisation en matière de sécurité et de qualité, ainsi que sa résilience à l’égard de la réussite et de la continuité de l’entreprise.
Un exemple est Mitti (by SafetyCulture), une plateforme d’opérations sur le lieu de travail fonctionnant également comme un logiciel de gestion des achats, qui aide les organisations, les responsables des achats, les superviseurs de la chaîne d’approvisionnement et les employés à faire ce qui suit et bien plus encore :
Effectuez des inspections de qualité et de sécurité à l’aide de listes de contrôle et de modèles afin de normaliser les opérations d’approvisionnement dans l’ensemble de l’organisation.
Repérez, soulevez et enregistrez les problèmes qui peuvent survenir au cours de la phase de passation des marchés et les traiter de manière proactive en créant et en attribuant des actions. Vous pouvez également scanner les codes QR lorsque vous soulevez des questions.
Utilisez l’application News pour communiquer avec les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement et des achats, afin de les tenir informées des meilleures pratiques et des changements intervenus au sein de l’organisation en ce qui concerne la gestion des achats.
Obtenez des informations et des données sur les performances de votre organisation en matière de gestion des achats afin de découvrir les possibilités d’amélioration.
Générez des rapports et les exporter dans différents formats, y compris des liens web, des PDF, des Word ou des CSV.
