Ce guide vous guidera à travers les points suivants : ce que couvre la norme internationale ISO 15489, son objectif, ses principes et exigences, ses mises en œuvre, et quelques questions fréquemment posées (FAQ).
La norme ISO 15489 est une norme internationale créée par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) pour la gestion des documents, reconnue et adoptée dans le monde entier. La première version, qui a été publiée en 2001, a été révisée et republiée avec la version la plus récente de 2016. A l’origine, elle comporte deux parties : La partie 1 définit les concepts et les principes qui fixent les lignes directrices pour la création, la capture et la gestion des documents. La partie 2 ensuite (qui a été retirée) décrit les lignes directrices spécifiques de la norme.
Les entreprises suivent cette norme pour gérer efficacement leurs dossiers et documents selon un ensemble de concepts et de principes directeurs. En fin de compte, la norme ISO 15489 est utile pour permettre aux entreprises de disposer de processus de tenue et de gestion des dossiers sûrs et efficaces qui peuvent les aider dans divers aspects et fonctions de l’entreprise, tels que la gestion de la sécurité, la protection de la confidentialité des données et les initiatives d’ amélioration continue.
Pour un bref aperçu, voici une comparaison directe des versions 2001 et 2016 de la norme :
ISO 15489-1:2001 | ISO 15489-1:2016 |
Section 1 : Champ d’application | |
Section 2 : Références normatives | |
Section 3 : Termes et définitions | |
Section 4 : Avantages de la gestion des documents | Section 4 : Principes de gestion des documents |
Section 5 : Environnement réglementaire | Section 5 : Enregistrements et systèmes d’enregistrement |
Section 6 : Politique et responsabilités | Section 6 : Politiques et responsabilités |
Section 7 : Exigences en matière de gestion des dossiers | Section 7 : Évaluation |
Section 8 : Conception et mise en œuvre d’un système d’archivage | Section 8 : Contrôle des documents |
Section 9 : Processus et contrôles de gestion des dossiers | Section 9 : Processus de création, de saisie et de gestion des documents archivés |
Section 10 : Suivi et audit | Déplacé comme sous-section de la section 6 (section 6.4) |
Section 11 : Formation | Déplacé comme sous-section de la section 6 (section 6.5) |
L’ancienne norme ISO 15489 partie 2 a été retirée en 2017 et au lieu de la réviser, de nouveaux projets ont été publiés. Il s’agit notamment des éléments suivants :
ISO 16175: Information et documentation – Processus et exigences fonctionnelles pour les logiciels de gestion des documents.
ISO 21946: Information et documentation – Évaluation de la gestion des enregistrements.
ISO 21965: Information et documentation – Gestion des enregistrements dans l’architecture d’entreprise
ISO 22428: Gestion des documents d’activités dans les environnements de Cloud computing
Selon l’ ISO, les documents sont considérés comme des éléments de preuve de l’activité commerciale et des actifs informationnels. Selon le type d’entreprise, le degré de dépendance d’une organisation à l’égard des enregistrements, des documents et des informations peut varier. Quoi qu’il en soit, le fait de disposer d’un cadre de gestion des documents et d’un processus de cycle de vie des documents adéquat peut entraîner divers avantages, tant à court qu’à long terme.
La mise en place d’une approche fonctionnelle de la gestion des documents peut être réalisée plus efficacement en suivant les principes et les pratiques d’une norme mondiale. C’est là qu’intervient la norme ISO 15489. La première partie de la norme ISO 15489:2016 met en évidence les principes et les concepts de l’approche du management des documents d’un organisme.
De plus, la conformité à une norme mondiale sur un système de gestion des documents comme la norme ISO 15489 aide une organisation à se conformer aux lois et règlements exclusifs à sa juridiction tout en respectant des normes de classe mondiale.
Comme la nature des documents professionnels et les méthodes de gestion de ces documents évoluent au fil du temps, principalement en raison de la numérisation, il est essentiel de vérifier régulièrement les directives et les processus de votre organisation en matière de gestion des documents pour suivre les changements.
Pour vous guider, suivre une norme mondiale comme la norme ISO 15489 peut vous aider. La vue d’ensemble de la norme ISO 15489 est composée des clauses suivantes :
Portée – Décrit les principes relatifs aux métadonnées pour les documents et les systèmes d’archivage, les contrôles des documents, les politiques et les processus, entre autres.
Références normatives – Indique qu’il n’y a pas de références normatives pour la norme.
Termes et définitions – Définit la terminologie applicable au document ou à la norme.
Principes de gestion des documents – Le processus de gestion des documents repose en pratique sur cinq principes:
Dans n’importe quel contexte, les phases de création, de capture et de gestion des documents sont toutes des éléments clés de la conduite des affaires.
Toute forme ou structure de documents est considérée comme une preuve d’activité faisant autorité, pour autant qu’elle présente les caractéristiques d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’exploitabilité.
Les documents doivent être constitués d’un contenu et de métadonnées décrivant leur contexte, leur contenu, leur structure et la manière dont ils sont gérés.
Il est essentiel de procéder à une analyse et à une évaluation des risques liés aux activités des entreprises dans des contextes juridiques, réglementaires et sociétaux pour prendre des décisions concernant la création, la capture et la gestion des documents.
Les systèmes de gestion des documents sont utiles pour appliquer les contrôles des documents et exécuter les processus de création, de capture et de gestion des documents. Ceux-ci dépendent des politiques définies, des responsabilités, du suivi et de l’évaluation, et de la formation pour répondre aux exigences des documents.
Documents et systèmes d’information – Décrit les caractéristiques générales et les attributs des documents et des systèmes d’information.
Politiques et responsabilités – Met en évidence les politiques générales, les responsabilités, les processus de suivi et d’évaluation, ainsi que les efforts en matière de compétences et de formation pour la norme.
Appréciation – Spécifie les processus et les lignes directrices pour mener l’évaluation et l’appréciation des activités opérationnelles afin de déterminer les documents à créer, capturer et conserver.
Contrôles des enregistrements – Liste des contrôles à concevoir et à mettre en œuvre, tels que les schémas de métadonnées ainsi que les règles d’accès et de permissions, entre autres.
Processus de création, d’acquisition et de gestion des documents – Discute des processus spécifiques à intégrer dans les procédures et les systèmes applicables dans un organisme, notamment le classement et l’indexation, le contrôle d’accès, le stockage des documents et la migration ou la conversion des documents.
Le respect d’une norme de gestion des documents, telle que la norme ISO 15489, peut s’avérer très utile, par exemple dans le domaine de la vie privée. Il s’agit notamment des éléments suivants :
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne (UE)
Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)
Association américaine de gestion de l’information sur la santé (AHIMA)
Ces lois et règlements énoncent des lignes directrices, des exigences et des processus que les organisations relevant de chaque juridiction doivent suivre pour collecter, créer, stocker, mettre à jour, conserver et protéger les informations sur les consommateurs et les données du grand public. Ainsi, le respect d’un ensemble de principes directeurs et de pratiques décrits dans une norme internationale aide les entreprises à se conformer aux exigences légales.
Étant donné que les documents d’entreprise permettent de replacer les activités et les processus dans leur contexte, il est indispensable que les gestionnaires de documents et les employés soient bien formés à l’identification des documents dès leur création. Ils doivent également être bien informés des concepts de gestion des documents et de l’information afin de pouvoir aider les différents services et fonctions à utiliser et à stocker efficacement les documents pertinents.
Différents types de programmes de formation peuvent être mis en œuvre, notamment des séances de travail visant à familiariser les responsables de la gestion des documents avec les pratiques standard que l’organisation doit suivre. Les exigences en matière de conservation des documents doivent également être correctement diffusées et appliquées pour une stricte conformité.
Dans ces initiatives, l’utilisation de solutions de micro-apprentissage comme Formation de Mitti (by SafetyCulture) peut contribuer à rendre l’apprentissage plus accessible, facile à absorber et mobile. En outre, vos efforts de formation à la norme ISO 15489 peuvent être plus rationalisés, ce qui permet à toutes les personnes impliquées dans cet aspect de l’activité de s’aligner sur les pratiques et les processus à mettre en œuvre pour obtenir un système de gestion des documents efficace.
Les outils numériques et les technologies innovantes comme Mitti (by SafetyCulture) permettent aux entreprises d’améliorer leurs processus, y compris la manière dont elles maintiennent la conformité avec des normes telles que la norme ISO 15489 et mettent en œuvre la tenue des dossiers ainsi que les bonnes pratiques de documentation.
Mitti (by SafetyCulture) est une plateforme opérationnelle qui aide les organisations à établir un système de gestion des documents plus efficace et normalisé, en fonction de leur conformité à la norme ISO 15489. Les personnes chargées de conserver et de gérer les dossiers de l’entreprise peuvent utiliser Mitti (by SafetyCulture) et être en mesure de faire ce qui suit :
Stocker efficacement les données relatives aux inspections et aux audits sur le Cloud sécurisé de la plateforme.
Définir des contrôles administratifs sur les autorisations afin de limiter l’accès aux informations sensibles et de réduire les risques d’exposition des données commerciales critiques qui doivent être conservées et stockées correctement.
Créer et attribuer des actions au personnel concerné par la gestion des documents selon les exigences de la norme.
Effectuer des inspections et des audits réguliers des processus de gestion des documents de votre organisation en utilisant une liste de contrôle, un modèle ou un formulaire ISO 15489. Grâce à ces processus, vous pouvez repérer efficacement les problèmes, les incohérences et les erreurs dans les dossiers et les documents.
Générer des rapports riches en données lors de la création, de la mise à jour et du stockage d’enregistrements et de documents.
Améliorer les communications sur le lieu de travail en utilisant News pour diffuser des rappels et des directives concernant les pratiques de gestion des documents ISO 15489.
Accéder à des informations et des données pertinentes à l’aide du tableau de bord analytique pour évaluer les performances historiques de votre organisation en matière d’archivage et identifier les possibilités d’amélioration continue.
