Breve guía para el cierre de proyectos

¿Qué es el cierre del proyecto?

El cierre del proyecto es la última fase del proceso de gestión del proyecto o ciclo de vida. En esta etapa, el director del proyecto, su equipo y las partes interesadas revisan sus productos, la calidad de su trabajo y si el resultado previsto se ha alcanzado y es satisfactorio.

Proceso general de cierre de un proyecto

6 Pasos del proceso de cierre del proyecto general | Mitti (by SafetyCulture)

Según el Instituto de Gestión de Proyectos el proceso típico de cierre de un proyecto puede resumirse siguiendo este orden de acontecimientos:

1. En primer lugar, el director del proyecto y su equipo deben asegurarse de que todas las tareas, procesos y objetivos necesarios del sistema de gestión de proyectos se han ejecutado y alcanzado adecuadamente.

2. Una vez que el equipo principal de gestión del proyecto considere que todo el trabajo está concluido, se coordinará con las partes interesadas y los clientes para que el proyecto sea revisado para su aprobación. En los casos en que haya un patrocinador del proyecto, también se le debe consultar.

3. Juntos, el equipo de gestión del proyecto y su cliente revisarán el proyecto y garantizarán que todas las tareas, procesos legales y controles de calidad han sido realizados por todas las partes implicadas.

4. Si se acuerda que todo está hecho, todas las partes reconocerán formalmente que el proyecto ha terminado.

5. Tras el cierre formal o el fin del proyecto, el equipo de gestión del proyecto se reunirá para debatir los problemas que han encontrado a lo largo del camino, las medidas que han tomado para resolverlos y lo que han aprendido de la experiencia en general.

6. Sus aprendizajes y observaciones se documentarán para futuras referencias, junto con recomendaciones para futuros proyectos o revisiones o para pasar el proyecto a otro equipo de gestión si es necesario.

¿Por qué es importante cerrar bien un proyecto?

El cierre del proyecto puede parecer un acontecimiento natural en el orden de la gestión de proyectos, pero es esencial hacerlo formalmente y tenerlo por escrito.

Un cierre de proyecto inadecuado o informal puede dar lugar a malentendidos entre los directores de proyecto y sus clientes. Es posible que no se presenten ciertos documentos, especialmente los legales, lo que puede dar lugar a problemas con su gobierno local. Esto puede causar problemas que pueden afectar a la entrega de proyectos y la facturación.

Otro efecto de la falta de comunicación es que el cliente, sin tener un cierre de proyecto adecuado, puede no estar debidamente capacitado o equipado para mantener o manejar el proyecto terminado. Si el proyecto es un edificio, es posible que el cliente no sepa cómo mantenerlo en buen estado sin una discusión adecuada. Del mismo modo, el director del proyecto puede no comunicar adecuadamente al cliente cómo cuidar el proyecto, lo que también puede ser perjudicial para ambos.

La falta de un cierre formal del proyecto también puede afectar a la forma en que los equipos de gestión de proyectos trabajar en el futuro. Es importante que discutan juntos sus aprendizajes, problemas y conclusiones tras el cierre del proyecto, ya que puede ayudarles a estar mejor preparados para futuros proyectos y a hacerlo mejor.