Descubra qué es el control de proyectos y seguimiento, por qué es importante, el proceso de aplicación en el lugar de trabajo y las mejores prácticas a tener en cuenta durante el proceso.
El seguimiento y control del proyecto es un proceso utilizado para calibrar y medir el rendimiento del proyecto. El proceso consiste en consultar el plan general del proyecto, comprobar los avances, identificar los problemas que obstaculizan el proceso, encontrar soluciones a los problemas y aplicar los cambios necesarios al proyecto general. El proceso de seguimiento y control del proyecto forma parte de la fase de ejecución del mismo y es un aspecto crucial del sistema de gestión de proyectos.
Básicamente, el seguimiento y el control del proyecto consisten en comparar el estado actual del proyecto con el plan original. Y si hay fallos y problemas, el proceso también implica aplicar medidas correctoras. Por lo general, la supervisión y el control de los proyectos se centran en:
Comparación de los resultados reales con los previstos
Evaluar el estado del proyecto para detectar posibles problemas
Mantener información puntual y precisa sobre el proyecto
Previsiones
Supervisión de la aplicación de distintas correcciones para diversos problemas
El objetivo último de la supervisión y el control de proyectos es garantizar que el proyecto vaya siempre por buen camino. Como parte de la mayor sistema de gestión de proyectos El seguimiento y el control desempeñan un papel importante a la hora de terminar el proyecto a tiempo y según el plan original. De este modo, los equipos pueden aprovechar las distintas oportunidades, corregir los problemas de inmediato y realizar los ajustes necesarios.
La supervisión y los controles del proyecto son excelentes para que éste avance sin problemas. Con un seguimiento y control adecuados, será más fácil que los equipos ejecuten las tareas de acuerdo con el calendario y los planes originales.
Aunque estos dos conceptos van de la mano, seguimiento y control son dos cosas muy distintas en la gestión de proyectos.
Esencialmente, supervisión de proyectos es el acto de recopilar y comunicar datos e información sobre proyectos. A través de la supervisión, los gestores de proyectos obtienen una vista de pájaro del progreso del proyecto, al tiempo que comunican información relevante a otras partes interesadas.
Control de proyectos Por otro lado, implica todas las medidas adoptadas para garantizar que el proyecto se desarrolle según lo previsto. Normalmente, los controles se realizan a partir de la información del equipo de seguimiento del proyecto.
La supervisión y el control de un proyecto consisten en asegurarse de que se cumple el calendario, se ajusta al presupuesto y las tareas se ejecutan correctamente y de acuerdo con el plan original. Este proceso pretende descubrir problemas y aplicar soluciones antes de que tengan mayores repercusiones en el éxito global del proyecto. He aquí algunas de las etapas clave del proceso de control de proyectos.
Para supervisar eficazmente un proyecto, es necesario disponer de indicadores clave de rendimiento (KPI). Se trata de métricas que muestran si los equipos rinden o no según lo esperado. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento facilita a los gestores de proyectos la detección de fallos y la pronta aplicación de medidas correctoras.
Cuando los proyectos se desvían del plan, se presentan solicitudes de modificación. Al supervisar un proyecto, es importante hacer un seguimiento de todas estas peticiones y aplicar soluciones de inmediato.
La supervisión del alcance del proyecto garantiza que todos los cambios del proyecto se documenten y verifiquen. Además, así se garantiza que el proyecto siga avanzando hacia su objetivo final.
Es importante que los equipos identifiquen todos los riesgos que afrontan los trabajadores y el proyecto a lo largo de la ejecución. De ese modo, se elevan los niveles de seguridad del proyecto al tiempo que se crea un entorno de trabajo más seguro y eficiente.
Por último, el seguimiento y el control de los proyectos implican una comunicación constante entre gestores, partes interesadas y empleados. Para que un proyecto siga su curso, es importante que todos estén de acuerdo, lo que sería imposible sin una comunicación adecuada.
Cada organización enfoca el seguimiento y control de los proyectos de forma diferente. No obstante, a continuación se exponen algunas de las mejores prácticas de seguimiento y control de proyectos que pueden ayudar a agilizar el proceso con su equipo:
Utilice software de supervisión y control para facilitar el proceso.
Crear una estructura adecuada de funciones y responsabilidades.
Adopte un enfoque analítico a la hora de medir los resultados.
Aplique los cambios y controles de forma segura y adecuada.
Establezca líneas de comunicación claras.
Planifique los contratiempos y adopte medidas preventivas cuando sea posible.
Hoy en día, la tecnología puede ayudar a las organizaciones a agilizar el proceso de seguimiento y control de los proyectos. Con Mitti (by SafetyCulture) podrá tomar el control total de su proyecto y asegurarse de que todo se desarrolla según lo previsto. Y si las cosas no van según lo previsto, el software también le ayuda a aplicar medidas correctoras. Estas son algunas de las funciones de Mitti (by SafetyCulture) que marcan la diferencia en la supervisión y el control de proyectos:
Realice inspecciones con listas de control de gestión de proyectos para garantizar que los empleados realizan comprobaciones exhaustivas de los procesos y cumplen los objetivos del proyecto según lo previsto
Informar de los problemas en cuanto se detecten para poder aplicar soluciones más rápidamente
Facilite una comunicación eficaz en el lugar de trabajo para mantener a todo el mundo al día de los anuncios e hitos del proyecto mediante Heads Up
Crear flujos de trabajo claros que los equipos puedan seguir para mantener el rumbo del proyecto
Proporcionar documentación fotográfica y de vídeo del proyecto para dar más contexto a las auditorías e inspecciones realizadas.
Realice un seguimiento de los hitos del proyecto, las tendencias recurrentes y las medidas correctivas a través del panel Analytics de la aplicación.
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