Proceso empresarial: Agilice las operaciones de su empresa

¿Qué son los procesos empresariales?

Las empresas tienen numerosos elementos en movimiento que deben funcionar bien juntos para tener éxito. Para agilizar esta coordinación, las empresas se basan en procesos. Los procesos empresariales son los pasos y procedimientos específicos que se siguen para completar una tarea o alcanzar un objetivo. Por ejemplo, la contratación de un nuevo empleado puede incluir la publicación de un anuncio de empleo, la revisión de currículos, la realización de entrevistas y la presentación de una oferta de empleo. Al definir y documentar claramente estos procesos, las empresas pueden garantizar que las tareas se realicen de forma eficiente y eficaz.

Además, el mapa de procesos de una empresa bien diseñados pueden ayudar a las empresas a mejorar su rentabilidad reduciendo los residuos y maximizando los recursos. Los procesos empresariales sólidos serán cada vez más esenciales a medida que la gestión de las empresas se vuelva más compleja.

Términos comunes

Muchos términos diferentes describen diversos aspectos de los procesos empresariales, y es esencial comprenderlos para gestionar la empresa con eficacia. He aquí algunos métodos comunes relacionados con los términos comerciales:

Mapa de procesos de una empresa de producción

Es una representación gráfica o estructural del flujo de actividades de la organización o función. Su objetivo más importante es documentar y establecer una línea de base del flujo actual de actividades para detectar mejoras y perfeccionamientos que agilicen la realización de las tareas.

Mejora de los procesos empresariales

Es un marco de gestión para la planificación estratégica a largo plazo. Su objetivo es cambiar los procedimientos de la empresa en función de las operaciones, los niveles de complejidad y las capacidades de los empleados para que el proceso sea más significativo, eficiente y beneficioso para el desarrollo general de la empresa.

Se trata de un enfoque bastante radical para redescubrir formas más eficientes de llevar a cabo los procesos empresariales, sin dar pequeños pasos. El mapa de procesos de una el punto de partida, y su objetivo principal es conectar los recursos de TI con los objetivos empresariales.

Reingeniería de procesos empresariales

Después de un análisis exhaustivo, un rediseño completo de los procedimientos empresariales para proporcionar un impacto significativo. Implica identificar la ineficiencia central y depurar las actividades que no aportan ningún valor a los procesos, así como aplicar un cambio de arriba a abajo en la forma de diseñar los procesos para lograr una transformación general.

Optimización de los procesos empresariales

Utiliza tecnologías de análisis y minería de procesos empresariales para eliminar los cuellos de botella y otras ineficiencias importantes de un proceso mediante su transformación.

Mapeo de procesos empresariales

Es el método para registrar, aclarar y desglosar los procedimientos del proceso en fases lógicas. El mapeo puede realizarse por escrito o mediante diagramas de flujo.

Análisis de procesos empresariales

Se trata de determinar qué soluciones elegir en función de las necesidades y los requisitos de la empresa. Puede adoptar la forma de mejora de procesos, desarrollo de políticas, cambio organizativo o planificación estratégica.

Integración de procesos empresariales

Es la capacidad de crear un modelo de proceso que especifique la secuencia, la jerarquía, los eventos, la lógica de ejecución y el movimiento de datos entre sistemas dentro de la misma organización.

Simulación de procesos empresariales

Analice el rendimiento de sus procesos, compruebe el diseño de los mismos, identifique los cuellos de botella, pruebe los cambios y descubra cómo funciona un proceso en varias condiciones con diferentes datos utilizando esta herramienta.

Transformación de los procesos empresariales

Se refiere a una revisión completa de un conjunto de actividades necesarias para alcanzar un objetivo comercial concreto. Garantiza que los empleados, los objetivos, los métodos y las tecnologías de varias empresas estén sincronizados.

Flujo de procesos empresariales

Es una ilustración visual del procedimiento que está desarrollando. Suele ser una representación en forma de formulario o diagrama de flujo. Todo flujo de proceso empresarial consta de etapas, y cada etapa tiene campos (o acciones) que completar.

Supervisión de los procesos empresariales

La supervisión activa de los procesos y la actividad permite a la dirección conocer las transacciones y los procedimientos importantes de una organización. Esto ayuda a la dirección a determinar hasta qué punto están alineadas las operaciones y los objetivos empresariales de la empresa.

Proceso de negocio vs. Procedimiento de negocio vs. Función de negocio

Tanto si se trata de una pequeña como de una gran empresa, cualquier organización comprende diversos procesos, procedimientos y funciones. Cada uno de ellos desempeña un papel crucial en el buen funcionamiento de la organización. Pero, ¿cuál es la diferencia entre estos tres términos?

Los procesos empresariales son las actividades generales de la organización para producir un producto o servicio. Por ejemplo, tomar las materias primas y convertirlas en productos acabados se conoce como proceso de producción en la industria manufacturera.

Los procedimientos empresariales, por su parte, son los pasos específicos que hay que seguir para completar un proceso empresarial. Habría procedimientos como el control de calidad y el montaje en el proceso de producción, por ejemplo.

Las funciones empresariales son las tareas que dan soporte a un proceso o procedimiento empresarial. En el ejemplo del proceso de producción, las funciones podrían incluir la gestión del inventario o la programación de los trabajadores.

En resumen, los procesos de negocio son el panorama general, los procedimientos son los pasos específicos necesarios para completar esos procesos y las funciones son las tareas de apoyo que mantienen todo funcionando sin problemas.

Razones clave para tener procesos empresariales bien definidos

Las empresas necesitan procesos bien definidos por varias razones. He aquí algunas de las más importantes:

• Determine qué actividades son necesarias para alcanzar los objetivos empresariales de su empresa

• Aumentar la eficiencia y la productividad

• Agilizar el flujo de información entre personas, funciones y departamentos

• Garantizar que se han realizado todas las autorizaciones necesarias para asignar y utilizar adecuadamente los recursos

• Mantenga el rumbo de sus operaciones evitando las interrupciones en el día a día

• Crear un conjunto de procedimientos estándar para la realización de actividades realmente esenciales para su empresa

Ejemplos de un proceso empresarial

Varias categorías dividen los procesos empresariales, siendo las tres más utilizadas las siguientes:

Procesos operativos

También conocido como operaciones primarias, se encarga de la cadena de valor y del negocio fundamental y ofrece valor al consumidor al ayudar a producir un producto o servicio. Los procedimientos operativos son actividades cruciales de la empresa que contribuyen a sus objetivos, como la generación de ingresos.

Son procesos operativos: los pedidos de los clientes, el pago de bienes y servicios y el seguimiento de las cuentas bancarias.

Procesos de apoyo

Los procesos de back-office en las funciones empresariales que mantienen a la empresa en funcionamiento se conocen como procesos secundarios. La distinción entre los procedimientos operativos y los de apoyo es que los procedimientos de apoyo no añaden inmediatamente valor a los clientes.

Los procesos de apoyo son los siguientes: recursos humanos, contabilidad y seguridad laboral.

Procesos de gestión

Los procesos de gestión son las actividades relacionadas con las operaciones y los sistemas empresariales. Los procesos de gestión no aportan valor directamente a los clientes como otros procesos de apoyo.

Se trata de procedimientos de gestión: comunicación interna, gobernanza, planificación estratégica, presupuestación, infraestructura o gestión de la capacidad.

Mientras tanto, algunas empresas y ejecutivos prefieren clasificar los procesos bajo los siguientes epígrafes:

• Procesos empresariales de contabilidad y finanzas

• Desarrollo empresarial Procesos empresariales

• Procesos empresariales de gestión de recursos humanos

• Procesos comerciales de marketing y ventas

• Proceso empresarial de entrega de productos

Los pasos del ciclo de vida de los procesos empresariales

Para tener un proceso empresarial eficaz, es necesario seguir los pasos del ciclo de vida del proceso empresarial. Este ciclo consta de las siguientes fases:

Paso 1: Haga una lista de sus objetivos

El primer paso es identificar sus objetivos. ¿Qué quiere conseguir con sus procesos empresariales? Una vez que haya colocado sus objetivos de organización, puede pasar al siguiente paso.

Paso 2: Definir los procesos y planificarlos

En este paso, tendrá que definir los procesos específicos que utilizará para alcanzar sus objetivos. Asegúrese de documentar cada proceso en detalle para poder consultarlo más adelante.

Paso 3: Asignar las partes interesadas y tomar medidas

Una vez definidos los procesos, es el momento de asignar a las partes interesadas y pasar a la acción. Determine quién será el responsable de cada tarea y asegúrese de que dispone de los recursos necesarios para llevarla a cabo.

Paso 4: Asegúrese de que todo funciona correctamente

Para probarlo, ejecute el procedimiento a pequeña escala. Vigile las lagunas y haga los cambios necesarios.

Paso 5: Poner en marcha el procedimiento

Ejecute el proceso en un escenario real. Mantener las líneas de comunicación abiertas e instruir a todas las partes.

Paso 6: Vigilar los resultados

Ahora que ha puesto en marcha el proceso, es esencial supervisar los resultados empresariales. Compare los resultados con sus objetivos y haga los cambios necesarios.

Paso 7: Repetir el proceso

Si el proceso puede cumplir sus objetivos, puede repetirlo y utilizarlo para otros procesos empresariales.