Prevención de pérdidas

¿Qué es la prevención de pérdidas?

La prevención de pérdidas es el esfuerzo concertado de una empresa que utiliza estrategias y mejores prácticas para evitar cualquier pérdida en sus activos e ingresos.

¿Se diferencia la prevención de pérdidas de la inspección de control de pérdidas?

Sí. Una inspección de control de pérdidas, también conocida como encuesta de control de pérdidas, es una evaluación del lugar de trabajo, las instalaciones, los equipos y los procesos de un cliente realizada por un representante de una compañía de seguros. El objetivo de esta evaluación es identificar las formas en las que la compañía de seguros puede ayudar a su cliente a minimizar los riesgos para los trabajadores y los activos, ahorrando dinero al reducir los costes de los seguros y evitando las averías de los activos que provocan pérdidas de productividad.

¿Por qué es importante la prevención de pérdidas?

La prevención de pérdidas es un tipo de evaluación de riesgos y tiene como objetivo maximizar los beneficios de una empresa mediante una mejor gestión de las pérdidas evitables. La pérdida desconocida en el sector minorista, una pérdida evitable, costó a las empresas un total de 46.800 millones de dólares en pérdidas debidas a robos, hurtos, errores y actividades fraudulentas.

La prevención de pérdidas tiene como objetivo abordar esto de forma proactiva mediante la aplicación de las mejores prácticas y estrategias.

Mejores prácticas de prevención de pérdidas

Las mejores prácticas de prevención de pérdidas o las medidas preventivas pueden aplicarse en tres frentes: procesos y procedimientos, sistemas y personas.

Procesos y procedimientos

Se trata de las políticas comerciales de su empresa y de los procedimientos operativos estándar que se aplican en las operaciones para fomentar un entorno que disuada de realizar actividades que puedan provocar pérdidas.

Las políticas que pueden ayudar a prevenir las pérdidas pueden ser algo tan simple como las normas de la casa hasta algo tan estricto como las políticas de la empresa en los manuales de los empleados que describen el comportamiento aceptable y las correspondientes repercusiones en caso de incumplimiento.

Otra forma de procedimiento que ayuda a prevenir las pérdidas es la aplicación del Plan de Continuidad de Negocio (PCN), cuyo objetivo es establecer estrategias proactivas para la actividad empresarial ininterrumpida incluso durante las emergencias.

Sistemas y tecnología

Esto incluye la tecnología para los sistemas de control y vigilancia utilizados en la empresa que ayudan a supervisar las operaciones y a mantener la integridad y el uso eficiente de los recursos empresariales -activos de la empresa, datos sensibles, productos y servicios-, así como la correcta aplicación de los procesos.

La tecnología puede adoptar la forma de circuitos cerrados de televisión que permiten seguir los acontecimientos diarios en los almacenes y las plantas de producción, o de herramientas de supervisión utilizadas para las auditorías internas y las inspecciones diarias de las operaciones. Mitti (by SafetyCulture) de Mitti (by SafetyCulture) es una herramienta de supervisión móvil que permite tomar medidas correctivas inmediatas ante cualquier incumplimiento de las políticas y procedimientos empresariales. Utilizado por los líderes del sector en el comercio minorista y otros campos, Mitti (by SafetyCulture) ayuda a establecer procesos sólidos que protegen a las empresas contra pérdidas evitables.

Gente

Uno de los factores más importantes para la prevención de pérdidas son los empleados. Cuanto más alineados estén los empleados con sus esfuerzos de prevención de pérdidas, más eficaces serán sus procesos y sistemas para evitar pérdidas innecesarias en la empresa.

En las tiendas minoristas y otros establecimientos de cara al cliente, los empleados que se comprometen con los visitantes no sólo ayudan a promover una buena impresión del negocio, sino que también pueden servir como elemento disuasorio de actividades no deseadas como el robo, el hurto o el hurto que pueden provocar pérdidas.

Estrategias y herramientas de prevención de pérdidas

Las pérdidas pueden presentarse de muchas formas y la mejor manera de cubrir sus bases es abordar las causas de pérdida que prevalecen en una industria o en un área particular de la empresa. A continuación se presentan estrategias y herramientas de prevención de pérdidas que puede utilizar en su empresa para cubrir la prevención de pérdidas en comercios, la ciberseguridad y la prevención de pérdidas de datos, así como la implicación y la competencia de los empleados.

Prevención de pérdidas en el comercio minorista

La prevención de pérdidas es muy popular en el comercio minorista porque su naturaleza lo hace potencialmente vulnerable a las pérdidas si no se adoptan medidas preventivas. En el caso de los grandes establecimientos minoristas, los responsables de prevención de pérdidas ayudan a garantizar que se sigan las medidas de prevención de pérdidas para minimizar la pérdida de inventario.

La pérdida de existencias en el comercio minorista es la causada por hurtos, robos de los empleados, fraudes de los proveedores, daños, intrusiones, infracciones no autorizadas, errores administrativos o errores de los cajeros. La merma en el comercio minorista es la diferencia entre lo registrado en el inventario y el inventario real del establecimiento minorista. Las mermas conducen a la pérdida de existencias, lo que se traduce directamente en una pérdida de beneficios, ya que se trata de algo que ya no se puede vender.

Herramientas para la prevención de pérdidas en el comercio minorista

Los gerentes de las tiendas minoristas, los responsables de la prevención de pérdidas y los empleados de la tienda pueden trabajar juntos y utilizar las siguientes herramientas para ayudar a garantizar que el establecimiento minorista gestione el inventario y las operaciones diarias de la tienda con el fin de minimizar la pérdida desconocida:

Lista de comprobación de la auditoría de la tienda

Los gerentes de las tiendas pueden utilizar esta lista de comprobación para evaluar la tienda, los empleados y los procesos de la tienda. Esta lista de comprobación de auditorías de venta al por menor puede compartirse con otros directores de tienda y entre turnos para garantizar el cumplimiento coherente de las normas de marca y comercialización. Utilice esta lista de comprobación para llevar a cabo los siguientes pasos que, en última instancia, contribuyen al buen funcionamiento de la tienda y a la prevención de pérdidas en el comercio minorista.

• Inspeccione la disposición de los productos y de la tienda, los materiales promocionales y los escaparates: compruebe si están actualizados, son adecuados y resultan atractivos para sus clientes.

• Evaluar el cumplimiento por parte de todos los empleados de los protocolos de la empresa y de los procedimientos de seguridad y emergencia, y comprobar si demuestran que conocen el producto.

• Compruebe si los materiales de almacenamiento y los sistemas eléctricos están en buen estado de funcionamiento.

• Resumir las observaciones y estampar una firma digital para el informe de auditoría de la tienda.

• Utilice la función de programación de Mitti (by SafetyCulture) para asegurarse de que nunca se pierda la realización de otra auditoría de la tienda y observe las tendencias en los análisis para identificar de forma pro activa las posibles vulnerabilidades de la pérdida de inventario.

• Vista previa de un ejemplo de informe digital

• Vista previa del informe de muestra en PDF

• Más listas de control para el comercio minorista aquí

Evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos es una estrategia para determinar proactivamente los riesgos y proponer medidas preventivas y de mitigación con el fin de eliminar la aparición o minimizar el impacto negativo de los riesgos para una empresa. Los incidentes y accidentes dentro de los locales comerciales pueden provocar pérdidas que podrían haberse evitado en primer lugar minimizando las posibilidades de que se produzcan esos sucesos. (Más plantillas de evaluación de riesgos aquí)

Ciberseguridad y prevención de la pérdida de datos

Las amenazas digitales y cibernéticas abundan a medida que las empresas de distintos tamaños y sectores dependen cada vez más de la comodidad y la interconexión que aporta la tecnología digital para llevar a cabo las operaciones cotidianas. Ante el riesgo de sanciones por incumplimiento de la normativa del sector en materia de seguridad de datos y los millones de dólares que podrían perderse por culpa del ransomware de los hackers, las empresas deben trabajar de forma pro activa y estar mejor equipadas para gestionar la ciberseguridad y la prevención de la pérdida de datos.

Herramientas de ciberseguridad y prevención de la pérdida de datos

Los responsables de TI, los administradores de TI y los especialistas en TI son los encargados de garantizar que los ordenadores, las redes y otros activos digitales de una organización estén protegidos de las amenazas mediante la supervisión pro activa del uso de los activos informáticos y de datos. Los equipos de TI también ponen en marcha procesos de ciberseguridad y prevención de la pérdida de datos, además de utilizar las siguientes herramientas:

Lista de comprobación de ciberseguridad

Una lista de comprobación de ciberseguridad ayuda a evaluar el estado actual de los controles de ciberseguridad en la empresa. Utilizada por los profesionales de TI para asegurar los activos de la empresa y mitigar cualquier amenaza a las operaciones continuas, esta lista de verificación de auditoría de ciberseguridad en particular está diseñada para guiar a los equipos de TI a realizar lo siguiente que, si se hace correctamente, puede ayudar a prevenir pérdidas:

• Evaluar la seguridad personal y física del lugar de trabajo;

• Comprobar el cumplimiento de las cuentas y la confidencialidad de los datos;

• Garantía de la información;

• Evaluar los planes de recuperación de desastres;

• Evaluar la conciencia de seguridad de los empleados; y

• Validar los informes con una firma digital

• Vista previa de un ejemplo de informe digital

• Vista previa del informe de muestra en PDF

• Más listas de control de ciberseguridad aquí

Lista de comprobación del mantenimiento de los ordenadores

Los profesionales de la informática y los gestores utilizan una lista de comprobación de mantenimiento de ordenadores para asegurarse de que éstos funcionan de acuerdo con las expectativas. Utilice esta lista de comprobación de mantenimiento de ordenadores digitalizada para inspeccionar si el hardware del ordenador necesita limpieza, reparación o sustitución, y comprobar si el software y las funciones de seguridad están actualizados y en funcionamiento. Gracias a los informes que se guardan automáticamente con esta lista de comprobación, los profesionales de TI pueden asegurarse de que todos los activos informáticos están bien contabilizados y evitar que se pierdan inventarios o activos. (Más listas de comprobación de mantenimiento de ordenadores aquí).

La participación y la competencia de los empleados

Los empleados y su competencia contribuyen enormemente a prevenir y mantener las pérdidas al mínimo. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados conozcan las políticas y los procedimientos y de que también cuenten con la participación de sus empleados para seguirlos.

Herramientas para la implicación y la competencia de los empleados

Los empleados son la clave de la eficacia de los esfuerzos de prevención de pérdidas, ya que los procesos y la tecnología de control no pueden hacer mucho sin la plena cooperación de los empleados. Estas son algunas herramientas que pueden ayudar a mejorar la implicación y la competencia de los empleados en la prevención de pérdidas:

Formulario de evaluación del empleado

Este formulario de evaluación de empleados puede utilizarse para evaluar las competencias de los empleados. Los directores y jefes de equipo pueden utilizar este formulario de evaluación de los empleados para documentar su rendimiento, sus logros y sus áreas de mejora. Evaluar los conocimientos laborales del empleado, la calidad del trabajo, la asistencia y la productividad. Registre los puntos más fuertes y más débiles del empleado y proporcione recomendaciones y, si se justifica, elogios que puedan ayudar a elevar la moral del empleado. (Vea más formularios de evaluación de empleados aquí).

Lista de control para la incorporación de nuevos empleados

Utilice esta lista de comprobación para la incorporación de nuevos empleados a fin de prepararlos para el trabajo. Compruebe si se han llevado a cabo todos los procesos de incorporación (preparación del puesto de trabajo del empleado y de las herramientas de acceso, orientación sobre las políticas de la empresa, asistencia, conducta de los empleados, expectativas laborales, medidas de seguridad y entrega del manual del empleado) con el objetivo de aclimatar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa y establecer las expectativas laborales para sus respectivas funciones. (Más plantillas de incorporación de empleados aquí).

Herramienta de prevención de pérdidas

Como plataforma utilizada en la implementación y el refuerzo de las estrategias empresariales y las mejores prácticas del sector, Mitti (by SafetyCulture) puede ayudar a su empresa a resolver problemas de forma pro activa a través de información procesable. Aborde los problemas potencialmente costosos con acciones correctivas cubiertas por empleados capacitados con las competencias necesarias para el trabajo, ahorrando dinero a su empresa y evitando que incurra en pérdidas.